Строительные вакансии
Сметно-договорной отдел не виноват, у него просто не было программы
Виноваты в СДО Сметно-договорные отделы (СДО) в строительных компаниях – эта та категория отделов, которая отвечает за учёт договоров, составление и проверку смет по объектам.
Виноваты в СДО
Сметно-договорные отделы (СДО) в строительных компаниях – эта та категория отделов, которая отвечает за учёт договоров, составление и проверку смет по объектам. И, как правило, с сотрудников СДО обычно и спрашивают. Попросту говоря, именно «сдошники» чаще всего становятся «крайними».
Ежемесячная проблема — какие объёмы выполненных работ можно подписать подрядчику в соответствии с объёмами, подписанными заказчику, — превращается в большую головную боль. Особенно, если данные из сметы с заказчиком не совпадают с данными из сметы с подрядчиком. Например, у заказчика смета общая, свёрнутая, а у подрядчика детализированная, подробная или наоборот. А ещё: не вовремя сопоставлены взаиморасчёты – виноваты в СДО, нет сведений об истории взаимоотношений с тем или иным подрядчиком или заказчиком – снова пеняют на СДО.
Несмотря на то, что деятельность сметно-договорного отдела принято считать регламентированной, на практике же таковой она не является. Ведь обычно в компетенцию сотрудников данного отдела, кроме составления и проверки смет и актов, входят такие задачи как: создание договоров с заказчиками и подрядчиками, контроль сроков, учёт условий договоров (если нет юридической службы, то именно СДО отвечает за это).
Маловато будет
Между тем, реальных инструментов, которые бы помогали сотрудникам сметно-договорных отделов в работе, практически нет. Максимум, которым обеспечивают этих специалистов: стандартный пакет MS Office и сметная программа. Как говорится, маловато будет. Из-за недостатка специализированных средств автоматизации принцип работы в авральном режиме буквально входит в привычку. Сотрудники СДО просто и не предполагают, что может быть как-то иначе, им кажется, что всё нормально, ведение реестра договоров в бумажном виде или в MS Excel, бесконечное копирование копий договоров и других документов – это для них данность.
В результате недостатка в специализированных средствах автоматизации возникает замкнутый круг. Руководство строительной компании по объективным причинам хочет, чтобы в части сметно-договорных аспектов был порядок. В то же время, понятия «автоматизация отдела», «внедрение специализированного ПО» в расчёт берутся не всегда.
Но это только с одной стороны. С другой стороны, профильных компьютерных решений, ориентированных именно на СДО, на рынке фактически нет. А точнее не было до недавнего времени.
Специализированное «Готовое решение для СДО»
Компания «АЛТИУС СОФТ» разработчиком такой программы выступила, назвав её точно и по делу: «Готовое решение для СДО» (рисунок 1).
Рисунок 1
Вообще основной программный продукт компании это масштабная, готовая ERP-система управления строительным предприятием «АЛТИУС – Управление строительством». Однако мысль в дополнение к этой системе создавать отдельные программные продукты для каждого отдела строительной организации возникла не случайно.
Всё чаще и чаще потенциальные и действующие клиенты компании «АЛТИУС СОФТ» стали говорить о том, что СДО должен работать в рамках своей компетенции. То есть, независимо от данных, которыми располагают другие отделы. Иными словами, чтобы работа не замыкалась на том, что сотрудник другого подразделения не подал данные вовремя или просто забыл это сделать. Ведь спрашивают-то всё равно с СДО. Причём вплоть до того, что сотрудники этого отдела должны самостоятельно отслеживать процесс подготовки документа, его визирование, сроки действия, дальнейшее хранение и многие другие моменты.
Возможности для СДО
Итак, что же может программа «Готовое решение для СДО», и чем она полезна для соответствующего подразделения.
В программе реализованы следующие функции:
Подготовка и учёт договоров по единым стандартам (рисунок 2). Благодаря этому можно быстро сделать выборку документов и обработать их по заданным критериям. Например: по объектам, заказчикам, исполнителям, суммам договоров, ответственным лицам, типам строительства (промышленное, гражданское, дорожное) и так далее.
Распределение работ по субподрядным организациям с их дальнейшим контролем сроков, объёмов, стоимости.
Формирование и проверка КС-2, КС-3.
Ведение документооборота (хранение, визирование, сканирование документов, контроль перемещения бумажных копий).
Сквозной учёт всей цепочки: заказчик, генподрядчик, субподрядчик (рисунок 3).
Система напоминаний для возможности поэтапного отслеживания каждого договора.
Импорт смет из MS Excel и сметных программ, а также формирование коммерческих смет по собственным, внутрифирменным нормативам (как для заказчика, так и для подрядчика).
Получение отчётов по выполнению работ, проектов, договоров, которые демонстрируют всё, что касается заказчиков, субподрядчиков и распределения работ.
Ведение «Карточки подрядчика», в которой можно отследить всю историю работ с конкретным подрядчиком за любой период времени.
Работа в единой базе контрагентов (заказчиков и субподрядчиков). Причём такой базы нет в ни бухгалтерии, ни в любом другом отделе. В ней содержатся все данные о субподрядчиках, даже о тех, сотрудничество с которыми по каким-то причинам не состоялось.
Это лишь краткий перечень функций программы «Готовое решение для СДО». Основная её задача: стандартизировать и автоматизировать деятельность сметно-договорного отдела. Сделать так, чтобы сотрудники СДО располагали необходимыми данными в оперативном режиме, могли получать заблаговременные напоминания об отклонениях от сроков выполнения работ, знали, какой договор необходимо пролонгировать. В общем, стали обладателями реально работающего инструмента, который бы облегчил их профессиональную деятельность.
Сотрудники ищут, разработчик знакомит, начальник СДО отзывается
«Консультанты компании «АЛТИУС СОФТ» и я лично часто общаемся с представителями СДО. Как правило, эта категория сотрудников перегружена работой и инициаторами поиска профильного программного решения становятся чаще именно сами сотрудники, а не руководство строительной компании. Это как лакмусовая бумажка. Раз сотрудники самостоятельно начали поиски и у них нет предубеждений к автоматизации – значит необходимость в специализированном ПО, действительно, назрела. В программу «Готовое решение для СДО» мы вложили важный функционал, который необходим сотрудникам этого отдела. Никакой перегруженности, лишних возможностей в программе просто нет. На постоянной основе мы проводим бесплатные интернет-семинары для СДО, в ходе которых предлагаем ознакомиться с программой, узнать больше о практических методиках ведения управленческого учёта и документооборота в строительстве», —говорит основатель и генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин.
Кстати, по отзывам слушателя одного из прошедших интернет-семинаров, начальника СДО компании «Капитал-строй» Курносова Евгения, правильно и важно работать в единой базе данных субподрядных организаций. Однако такие инструменты, как Word или Excel, удобными для этой цели не являются. По мнению Евгения, программа «Готовое решение для СДО» содержит множество полезных функций для данного отдела, и её освоение было бы отличным шагом на пути к автоматизации бизнеса.
Автор: заместитель генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Подвезко.
Сметно-договорной отдел: его назначение и функции
Общие положения
1. Сметно-договорный отдел является самостоятельным структурным подразделением организации.
2. Сметно-договорный отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации.
3. Сметно-договорный отдел непосредственно подчиняется главному инженеру (заместителю руководителя организации, иному должностному лицу).
4. Сметно-договорный отдел возглавляется начальником сметно-договорного отдела, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению главного инженера (заместителя руководителя организации, иного должностного лица).
5. Начальник сметно-договорного отдела осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела.
6. На должность начальника сметно-договорного отдела назначается лицо, имеющее высшее экономическое или инженерно-экономическое образование и стаж работы на инженерно-экономических должностях в строительных организациях не менее 5 лет.
7. Должностные обязанности, права и ответственность каждого работника сметно-договорного отдела устанавливаются должностной инструкцией, которая согласовывается с начальником отдела и утверждается руководителем организации.
8. Сметно-договорный отдел в своей деятельности руководствуется:
— нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическими материалами по заключению договоров и финансированию строительства;
— приказами, распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя);
9. Изменения структуры и штата сметно-договорного отдела разрабатываются начальником сметно-договорного отдела, исходя из условий и особенностей деятельности организации, согласовываются с непосредственным руководителем, а также с отделом организации труда и заработной платы, отделом кадров, юридическим отделом по соответствующим направлениям деятельности указанных структурных подразделений и утверждаются приказом руководителя организации.
Основные задачи
Основной задачей сметно-договорного отдела являются:
1. Подготовка и оформление договоров-подрядов на капитальное строительство с заказчиками, субподрядными и другими организациями.
Функции
В соответствии с основной задачей на сметно-договорный отдел возлагаются следующие функции:
1. Контроль за правильностью расчетов с заказчиками и субподрядными организациями по выполненным строительно-монтажным работам согласно заключенным договорам.
2. Проверка и согласование передаваемой заказчиками сметной документации, калькуляций стоимости материалов, транспортных схем и т. п.
3. Организация с участием других отделов работы по составлению планово-расчетных цен на строительные материалы и конструкции, на транспорт, коммунальное и другое обслуживание, а также отпускных цен на продукцию, изготовляемую предприятиями строительной организации.
4. Организация претензионной работы по взысканию пени и штрафов при нарушении заказчиками, субподрядными организациями или поставщиками договорных обязательств.
5. Участие в работе по оформлению финансирования объектов собственного строительства.
Права
1. Сметно-договорный отдел в пределах своей компетенции имеет право:
1.1. Представлять в установленном порядке организацию в других организациях по вопросам сметно-договорного обслуживания.
1.2. Требовать и получать от подразделений организации представления сведений и документов, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию сметно-договорного отдела.
1.3. Вести самостоятельную переписку с организациями по вопросам, относящимся к компетенции сметно-договорного отдела и не требующим согласования с руководителем организации, в установленном порядке.
2. Начальник сметно-договорного отдела имеет право:
2.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся деятельности сметно-договорного отдела.
2.2. Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
2.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности организации (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
2.5. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей.
2.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
2.7. Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении, увольнении работников сметно-договорного отдела, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.
2.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав.
Взаимоотношения. Связи
Сметно-договорный отдел осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями организации по вопросам, входящим в его компетенцию.
Ответственность
1. Начальник сметно-договорного отдела несет ответственность за:
— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей;
— несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;
— неправильное использование и неполноту использования предоставленных ему прав;
— некачественное исполнение обязанностей подчиненными ему работниками;
— низкую исполнительскую и трудовую дисциплину подчиненных ему работников;
2. Ответственность других работников сметно-договорного отдела устанавливается их должностными инструкциями.
Большая Энциклопедия Нефти и Газа
Сметно-договорный отдел
Сметно-договорный отдел проверяет и согласовывает сводные сметы, сметы по рабочим чертежам, единичные расценки, прейскурантные цены, подготавливает договоры с заказчиками и субподрядчиками. [1]
Сметно-договорный отдел ( СДО) ведет подготовку и оформление договоров на производство работ с заказчиками и генподрядчиками, проверку и согласование сметной документации, проверку правильности применения районных коэффициентов к местным условиям, контроль правильности расчетов за выполненные работы, проверку совместно с ГППП сметной стоимости этапов работ. [2]
Сметно-договорный отдел ( СДО) ведет подготовку и оформление договоров на производство работ с заказчиками и генподрядчиками, проверку и согласование сметной документации, проверку правильности применения районных коэффициентов к местным условиям, контроль правильности расчетов за выполненные работы, проверку совместно с ГПП сметной стоимости этапов работ. [3]
Сметно-договорный отдел ( СДО) ведет подготовку и оформление договоров на производство работ с заказчиками и генподрядчиками, проверку и согласование сметной документации, проверку правильности применения районных коэффициентов к местным условиям, контроль правильности расчетов за выполненные работы, проверку совместно с ГППП сметной стоимости этапов работ. [4]
Кроме того, ГППП совместно со сметно-договорным отделом ( СДО) проверяет сметную документацию на весь объем работ, выявляет и устраняет ( через проектные организации) в ней дефекты; осуществляет разработку проектов производства работ ( ППР) при участии группы текущей подготовки производства ( ГТПП) и СДО; определяет объемы работ по отдельным видам и объектам, включенным в план монтажного управления на последующие годы; составляет ведомости на изделия, оборудование и материалы, необходимые для выполнения работ, и определяет очередность их поставок на основании графиков стороительства объектов по согласованию с заказчиком; определяет по предполагаемым объемам и видам работ численность электромонтажного персонала и его квалификацию, а также потребность в механизмах, приспособлениях и инструменте; совместно с СДО участвует в подготовке субподрядных договоров, уточняя объемы работ, сроки ввода в эксплуатацию объектов, поставок заказчиком и генподрядчиком оборудования и материалов, особые условия. [5]
Обеспечение мастерских материально-техническими ресурсами осуществляется в плановом порядке на основании лимитно-комплектовочных ведомостей, которые составляются участком инженерной подготовки производства совместно со сметно-договорным отделом на каждый узел с учетом поэтапного выполнения работ. Ведомость передается в УКСТ для комплектации и доставки материалов и оборудования в мастерские и на монтажные участки. [9]
Электромонтажные организации обязаны в 20-дневный срок со дня получения рабочих чертежей рассмотреть их и дать замечания. Сметы, поступающие комплектно с рабочими чертежами, проверяет сметно-договорный отдел ( группа) СПП на правильность применения расценок по ценнику № 8, на соответствие физических объемов работ, на наличие калькуляций на работы, не предусмотренные ценником. Электромонтажная организация в 20-дневный срок, а по особо крупным и сложным сооружениям в срок до 35 дней обязана передать генподрядной организации согласованные сметы или сводные заключения по ним. [11]
Успешная деятельность строительно-монтажных организаций во многом зависит от того, насколько слаженно работает аппарат управления. Отдельные функциональные ячейки ( отделы, управления, группы) призваны не только выполнять поручения руководства, но и активно взаимодействовать между собой. Отмеченное требование особенно важно для главков, объединений и трестов, занятых трубопроводным строительством, потому что руководство организации может быть длительное время на пусковых работах на отдельных объектах. Поэтому каждое функциональное подразделение должно иметь собственные планы и цели, при этом недопустимо перекладывать ответственность за невыполненные функции на смежные отделы, так как нечеткая работа одних отделов порождает проблемы в других отделах и в управлении в целом. Так, недостаточно внимательное изучение сметной документации в сметно-договорном отделе оборачивается дополнительной нагрузкой на транспортные и производственные службы. Нечеткая работа транспортного управления объединения может привести к несвоевременному завозу грузов, удлинению и удорожанию транспортной схемы. Слабая работа производственного отдела может привести к тяжелому финансовому положению треста, а отсюда к дополнительной и часто малопродуктивной загрузке финансового отдела. [14]
В 2000 г. становится начальником сметно-договорного отдела московского акционерного об-ва ИК Кварц. [15]