Обзор ИТ решений для строительной отрасли
Часто приходится слышать, что главная причина этого кроется в высокой рентабельности в среднем по отрасли: ведь там, где денег пока хватает, не может быть серьёзного интереса к комплексной автоматизации – и что, мол, интерес появится со временем, когда в силу естественных рыночных процессов начнётся неизбежное снижение цен и, следовательно, доходности строительного рынка, когда наступит ситуация, в которой выживет только тот, кто лучше всех считает.
Этому взгляду обычно противопоставляют другой: там, где денег хватает, тем более нужен строгий учёт, позволяющий избежать коррупции и предотвратить воровство. И всё же главной причиной столь низкого уровня автоматизации строительных компаний является специфичность отрасли: любая строительная компания нуждается в автоматизации слишком большого количества участков деятельности, при этом непременно необходима их тесная интеграция между собой.
Итак, какие же процессы необходимо автоматизировать в строительной компании прежде всего?
Контроль расходов и доходов
В первую очередь автоматизации подлежит контроль расходов и доходов. Строительным компаниям требуется нечто, что позволит иметь под рукой информацию, сколько денег есть и сколько ожидается, какие были затраты и на что, кто их совершал, какие затраты планируются, хватит ли денег и какой ожидается финансовый результат. В подавляющем большинстве строительных компаний логика именно такая: в первую очередь учёту подлежит чистый денежный поток, вне товарного потока, учёта себестоимости или, тем более, прибыльности. Под себестоимостью строители зачастую понимают просто фактическую сумму совершённых затрат на тот или иной строительный объект, а под прибыльностью – разницу между приходом и расходом денежных средств. Таким образом, главное в автоматизации строительных компаний – оперативное бюджетирование (вперёд на месяц или два) и контроль над расходами по заявкам.
Управление договорами
Второй по степени важности участок строительного бизнеса, требующий автоматизации, – контроль расходов, работ и задолженностей по договорам подряда и планирование поступлений по договорам купли-продажи, аренды, долевого участия и проч. Здесь ключевой задачей является возможность планирования выполнения работ по каждому договору подряда и график оплат как по расходным контрактам, так и по договорам реализации. Учёт взаимоотношений с заказчиками и подрядчиками интересен, прежде всего, с точки зрения задолженностей и исполнения планов, а по договорам реализации – с точки зрения плана поступления средств и, опять же, возникающих задолженностей клиентов.
Управление проектами
Управление проектами – тема, неизменно интересующая всех строителей. Ведь это очень красиво – календарный график строительства на стене, на котором всё наглядно и понятно. Практически любая строительная компания прошла этот путь: принятие решения о тотальном планировании и управлении проектами; осознание того, что главное – не запланировать, а отследить выполнение; затем понимание того, что собрать «сводки с полей» – задача, требующая такого количества ресурсов, что легче просто от этого отказаться. Так и получилось, что в большинстве строительных компаний управление проектами – это всего лишь красивая диаграмма на стене, подписанная ответственными за проект лицами. Действительно, отслеживать исполнение задач в строительном проекте – чрезвычайно трудоёмкое дело, ведь конкретные исполнители в этой отрасли – люди, далёкие от компьютера, так что в каждом случае требуется дублирование функций, что всегда очень дорого. Не помогают и придуманные бумажные формы отчётности: с бумагой прораб тоже работает крайне неохотно. Поэтому лучшим решением для управления строительными проектами является контроль исполнения проекта по реперным точкам. «Реперными точками» называют важнейшие точки проекта. Поскольку их не очень много, собрать по ним фактические данные об исполнении задач вполне реально. Таким образом, в прикладном смысле единственно возможное управление проектами в строительстве – это календарное планирование, расчёт необходимых ресурсов для определения расходной части бюджета и отслеживание исполнения проекта по реперным точкам.
Составление строительных смет
Прежде чем что-либо построить, необходимо знать, как это будет происходить, какие нужны материалы и во сколько обойдётся весь проект: так появляется необходимость в смете строительного объекта. Сметная деятельность строго регламентирована на государственном уровне, и существует достаточное количество программ для подготовки сметной документации – этот участок в строительных компаниях наиболее благополучен с точки зрения автоматизации.
Прочая автоматизация
Кроме главных бизнес-процессов, описанных выше, в строительной компании, в зависимости от её размера и специализации, может существовать потребность в автоматизации управления снабжением строительных объектов, программах для бизнес-планирования (при расчёте эффективности вложений), программах для управления кредитами при достаточном объёме заёмных средств. Ну и, наконец, строительная компания, как и любое другое предприятие, автоматизирует кадровый учёт и бухгалтерию.
Именно обилием разнообразных бизнес-процессов, требующих автоматизации, и обусловлено отсутствие на рынке ERP-систем приемлемого программного продукта для строительной отрасли и, соответственно, в целом низкий уровень комплексной автоматизации среди строительных компаний. Надо отметить, что для каждой отдельной бизнес-задачи существуют различные варианты решения и автоматизации. Любая строительная компания постепенно обрастает компьютерными программами, автоматизирующими работу различных подразделений. Известная в других отраслях «проблема двойного ввода» здесь превращается в проблему ввода десятикратного – одни и те же данные вносятся в совершенно разные программы, никак не связанные друг с другом. Даже трудно оценить трудозатраты и финансовые потери отрасли в результате такого положения дел. Конечно, в качестве выхода из ситуации можно было бы предложить интеграцию разнородных приложений между собой.
Но здесь есть два «но». Во-первых, в силу большого количества конкретных задач и, соответственно, возможных программ для их автоматизации, появление готового интеграционного решения маловероятно (невозможно предусмотреть интеграцию чего угодно с чем угодно). Во-вторых, стоимость настройки интеграции такого количества продуктов друг с другом может быть очень и очень высока. Это тем более знаменательно, что «ноги» большинства проектов по интеграции «растут» из желания сэкономить. На самом же деле экономия получается весьма сомнительная – интеграционные проекты часто выливаются в суммы даже бульшие, чем замена разрозненных программ на одну, но покрывающую все необходимые задачи. Поэтому большинство поставщиков систем управления предприятиями озабочены созданием готового комплексного решения по автоматизации строительных компаний.
Хотя потребность в комплексной автоматизации строительных компаний осознана разработчиками ERP-систем сравнительно недавно, уже сейчас на рынке представлены интегрированные решения от нескольких производителей. Рассмотрим эти решения подробнее.
Автоматизация в строительстве: как устроен сервис подготовки документации
Уральский предприниматель в одиночку помогает российским девелоперам тратить в четыре раза меньше времени на бюрократию
IT-инструменты, которые использует Александр Шестаков
Многие строительные компании живут в режиме «от аврала до аврала». Сначала они бросают все силы и ресурсы на то, чтобы вовремя закончить стройку. Потом выясняется, что исполнительная документация не готова, потому что ей во время строительства никто не занимался. А от её сдачи обычно зависит оплата выполненных работ и сроки ввода объекта в эксплуатацию. Онлайн-сервис Hardroller позволяет строителям существенно экономить время при подготовке документов, используя все преимущества, которые может дать автоматизация в строительстве. О том, готов ли девелопмент к новым технологиям и почему снижение цены на программный продукт не влияет на продажи, порталу Biz360.ru рассказал основатель сервиса Hardroller Александр Шестаков.
Александр Шестаков, 32 года, предприниматель из Екатеринбурга, основатель сервиса Hardroller . Закончил Уральский государственный университет по специальности «прикладная математика». До 2014 года работал в разных компаниях разработчиком программного обеспечения, в том числе и для строительной отрасли. В 2015 году запустил собственный проект Hardroller, который предлагает программное решение для подготовки исполнительной документации строительными компаниями.
Александр Шестаков два года руководил разработкой в екатеринбургской компании, которая пыталась вывести на рынок сервис управленческого учёта для генподрядчиков. В какой-то момент команда проекта столкнулась с тем, что у продукта есть всего один «платный» клиент, и продать решение больше никому не получается.
Следующий продукт этой компании был предназначен для работы с исполнительной документацией. Но быстро выяснилось, что продажи не окупают вложений — и разработку вообще прекратили. Вскоре и сами продукты перестали существовать, так и не сумев обрести своих клиентов.
Когда Александр обдумывал причины неудач этих проектов, то пришёл к выводу: разработка решения не должна быть слишком сложной и затратной.
Дорогая разработка приводит к большим расходам, а спрос и цены ограничены рынком. Экономика проекта не сходится — и компания «скатывается» в убытки.
Александр Шестаков решил создать сервис, который помогал бы строительным организациям с заполнением как можно большего количества форм исполнительной документации. Автоматизация в строительстве — это целая совокупность процессов и документов. К ней относятся акты освидетельствования скрытых работ, акты освидетельствования участков сетей инженерно-технических коммуникаций, акты освидетельствования ответственных конструкций, а также приемо-сдаточная документация на различные виды инженерных сетей, конструкций и оборудования.
На разработку нового продукта Александр потратил половину 2014-го и большую часть 2015-го года. Получив первую версию программного решения, он показал его потенциальным клиентам: строителям и инженерам. Их он нашёл с помощью рекламы в «Яндексе» и на профильных сайтах, где общается целевая аудитория — инженеры и руководители строительных организаций. Александр приглашал их зарегистрироваться на своём сайте, протестировать продукт и высказать о нём своё мнение.
Чтобы получить нужное для себя решение, они присылали Александру множество образцов документов по своей отрасли и специфике индустрии. Постепенно ему становилось понятно, что именно клиентам нравится, а что нужно переделать.
Первая реакция специалистов на разработку была однозначной: исходной функциональности недостаточно. Решение должно иметь возможность быстро поддерживать разные разделы исполнительной документации, которой оказалось очень много. На основании пожеланий специалистов Александр Шестаков переделал своё решение ещё раз, «заложив» в него возможность быстрой реализации новых требований.
«В это время я много общался со строителями, и стал разбираться в этой тематике самостоятельно. Я понимал, что у строителей есть интерес к программам для работы с документацией. Надо было определить, что им на самом деле нужно, и затем заняться продвижением», — вспоминает Александр.
Сервисом Hardroller могут пользоваться представители практически всех отраслей, связанных со строительством: от прокладки сетей и вбивания свай до отделочных работ и благоустройства. Клиент получает всю документацию в виде документов в формате Word и Excel, которые повсеместно используются в строительной отрасли. При этом все подготовленные с помощью сервиса документы можно скачать и после окончания подписки на Hardroller.
Обучение работе с сервисом несложное и занимает около получаса. Сначала программа помогает клиенту работать в ней: она «ведёт» нового пользователя по пунктам вплоть до формирования первого акта освидетельствования скрытых работ. Во время создания первого проекта можно положить перед собой документы своего реального строительного объекта и вводить его данные.
Один из ключевых документов, с которым приходится иметь дело застройщикам – акт освидетельствования скрытых работ. Он так называется потому, что каждая следующая работа «скрывает» собой результаты предыдущих. К примеру, прокладка трубы состоит из нескольких этапов: рытьё траншеи, подготовка основания, укладка трубы, теплоизоляция и т.д. И по завершении каждого из этих этапов работ составляется акт. Все участники стройки подписывают, что всё сделано правильно в соответствие с проектом.
Кроме того, к каждому акту освидетельствования скрытых работ должны быть приложены сертификаты качества материалов. Например, на каждую партию бетона, которая приезжает в бетономешалке, имеется свой паспорт качества.
При этом все приложенные документы должны соответствовать по датам. Например, если партию бетона привезли позавчера, а её паспорт оказался в акте за сегодня, то для надзорных органов это значит, что в конструкцию кусками закидывали засохший двухдневный бетон. Это приводит как минимум к необходимости переделывать весь комплект документации. Иногда после подобных ошибок в отчётах надзорные органы требуют вырезать кусок «подозрительного» бетона и отправить его на экспертизу.
При возведении монолитного жилого дома приходится составлять очень много подобных актов. Они оформляются на каждый этаж, секцию, конструкцию. На стройке может накапливаться несколько тысяч документов, подтверждающих качество материалов, и сотни актов на скрытые работы, с которыми эти документы нужно «состыковать».
Из своего опыта общения со строителями Александр Шестаков определил три основные проблемы с заполнением документации. Во-первых, этот процесс требует значительных трудозатрат, в крупных организациях «бумажная работа» отнимает время и усилия большого количества людей.
Вторая проблема связана с контролем этого процесса. Основной приоритет любой строительной компании – работы на объекте. В первую очередь всех интересует, чтобы объект был построен. Надлежащий контроль за документацией по ходу строительства ведётся далеко не всегда.
В российской практике нередки случаи, когда объект построен, а к исполнительной документации ещё и не приступали
Но основная проблема заключается в том, что исполнительная документация необходима для сдачи объекта в эксплуатацию. К этому же обычно «привязана» оплата работ заказчиком. Неготовность документации ведёт к задержкам платежей.
Стандартный способ работы с документацией в строительной индустрии – документы в Word и таблицы Excel. Для создания нового документа обычно копируют акт другого объекта или шаблон, предоставленный заказчиком. В нём исправляются даты, вписываются участки и наименования работ. К нему прикладываются документы, подтверждающие качество. Из-за того, что всё делается вручную при помощи Word, в документах постоянно возникают ошибки. К тому же работа в таком режиме сама по себе муторная и трудоёмкая.
По утверждению Александра Шестакова, при больших объёмах документов сервис Hardroller позволяет в четыре раза сократить трудозатраты на их обработку. Экономию времени определяют несколько факторов. Заполнять акты с помощью Hardroller проще, чем в Word. Программа автоматически вставляет в акт любую нужную информацию из ранее введённой, и её не надо вводить по несколько раз.
Одна из важных проблем «ручного» заполнения актов состоит в том, что они должны соответствовать по дате документам о качестве материалов. Система Hardroller предотвращает ошибки в датах – она просто не даёт вставить в акт паспорт качества стройматериала с датой, не соответствующей дате работ.
Ещё один важный ресурс экономии времени – исправление ошибок. От них не застрахован даже самый внимательный сотрудник. Если какая-то неточность «проскочила» сразу в нескольких документах, их нужно переделывать. В Word это займет несколько часов работы. С помощью Hardroller справиться с такой проблемой возможно за несколько минут.
Продажи решения Hardroller начались в январе 2016 года. Первыми покупателями стали в основном те, кто консультировал Александра в процессе разработки. Уже спустя два-три месяца проект вышел в небольшой плюс. Этому способствовало и то, что основатель проекта изначально решил организовать свой стартап с минимальными расходами. Ни одного сотрудника «на зарплате» у него не было и до сих пор нет.
Цену на услуги сервиса Hardroller его основатель оценил, исходя из двух факторов: себестоимости разработки и «стоимости» рабочего времени инженера, которое экономится с помощью автоматизации.
Подписка на сервис стоит 69 000 рублей в год или 20 000 рублей за квартал. Сервисом могут пользоваться до пяти пользователей компании одновременно. Количество документов или проектов при этом не ограничено
По признанию Александра Шестакова, большого роста числа новых подключений каждый месяц на сегодняшний день у него нет. Но есть положительная динамика, и есть продления. Так что количество клиентов всё равно растёт, пусть и не так быстро, как хотелось бы самому предпринимателю.
Некоторые клиенты из числа крупных компаний подписаны на тариф «Расширенный». Обычно это холдинги из нескольких организаций. Такая подписка позволяет пользоваться сервисом 20 сотрудникам и вести работу в нескольких организациях. Стоит она 240 000 рублей в год или 60 000 рублей за квартал. По мнению Александра, такие цены «подъёмны» для крупных строительных организаций, которые видят отдачу от наведения порядка в подготовке исполнительной документации.
«Для компаний, в которых больше одного инженера ПТО (производственно-технического отдела), наша цена не является стоп-фактором. Нередко нам говорили, что решение интересное, но стоит дорого. В первые месяцы мы пробовали в таких случаях давать скидки, причём большие, до 50%. И как-то у нас получалось, что даже если мы даём серьёзную скидку, согласовываем продажу и выставляем счёт, люди всё равно не совершают покупку. Так что по ощущениям, дело не в цене, а в принципиальной готовности или неготовности тратиться на такого рода инструменты», — рассказывает Александр.
Основным способом продвижения своего продукта Александр выбрал «Яндекс.Директ». Также Hardroller рекламируется на строительных ресурсах с помощью рекламных баннеров. Это могут быть как форумы, посвящённые строительству, так и специальные ресурсы на тему исполнительной документации. По утверждению самого предпринимателя, именно эти каналы приносят наибольшую отдачу.
При работе с крупными компаниями Александр общается в основном с инженерами ПТО, которые потом «продают» идею своему руководству. Если компания небольшая, то заинтересованным лицом часто оказывается руководитель или владелец.
Зачастую решения о покупке принимаются исходя из состояния дел в компании. Бывает, что у строителей есть интерес к продукту, но в данный момент у них просто нет объектов, для работы над которыми он необходим
«Сформировать новую потребность – серьёзная задача, требующая больших инвестиций. Гораздо реальней увидеть существующую проблему клиента и понять, какая услуга по её решению им необходима. Если есть такая потребность, люди приходят по рекламе и готовы общаться, чтобы получить решение для себя», — рассуждает Александр.
В своих отзывах клиенты Hardroller говорят в основном о сэкономленном с помощью сервиса времени. Много и замечаний о том, чего не хватает, и что нужно добавить. Таким образом, недавно появились новые виды документации – к примеру, акт готовности строительной части помещений и сооружений для электромонтажных работ. Для компаний нефтегазового сектора добавили свидетельство о монтаже технологического трубопровода.
«С помощью обратной связи в сервис внесено много изменений. Например, клиенты попросили расширить возможности по формированию одного вида актов для того, чтобы соответствовать требованиям заказчика. Оказалось, что эти дополнения нужны, в принципе, всем, только не очень часто. И таких моментов бывает много», — замечает Александр.
Основные работы по проекту ведёт сам Александр Шестаков, нанятых сотрудников у него нет. Продажи построены по агентской схеме — он заключил договор с менеджером по продажам (у него ИП), который работает за процентное вознаграждение.
Разработчиков предприниматель привлекает, когда ему нужно «воплотить в жизнь» появившуюся идею. При этом сам основатель Hardroller также принимает участие в разработке. Все остальные необходимые специалисты (тестировщики, маркетологи и т.д.) также привлекаются на непостоянной основе.
Результаты развития проекта на данный момент соответствуют ожиданиям Александра. Завышенных планов и целей у него не было: динамику спроса в этой сфере он уже мог оценить по другим проектам, в которых работал. Он знал, что в силу известного консерватизма отрасли выручка будет невысокой, а значит, не следует планировать большие вложения и траты.
«Когда наметится переломный момент, и пойдёт рост, который очень захочется ускорить, тогда можно будет говорить об инвестициях. К сожалению, пока нет такого канала продаж, в который можно было бы с помощью инвестора ввалить кучу денег, и получить три таких кучи денег», — рассуждает Александр.
Главное направление для проекта на ближайшие месяцы – маркетинг и формирование партнёрской сети. Вопросам продвижения Александр собирается уделять больше внимания, чем до этого. Также продолжается работа, связанная с введением новых разделов и новых блоков. Появляются проекты для отдельных видов работ вроде погружения свай. В этой сфере с помощью Hardroller можно, например, сократить трудозатраты ещё примерно на треть, автоматизировав «раскидывание» документов по датам.
«Мне кажется, что развитие проекта – это во многом вопрос времени, — говорит Александр. – Такие решения появились сравнительно недавно, 3-4 года назад. Постепенно они проникают на рынок и в мозги пользователей. Чувствуется, что интерес отрасли к продукту начинает расти, однако консерватизм пока перевешивает: в этом году прекратили работу оба наших прямых конкурента. Мы рассчитываем, что со временем интерес к таким решениям будет больше, и продавать их будет проще».