Как сделать БДДС в Excel: разнесение платежей по статьям + план-фактный анализ
Если формирование БДДС на вашем предприятии не автоматизировано или вы не знаете как это сделать, можно сделать расчетный файл в Excel.
Начнём с реестра платежей. Реестр платежей формируется в виде простой таблицы.
Год, месяц и дату лучше разбивать по отдельным столбцам, так потом легче работать с фильтрами и сводными таблицами для сверки занесенных и учетных данных.
При занесении получателя платежа лучше, если он будет назваться как в вашей учетной системе, так, во-первых, удобно для сверки, а, во-вторых, если в вашей таблице один и тот же контрагент будет записан по-разному платежи по нему будут не сопоставимы.
Основание платежа можно записывать в любой форме, но лучше будет если однотипные назначения будут назваться одинаково и их будет не много. За основу можно взять назначение платежа в платежном поручении.
Столбцы статья, подстатья и ЦФО зависят от принятой на предприятии учетной политики. Их лучше кодировать.
Если вы пользуетесь 1С, то для удобства занесения информации о платежах в Excel нужно воспользоваться функцией «Вывести список» платежных поручений или банковских выписок. Или в лучшем случаем обратиться к программисту, чтобы он настроил список по вашему формату.
Так можно вывести список в 1С
Использование списка из 1С или другой бухгалтерской программы решает проблемы по уникальности наименований контрагентов, упрощает ввод основания платежа и других реквизитов.
После того, как данные о платежах занесены, нужно каждому платежу присвоить статью, подстатью (если есть) и ЦФО. Для этого я использую таблицу с кодами статьей. «Шапку» для каждой группировки статей делать обязательно, это нужно для формулы, которая используется в данном примере.
Разнесение расходов по статьям является достаточно трудоемкой и слабо автоматизируемой работой. Использование таких таблиц позволяет минимизировать ошибки выбора. Например, выбора статьи, которая не предусмотрена для данного ЦФО или подстатьи не соответствующей статье.
Столбец месяц в данном случае носит технический характер, нужен для корректного ввода формулы, которую мы будем рассматривать дальше и для возможности формирования реестра платежей на протяжении всего года.
В расчетном файле таблицу с кодами я обычно размещаю на отдельном листе.
В реестр кодировка статьи вносится также как она внесена в таблицу с кодами. Названия соответствующих столбцов в шапках кодов и реестра тоже должны быть одинаковыми.
Чтобы быстро сверить занесенные данные по суммам с данными счетов бухгалтерского учета можно использовать сводные таблицы
Для сверки оборотов по датам.
Для сверки соответствия статей, назначения платежа и поставщика
После формирования реестра и таблицы кодов можно приступать к формированию бюджета платежей по ЦФО, например в таком виде.
Чтобы разнести данные из реестра в бюджеты по ЦФО я использую формулу БДСУММ.
Рассмотрим синтаксис формулы БДСУММ (можно посмотреть в справке по Excel): БДСУММ(база данных; суммируемое поле; критерии отбора)
База данных — это сам реестр, лучше его расположить на отдельном листе. В формуле ссылка на базу данных должна выделять таблицу с реестром полностью: от первой строки с шапкой, до последней ячейки в последней строке.
Суммируемое поле — наименование столбца по которому нужно суммировать данных. В нашем случае — это «Сумма с НДС»
Критерии отбора — это таблица с кодами статей. Данная формула позволяет сразу делать выборку по сочетанию признаков: месяц, статья, подстатья, ЦФО. Набор критериев должен выбираться вместе с «шапкой», причем «шапка» в таблице с кодами статей должна быть точно такой как в реестре, по этому в таблице критериев «шапка» повторяется для каждого набора критериев. Критерий месяц нужен для того, чтобы пользоваться одним реестром в течении всего года.
Чтобы сократить трудоемкость при занесении формулы в таблицу с план-фактом все ссылки на ячейки в таблице должны содержать знак доллара БДСУММ(реестр!$A$1:$K$60;реестр! $I$1;коды!$A$16:$D$17) . Такую формулу можно копировать в строку ниже с другой статьей. Чтобы сумма считалась по нужной статье нужно в формуле заменить часть выделенную жирным «БДСУММ(реестр!$A$1:$K$60;реестр! $I$1; коды!$A$16:$D$17 )» на критерии соответствующие новой статье.
Переходим к БДДС. Сводный БДДС может выглядеть следующим образом
Верхняя часть — это наши текущие платежи в разрезе статей и ЦФО. Так как классический БДДС группируется на текущую, инвестиционную и финансовую деятельность в столбце «Тип» можно задать соответствующий признак и просуммировать платежи по этому признаку. В столбце «Вид» расходы группируются на переменные и накладные (постоянные) в разрезе видов деятельности. А столбец внешний содержит группировку для внешнего БДДС, который формируется для головной организации и статьи которого отличаются от внутреннего бюджета. Таким образом, сводный БДДС позволяет нам получать любую аналитику.
Бюджет движения денежных средств в строительстве пример в excel
Руководитель небольшого бизнеса вполне может вести бюджет самостоятельно. ПРОВЕРЕНО! Если заниматься ведением бюджета регулярно, не реже одного или двух раз в неделю, то начинаешь «чувствовать» свое предприятие и, как следствие, умело балансировать между осмотрительностью и деловым азартом.
Но чтобы по-настоящему увеличить доход, активно развиваться и расширяться не впутываясь в необоснованные долги и кредиты, лучше начинать не с бюджета, а с постановки цели бизнеса и создания правил. Подробнее здесь
Итак, бюджет. Бюджет обычно требуется в трех случаях:
1. Вам нужен классический БДДС.
2. Берете кредит в банке, нужен план доходов и расходов и прогноз движения денежных средств.
3. У вас реальный бизнес и вы хотите, зарабатывать больше, тратить меньше, при этом всегда видеть полную финансовую картину.
Это разные бюджеты. Чтобы не томить ожиданием студентов и заемщиков, даем ссылку первых двух бюджетов. Скачивайте. А сами пойдем дальше. Реальный бизнес гораздо интереснее.
Классический бюджет движения денежных средств
Скачать классический бюджет движения денежных средств. Образец.
Прогноз движения денежных средств
План доходов и расходов
Скачать план доходов и расходов, прогноз движения денежных средств. Образец.
Бюджет движения денежных средств для реального бизнеса
Постараемся подойти к такому важному вопросу, как изучение процесса бюджетирования по старинке. Так устав Смольного института настоятельно требовал, «чтобы дети всегда имели вид бодрый, веселый, довольный и «вольные действия души». Поэтому предписывалось отнюдь не делать из наук предметов скуки, горя и отвращения, а облегчать всякими способами усвоение знаний. Для начала предлагаем скачать образец Бюджета движения денежных средств для реального бизнеса (далее по тексту «Бюджет»). В отличии от Бюджета доходов и расходов этот инструмент делает акцент не на планируемую прибыль, а на возможность практически контролировать денежный поток.
Скачать Бюджет движения денежных средств для реального бизнеса. Образец.
Данный бюджет подойдет для небольшого производственного предприятия, предприятия, занимающегося оптовой торговлей или строительно-монтажными работами. Это тот случай, когда доходы и затраты лучше вести по заказам или проектам.
Бюджет выполнен в электронных таблицах Excel. Он прост в эксплуатации, не требует специальных знаний по информационным технологиям. Все расчеты сделаны на основе формулы СУММЕСЛИМН и функции «Проверка данных». В состав файла входят два основных листа: Лист «Бюджет движения ДС»и Лист «Реестр платежей».
Лист «Бюджет движения ДС» включает в себя ячейки с формулами (окрашены) с данными о фактических поступлениях и затратах и пустые ячейки (белого цвета) для планируемых данных.
Начинать работу с Бюджетом движения денежных средств следует с Листа «Бюджет движения ДС». В колонку «Проект» необходимо занести данные о заказах или проектах. Можно корректировать статьи расходов разделов «Постоянные затраты», «Финансовая деятельность», «Инвестиционная деятельность», добавлять копированием строки раздела «Проект».
Затем необходимо заполнить колонки с планируемыми данными, при этом оплаты за ТМЦ, услуги и т.д. по проектам надо проставить со знаком «минус».
ФИНАНСЫ В КУЛАКЕ. НТЦ АПБ : info@apbhelp.ru,  +7 911 006 72 37   Контакты
Теория. Готовые таблицы. Формы документов. Схемы. Пояснения. Подробнее здесь.
Теперь в строке «Начало Банк» хорошо видны кассовые разрывы (отрицательные значения).
Переходим к Листу «Реестр платежей». В реестр платежей можно вносить планируемые к оплате документы в две очереди.
Для того, чтобы фактические данные по поступлениям корректно отражались на Листе «Бюджет движения ДС», необходимо не только выбрать «Проект»,
но и в колонке «Вид расходов» выбрать «Оплата от заказчика». Сумму прихода надо проставить со знаком «минус».
Аналогично, при оплате за товар, материалы, услуги, которые можно прямо отнести на проект, необходимо не только выбрать «Проект», но и в колонке «Вид расходов» выбрать «Оплата поставщику».
Наименование статей общехозяйственных затрат можно изменять, но для этого следует перейти на Лист «Бюджет движения ДС».
Работать можно с несколькими расчетными счетами, кассой, подотчетными суммами, при этом наименование банков можно изменить в строках 5-15, а в колонке «Сальдо» проставить первоначальные входящие остатки.
Начинать работу по разнесению фактических оплат лучше сравнив Текущего сальдо таблицы с Входящим остатком выписки банка. Аналогично, заканчивать работу сравнением с Исходящим остатком выписки банка. Это хорошая привычка, она позволяет контролировать себя.
Итак, Бюджет готов. Через неделю работы, процесс внесения фактических данных и корректировки планируемых будет занимать совсем немного времени. А Вы сможете полностью сосредоточиться на развитие своего дела, привлечении новых клиентов, повышении объема продаж и иными важными и полезными делами.
Бюджет может быть первым шагом в освоении навыков разработки финансовой стратегии. Вникнув в специфику бизнеса, разложив по полочкам все затраты, можно без особого труда перейти к более серьезным аналитическим процедурам. Так, с помощью сервиса «Финансы в кулаке» можно расписать точные действия, которые помогут решить проблемы бизнеса, сократить расходы, увеличить прибыль и ваш доход.
Сервис «Финансы в кулаке»
Подробнее: info@apbhelp.ru +7(911) 006-72-37
Теория. Готовые таблицы. Формы документов. Схемы. Шаблоны. Пояснения.Здесь
Бюджетирование на предприятии на примере
123 393 просмотров
В условиях растущей конкуренции, нестабильной экономической ситуации все большее количество компаний приходят к необходимости внедрения бюджетирования. Бюджетирование на предприятии – это процесс планирования, контроля и выполнения бюджетов в процессе управления финансами. В данной статье попробуем на примере разобрать, как составлять бюджет предприятия на примере.
Создание системы бюджетирования в компании или на предприятии обычно состоит из нескольких этапов. На первом этапе компании необходимо определиться с целями, методологией бюджетирования, определить финансовую структуру (структуру центров финансовой ответственности — ЦФО), разработать бюджетную модель (состав, структуру, виды бюджетов), утвердить положение и регламент бюджетного процесса. На втором этапе можно непосредственно приступать к планированию бюджета предприятия. Составление бюджетов предприятия при этом удобно автоматизировать на базе специального программного продукта.
Положение о бюджетировании на предприятии может содержать следующие разделы:
- Стратегические цели и задачи предприятия;
- Бюджетная модель;
- Финансовая структура компании и т. д.
На основании Положения о бюджетировании в компании необходимо разработать Регламент бюджетирования на предприятии, который может содержать следующие разделы:
- Порядок формирования функциональных и мастер бюджетов, структура соподчиненности;
- Назначение ответственных и сроков предоставления бюджетов и отчетности;
- Порядок согласования и внесения изменений;
- Контроль и анализ бюджета и т. д.
Есть несколько путей реализации готовой бюджетной модели. Самыми распространенными и относительно дешевыми способами являются:
- Бюджетирование в Excel
- Бюджетирование в программах на платформе 1С
Бюджет компании пример Excel
Бюджетирование в Excel заключается в создании форм бюджетов в формате Excel и связывании этих форм при помощи формул и макросов. Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств могут быть различными, с укрупненными статьями или более подробные, разбиты на длительные периоды (например, годовой бюджет по кварталам) или на более короткие периоды (например, месячный бюджет по неделям) – в зависимости от потребности финансового менеджмента в компании.
Ниже приведен Бюджет доходов и расходов (пример составления в эксель) и пример Бюджета движения денежных средств.
Рисунок 1. Бюджет доходов и расходов предприятия образец Excel.
Рисунок 2. Бюджет движения денежных средств пример в Excel.
Составление БДР и БДДС пример в Excel
Процесс составления БДР и БДДС на примере в Excel может выглядеть следующим образом. Построим бюджетирование в компании или на предприятии на примере производственной компании в Excel (подробности в файлах ниже):
Рисунок 3. БДДС пример в Excel (Бюджет движения денежных средств пример в Excel).
Рисунок 4. БДР пример в Excel (Бюджет доходов и расходов пример составления в Excel).
Данный пример максимально упрощен. Но даже из него видно, что бюджетирование в эксель — процесс довольно трудоемкий, так как необходимо собрать все функциональные бюджеты и прописать формулы и макросы для корректного отображения итоговых результатов. Если взять реальное предприятие, или тем более холдинговую структуру, то можно представить, насколько усложниться процесс составления бюджета в Excel.
Пример внедрения бюджетирования на базе Excel имеет множество недостатков: однопользовательский режим, отсутствие возможности согласования функциональных бюджетов, нет разграничения доступа к информации, сложность консолидации и т. д. Таким образом, бюджетирование в эксель является не оптимальным выбором для компании.
Бюджетирование в программах на платформе 1С
Автоматизация бюджетирования и управленческого учета на базе 1С, например, в системе «WA: Финансист», делает процесс бюджетирования на предприятии более эффективным по сравнению с бюджетированием в Excel.
Подсистема бюджетирования «WA: Финансист» включает в себя возможности формирования и контроля операционных и мастер бюджетов.
В решении реализованы механизмы, с помощью которых пользователи могут самостоятельно настраивать структуру бюджетов, их взаимосвязи, способы получения фактических данных и данные для расчетов. Реализованный механизм взаимодействия с внешними учетными системами дает возможность использовать внешние данные как для расчетов плановых показателей или формирования отчетов, так и для отражения фактических данных на регистрах бюджетирования.
Данная система позволяет эффективно строить бизнес-процесс бюджетирования на всех его этапах:
- разработка бюджетной модели;
- согласование бюджетов и их корректировок;
- отражение фактических данных по статьям бюджетирования;
- контроль за исполнением бюджета;
- план-факт анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности;
- формирование решений по управлению бизнесом.
Рисунок 5. Интерфейс «WA: Финансист: Бюджетирование». Раздел Бюджетирование.
WA: Финансист «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:
- Моделирование – разработка бюджетной модели;
- Основной бюджетный процесс – регистрация плановых показателей подразделениями. Утверждение бюджетов. Корректировка планов и согласование корректировок;
- Подсистема взаимодействия с источниками данных – настройка получения данных из внешних источников (как частный случай—обращение к данным системы).
- Отчеты системы – набор аналитических отчетов.
Дашборд руководителя в системе «WA: Финансист».
Ввод плановых показателей в системе производится с помощью гибкого произвольно-настраиваемого документа «Бюджет». Форма ввода бюджета (форма бюджета доходов и расходов, а также форма бюджета движения денежных средств при этом) максимально приближена к формату в Excel, что обеспечивает комфортный переход пользователя к работе с системой.
Некоторые статьи бюджета, которые зависят от другой статьи бюджета (например, поступления денежных средств от покупателей зависят от статьи дохода «Выручка») – можно планировать с помощью механизма зависимых оборотов, который в системе представлен в виде документов «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».
При необходимости есть возможность корректировать утвержденный бюджет специальными документами «Корректировка бюджета» и отслеживать внесенные изменения в отчетах с видом «Выводить корректировки бюджета отдельно». Есть возможность настроить распределение бюджета, вести учет бюджетных заявок.
С помощью специальных документов «Учет фактических данных по бюджетам» осуществляется получение факта из внешних учетных систем, например, 1С Бухгалтерии.
Различные отчеты позволяют анализировать плановын и фактически данные, таким образом осуществляя управление бюджетированием на предприятии.
Таким образом, внедрение бюджетирования в компании в программах на платформе 1С является наиболее оптимальным с точки зрения затрат времени, денег и эффективности дальнейшей работы.
Программный модуль Бюджетирование решает все основные задачи и проблемы, писанные в статье «Бюджетирование на предприятии на примере».
Оцените качество и удобство использования системы «WA: Финансист».