Автоматизация системы учета и управления в строительных организациях на базе «1С:Управления строительной организацией 8»
Примечание:
* В проектировании и разработке конфигурации участвовали специалисты компаний «ИМПУЛЬС-ИВЦ» (постановка задач и тестирование подсистемы управления строительным производством) и «Эрикос ЦСП» (нормативные базы сметной подсистемы). Для внедрения комплексного решения «1С:Управление строительной организацией 8» необходимо обращаться к Центрам компетенции по строительству.
ООО «Интарсия» появилось на реставрационно-строительном рынке Санкт-Петербурга в 1992 году. Начав свою деятельность как реставрационная мастерская, в настоящее время ООО «Интарсия» является управляющей компанией холдинга с одноименным названием, реализующего масштабные проекты в различных регионах России.
Сегодня ГК «Интарсия» осуществляет полный комплекс реставрационно-строительных работ (от проектирования до ввода объекта в эксплуатацию), выполняя функции генерального подрядчика и проектировщика.
Основная идеология «Интарсии» — выполняя реставрационные работы на памятниках истории и культуры, максимально сохранить стиль и колорит того времени, когда был создан шедевр. Визитными карточками ГК «Интарсия» можно назвать проекты по реставрации в Санкт-Петербурге монумента «Александровская колонна», скульптурной группы «Укротители коней» на Аничковом мосту, реставрацию фасадов зданий Сената и Синода, Смольного собора. Знаковым проектом стало воссоздание Константиновского дворца в Стрельне.
По состоянию на 2008 год в группе компаний «Интарсия» отсутствовала единая система учета и управления. Для целей ведения управленческого учета и формирования управленческой отчетности использовались разнородные программные продукты, без единой методики учета и возможности консолидировать данные по группе компаний. Программные продукты фирмы «1С» использовались только в бухгалтерии. При этом значительная часть трудовых и временных затрат финансистов компании уходила на ручное заполнение громоздких таблиц в формате МS-Excel и составление отчетов план-фактного анализа. Однако постоянный рост масштабов деятельности потребовал совершенствования системы управления и формирования единого информационного пространства группы компаний, улучшения качества управленческого учета, повышения его оперативности, а следовательно, внедрения программного обеспечения, с помощью которого можно было бы решать задачи компании в области учета и управления.
Определяющими аргументами в выборе программы «Управление строительной организацией» на современной технологической платформе «1С:Предприятие 8» стали:
- соответствие программного продукта основным требованиям ERP системы;
- минимальные трудовые и финансовые затраты на автоматизацию управленческого и регламентированного учета, что обусловлено как отраслевой специализацией программы, так и наличием у значительной части сотрудников группы компаний опыта работы с программными продуктами фирмы «1С».
В качестве исполнителя была выбрана компания «СБС-Инфо», ведущая успешную деятельность на рынке программных продуктов фирмы «1С» с 1999 года. Использование проектной технологии «быстрого результата» позволило специалистам «СБС-Инфо» совместно со специалистами Заказчика — ГК «Интарсия» значительно сократить срок внедрения и передачи комплексной информационной системы в промышленную эксплуатацию.
Ключевые функции системы
Разработанная в ходе ведения проекта автоматизированная система решает задачи управления финансами и процессом бюджетирования, управления взаиморасчетами с контрагентами, задачи бухгалтерского и налогового учета, управленческого учета затрат и калькулирования себестоимости работ и услуг, формирования управленческой отчетности в соответствии с корпоративными стандартами группы компании, учета кадров, заработной платы и взаиморасчетов с работниками.
В соответствии с требованием Заказчика о раздельном ведении управленческого и бухгалтерского учетов, а также в связи с использованием для ведения кадрового учета и расчетов с персоналом программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» две информационные системы были интегрированы и между ними были настроены модули обмена (см. рис. 1).
Разработка методологии учета
Процесс автоматизации начался с разработки методик учета. В рамках проекта консультанты компании «СБС-Инфо» при поддержке со стороны функционального заказчика финансового директора ГК «Интарсия» Нешитовой Натальи Николаевны разработали следующие корпоративные стандарты и регламенты управленческого учета:
- Методика учета кассовых операций (кассовый регламент);
- Регламент системы бюджетирования;
- Стандарт себестоимости «Учет затрат и калькулирование себестоимости работ, услуг, объектов капитальных вложений».
Для автоматизированной системы регламентированного учета компанией «СБС-Инфо» были разработаны рекомендации по учетной политике в части сбора и учета затрат и калькулирования себестоимости, учета НДС. Для каждого участка учета (включая завершающие операции по закрытию месяца) были составлены регламенты учета.
Адаптация типового функционала «1С:Управление строительной организацией 8» в основном касалась системы управленческого учета. Бухгалтерский и налоговый учет реализованы на типовом функционале программы, который позволяет вести учет в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету «Учет договоров строительного подряда» ПБУ 2/2008 (утв. приказом Минфина от 24.10.2008 № 116н).
Управление денежными средствами и бюджетированием
В процессе запуска подсистем управления денежными средствами и бюджетирования были решены задачи:
- планирования движения денежных средств группы компании: краткосрочного (платежный календарь) и среднесрочного (бюджетирования движения денежных средств — БДДС);
- анализа и контроля кассовых разрывов.
Внедренный еще в ноябре 2008 года бизнес-процесс «Формирование и утверждение заявок на расходование ДС» (см. схему на рис. 2) предоставил прозрачный механизм согласования и утверждения заявок на расходование денежных средств.
Управление и учет взаиморасчетов
С внедрением подсистемы управления и учета взаиморасчетов ГК «Интарсия» получила автоматизированную систему оперативного отслеживания и контроля дебиторской и кредиторской задолженности, анализа и контроля оплат и выполнения по договорам строительства.
В системе реализованы особенности учета взаиморасчетов с заказчиками и субподрядчиками: ведение взаиморасчетов в разрезе проектов; анализ и выполнение условий по договорам подряда, в том числе специфический зачет аванса по договору и учет гарантийного удержания; формирование аналитических отчетов по контролю и анализу расчетов с заказчиками и субподрядчиками (см. рис. 3).
Управление затратами
Подсистема «Управление затратами» является ядром комплексной информационной системы. Внедрение данной подсистемы позволило компании вести оперативный учет расходов в необходимой аналитике, что в свою очередь решило задачу оперативной оценки структуры расходов, рентабельности отдельных структурных подразделений и видов деятельности (реставрационные работы, строительно-монтажные работы, проектно-изыскательские работы, генподрядная деятельность, авторский надзор), финансового результата по проекту (объекту строительства).
Учет затрат для целей калькулирования себестоимости в управленческом учете организован:
- по проектам (объектам строительства);
- по месту возникновения затрат (основное производство, вспомогательные производство, службы общепроизводственного назначения, службы общехозяйственного назначения);
- по видам работ, услуг (номенклатурные группы);
- по видам расходов (статьям затрат).
Такая реализованная в системе группировка расходов отражает особенности учета затрат, связанных с выполнением работ и оказанием услуг, строительством объектов капитальных вложений в строительных организациях.
В дополнение к функциям сбора и учета затрат, реализованным в типовой подсистеме «Управление затратами», «1С:Управление строительной организацией 8» выполняет и прочие основные функции управленческого учета (в части учета и распределения прямых производственных затрат по проектам и по видам работ, распределения общепроизводственных затрат на проекты, управленческого учета расходов будущих периодов, формирования разнообразных аналитических отчетов).
Так, на практике возникают трудности с отнесением в управленческом учете некоторых прямых производственных затрат на конкретную номенклатурную группу работ в составе проекта. В связи с этим была разработана и добавлена в расчет себестоимости специальная процедура распределения прямых и косвенных затрат на проект пропорционально объему выполненных работ по номенклатурным группам в ценах реализации для прямых расходов (рис. 4).
Для реализации функции учета расходов будущих периодов в разрезе проектов в управленческом учете были доработаны типовые объекты программы: справочник «Расходы будущих периодов», документ «Поступление товаров и услуг», «Списание расходов будущих периодов».
Специфика деятельности ГК «Интарсия» обусловила разработку и новых аналитических отчетных форм. В их составе отчеты «Финансовый результат по проектам», «Рентабельность по видам деятельности организаций», «Незавершенное производство по проектам», «Расходы по подразделениям», «Расходы по подразделениям (сравнительный анализ)», «Затраты по объектам капитальных вложений», а также сводная управленческая отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств) по группе компаний в целом и отдельно по каждой из организаций, в нее входящих.
Запуск системы проводился силами проектной команды, состоящей из специалистов компании «СБС-Инфо» и функциональных заказчиков ГК «Интарсия» поэтапно в соответствии с утвержденным планом управления проектом. Начиная с ноября 2008 по апрель 2009 года были последовательно реализованы подсистемы управления и учета денежных средств и бюджетирования, управления взаиморасчетами, управления затратами, кадрового учета и расчетов с персоналом (включая регламентированный учет), а также бухгалтерский и налоговый учет. По состоянию на 30.04.2009 все учетные подсистемы переданы в промышленную эксплуатацию.
Ю. Шойдин, директор по информационным технологиям ГК «Интарсия»:»Принятие в 2008 году решения о внедрении комплексной информационной системы на базе типового продукта «1С:Управление строительной организацией 8» и ее запуск в промышленную эксплуатацию в первом квартале 2009 года предоставили ГК «Интарсия» широкие возможности для оперативного анализа и планирования финансового и экономического состояния компании, что сейчас, в кризисный период, особенно важно. Функциональные возможности новой информационной системы позволили компании более оперативно оптимизировать свои расходы, что отражается в повышении эффективности нашей деятельности. Благодаря внедрению новой программного продукта на платформе «1С:Предприятие 8″ количество автоматизированных рабочих мест в группе компаний возросло до 120, что значительно повысило производительность и за счет создания единого информационного пространства сократило трудозатраты.»
Решения для отрасли: Строительство
Программный комплекс для информационного моделирования на всех стадиях строительства
Решение предназначено для автоматизации деятельности строительных компаний, осуществляющих любые виды строительной деятельности, в том числе вертикально-интегрированных холдингов, реализующих полный цикл строительства.
Решение для автоматизации финансового планирования, бюджетирования, бухгалтерского и налогового учета, управления движением денежных средств и анализа финансово-хозяйственной деятельности подрядной строительной организации.
«1С:Бухгалтерия строительной организации» – решение, предназначенное для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в малых и средних организациях, осуществляющих любые виды строительной деятельности, а также оптовую и розничную торговлю, оказание услуг, производство и т.д.
Отраслевое решение «1С:Подрядчик строительства. Управление строительным производством» предназначаено для автоматизации управления строительным производством, составления календарных и оперативных планов, а так же анализа хода выполнения строительно-монтажных работ в любой момент времени.
Программный продукт представляет собой комплексное решение для автоматизации сметного учета на предприятии.
Решение «1С:Управление строительным производством для. Модуль 1С:ERP и 1С:КА2» предназначено для автоматизации деятельности строительных компаний, осуществляющих любые виды строительной деятельности.
1C:Комплект интегрированных решений для строительства предназначен для автоматизации основных процессов подрядных строительных организаций.
Продукт «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP» предназначен для собственников коммерческой недвижимости, управляющих компаний, строительных и девелоперских организаций.
1С:Риэлтор. Управление продажами недвижимости. Модуль для 1С:ERP предназначен для автоматизации управленческого и бухгалтерского учета в компаниях, занимающихся сделками по купле-продаже объектов недвижимости как на первичном, так и на вторичном рынках