Как читать сметы
Для прорабов, руководителей, предпринимателей, финансистов чтение стандартных форм сметы является сложным занятием. Вопросы, возникающие при чтении сметы зачастую одни и теже: какие виды работ и материалов входит в состав позиции сметы, сколько стоит конкретная работа с НДС, прибылью и всеми коэффициентами.
Виды сметной документации
Чаще всего встречается локальный сметный расчет. Бывает много разнообразных вариаций данной сметы, наиболее распространные различают по количеству столбцов в бланке:
«16-ти (17-ти) графка». Максимально подробные варианты сметы, применяемый в полноценных строительных проектах.
«11-ти графка». В настоящее время это наиболее распространенный вид сметы. Относительно просто воспринимается, относительно других вариантов. При этом смета содержит необходимые для принятия решения данные;
«7-и графка». Используется в ресурсном методе, при строительстве частных объектов или выполнении незначительного объема работ;
«объектная смета». Составляется на основе локальных смет по всем объекту, для определения их полной стоимости.
Часто часто встречаются прочие вариации сметных расчетов, но они имеют приниципиальных отличий.
Читаем основные составляющие сметы
Шапка В самом верху расположены блоки Согласования и Утверждения, в которых подписываются ответственные лица (руководители) Подрядчика и Заказчика, указывается дата подписи и скрепляется печатью. 
Ниже расположены: название документа, наименование объекта строительства или работ, основание, основные показатели, полученные в результате сметных расчетов, включая полную стоимость стоимость, средства на оплату труда. Также указывается календарный период, в ценах которого выполняется расчет. 
Сметы бывают сделаны базисно-индексным или ресурсным методом.
На основе локальных смет составляются объектные сметы.
Существенно облегчить чтение смет поможет наша набор форм для Гранд-Смета, позволяющий вывести простую и понятную смету с итоговыми стоимостями для каждой позиции сметы.
Суть наших упрощенных форм сметы в что, что нужно по каждой позиции сметы вывести в понятном руководителю виде ее конечную стоимость с учетом индексов, коэффициентов, НР и СП, налогов, так, чтобы эту форму мог «читать» обычный человек, не искушенный знанием МДС 81-35.
Наш набор форм позволяет вывести простую и понятную смету из любого файла в формате ГРАНД-Сметы.
Итоговые цены по позициям
Сразу видна итоговая стоимость работ и материалов по каждой позиции сметы с учетом ндс и всех коэффициентов
Разрешено применять
Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешено применять индивидуальные формы сметной документации.
Расшифровка cостава работ
Расшифровка состава работ позволяет наглядно сопоставлять вознаграждение и необходимый объем работ.
Что говорят наши клиенты
Измаилова Эльмира Раисовна
руководитель ООО АЗОН (г.Казань)
«В форме предельно понятно указаны виды работ и их стоимость, стоимость материалов, что значительно упрощает расчеты экономистов по рентабельности процессов, работу сметчиков по предоставлению данных. Нет необходимости производить расчеты вручную в таблицах ХЛ формата.»
Павлова Екатерина Геннадьевна
инженер-сметчик г.Набережные Челны
«. Форма позволяет перевести сметный расчет в доступную форму для проведения коммерческих переговоров, для подготовки тендерных предложений и т.п. Сразу видна стоимость каждой позиции с учетом всех начислений малопонятных неспециалисту. Заказчики охотно принимают данную форму. «
Магина Ирина Федоровна
сметчик-эксперт (г.Зеленодольск)
«Благодаря вашей разработке я гораздо быстрее делаю справки о стоимости произведенных строительно-ремонтных работ, понятные участникам суда. «
Груздева Екатерина Леонидовна
инженер-сметчик (г.Ижевск)
Чтение сметы на строительство
В преобладающем большинстве случаев составлением смет занимаются профессионально подготовленные специалисты – сметчик. В свою очередь они активно пользуются вспомогательными специализированными программными комплексами. Неудивительно, что у среднестатистического человека могут возникнуть серьезные проблемы, поскольку немногим известно, как правильно читать сметы, не имея специализированных знаний в области сметного дела.
При всей громоздкости и внушительности рассматриваемого документа, разобрать смету не составит особого труда, даже не будучи сметчиком. Достаточно придерживаться нескольких правил и профессиональных рекомендаций.
Виды сметной документации
Отвечая на столь актуальный вопрос – как читать строительную смету, важно подробнее остановиться на основных видах сметной документации. Чаще всего встречаются:
Локальная смета или локальный сметный расчёт. Речь идёт об одном из самых распространенных документов, подготовкой которого занимаются на каждом объекте, независимо от проводимых работ. Специалисты акцентируют внимание на большом разнообразии и вариативности указанных документов.
Правильно читаем сметы на основе базисно-индексного метода
Самым распространенным методом подготовки сметной документации в отечественных реалиях по праву считается базисно индексный. Нагляднее всего расшифровать указанную смету на примере 17-ти графики. Зачастую речь идёт о документе с 11 столбцами, ввиду его простоты и информативности. Неудивительно, что разобравшись с особенностями и тонкостями 17-ти граф, не составит особого труда – правильно прочесть документ с 11-ти графиками.
Затем указывается название документа, название объекта, а также его ключевые характеристики и параметры, получаемые на этапе составления сметы – фонд оплаты труда, стоимость объекта, трудоемкость. Дополнительно устанавливается календарный период для которого устанавливаются расценки.
Читаем локальную ресурсную смету
В сегменте частного домостроения применяют преимущественно ресурсный метод. Зачастую речь о сооружении небольших объектов недвижимого имущества, либо в случае, когда работами занимается сторона частного инвестора или конкретное физическое лицо. В качестве подрядчика выступает строительное предприятие или небольшая рабочая бригада.
Общих и стандартизированных форм по составлению сметы не существует в принципе. Для расшифровки сметы следует внимательнее остановиться на ключевых элементах и основных аспектах рассматриваемого документа.
По аналогии с описанным и представленным выше вариантом составляют и шапку локальной ресурсной сметы. Речь идёт о расчёте базисно-индексного метода. В указанном документе представлена согласовательная и утверждающая информация между сторонами заказчиками основных работ и подрядчиком.
Читаем объектную смету
В составе объектной сметы присутствуют аналогичные компоненты и элементы, что и представленные в вышеописанной локальной сметой. 
В шапке также представлено несколько ключевых пунктов и аспектов, на которых имеет смысл остановиться подробнее. 
Что касается итоговой части объектной сметы, она формируется по аналогии с остальными вариантами, представленными выше. Расшифровка проста для понимания. Речь идёт об учёте непредвиденных расходов, затрат, НДС. Часто указанные пункты дополняются согласно двухсторонним договоренностям. 
Достаточно придерживаться правил расшифровки сметы, представленных выше. Прочесть документ может даже неопытный мастер.
Как читать смету: взгляд бухгалтера
Современный бухгалтер не просто ведет учет, подготавливает отчетность и отвечает на письма из налоговой инспекции, он выполняет широкий круг обязанностей, часто от секретаря до юриста. При этом приходится учиться разбираться в совершенно новых областях. Лично для меня ими стали госконтракты, аукционы и сметная документация (помимо прочего).
Самым сложным оказались сметы, ведь они являются основанием для формирования суммы контракта на работы по госзаказу и сдаточных документов, таких как формы КС-2 (акт о приёмке выполненных работ) и КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат). Тем, кто только начинает осваиваться в сметном деле, я предлагаю прочитать статью и узнать об основах работы со сметной документацией и хитростях, которые помогут разобраться в самой смете.
Что такое смета?
Начнем с азов. Скорее всего, вам придется иметь дело с локальными сметами – это документы, в которых отражаются:
Если речь о крупном объекте, то локальных смет (сокращенно ЛС) может быть несколько, они объединяются в объектных сметах (ОС), а те в свою очередь собираются в сводном сметном расчете (ССР). При этом иерархически документы формируются от простых к сложным от ЛС к ССР.
Составление ЛС начинается с проекта: строительство дома, реконструкция старого склада, ремонт офиса и т.д. Для начала нужно понять, что хочет заказчик получить в итоге, сколько денег он готов потратить, кто заказчик – бюджетная или коммерческая организация, ИП или частное лицо, выяснить особенности и конкретные пожелания.
Кстати! Часто встречается ситуация, когда необходимо вписаться в конкретный бюджет, тогда после составления чернового варианта сметы (как правило, он выйдет в деньгах дороже) придется проанализировать расходы и откорректировать их: установлением коэффициента к итоговой сумме (фактически – скидки), пересмотром состава и стоимости материалов, сокращением каких-либо затрат.
Подготовкой проекта занимаются специально обученные люди: инженеры, проектировщики, дизайнеры. Они создают техническую и визуальную часть, исходя из нее уже принимаются решения о том, какие материалы и оборудование используются, сколько работа займет времени, будут ли отдельные этапы или сдача сразу всего объекта и прочие тонкости.
После в дело вступают сметчики, они формируют документ, в котором собирают воедино всю имеющуюся информацию, руководствуясь представленным проектом, инструкциями к оборудованию, материалам, списками работ и собственным опытом.
Наконец, рождается смета, на ее основе заключаются контракты, готовятся акты и справки по выполненным работам. Вот на этом этапе часто приходится подключаться бухгалтеру – проверять достоверность отраженных расходов ресурсов, отнесение затрат на конкретный объект, списание материалов, правильность заполнения и, в принципе, наличие документов. В небольшой компании подготовкой форм КС-2 и КС-3 тоже приходится заниматься бухгалтеру.
Нужно не только работать с готовыми документами, но и уметь ориентироваться в смете, понимать, соответствуют ли объемы выполненных обязательств контракту, выводить итог (прибыль/убыток) по сделке и оперировать данными перед руководством и представителями заказчика (неловко себя чувствуешь, обсуждая со сметным отделом поправки в актах, когда не понимаешь, о чем вообще идет речь).
Основные составляющие локальной сметы
Если не вдаваться в подробности, сметы бывают разного вида, составлены с использованием различных методов и нормативных баз, даже внешне могут отличаться, потому что созданы в разных программах, но в общем они состоят из нескольких блоков:
Чтобы вам проще было ориентироваться в терминологии, дам некоторые определения.
Расценка – это стоимость определенного объема работ, она включает не только оплату труда рабочих, но и затраты на технику, некоторые материалы. Берется из специальных сборников, имеет особый шифр, отражающий, к какому сборнику, его разделу относится.
Базовые цены – установленные цены на работы на определенную дату (базовую). К ним добавляются различные коэффициенты, и в итоге они пересчитываются в цены текущего периода.
Сметная прибыль – прибыль подрядчика. Для бюджетных смет производится расчет по определенным нормативам, в коммерции могут быть и свои показатели, хотя ориентироваться необходимо на установленные для государственных нужд. Они регулярно корректируются, дополняются и меняются.
Накладные расходы – это косвенные расходы, такие как зарплата административного персонала или другие, непосредственно не относящиеся к работам. Конкретно они не расписываются в смете. Аналогично прибыли определены для госорганизаций по нормативам.
Важно! Расчет накладных расходов и сметной прибыли производится в процентах от ФОТ, включенного в расценки. Информация о процентовке и коэффициентах есть в самой смете, в графе с наименованием работ. Там же можно найти и некоторые расчеты объемов. Это хорошая подсказка.
Табличная часть сметы: расценки и ресурсы
Сметы могут составляться в расценках ГЭСН – государственные сметные элементные нормы, в региональных ТЕР – территориальные единичные расценки, в ФЕР (федеральные единичные расценки). Каждая из баз отличается своей шифрацией. Количество сборников расценок очень большое. По ГЭСН написано целых 47 сборников только на строительные работы.
При правильном подходе смета, составленная на основе любой базы, должна выходить одинаковой по стоимости. Но не всегда так получается, т.к. каждая база имеет свои особенности. Например, при составлении в ГЭСН вы увидите достаточно подробную информацию по каждой позиции, в ТЕР она более свернутая. Зато ТЕРы учитывают местные особенности: в локальных сборниках могут учесть перевозку по городу и специфику региона (допустим, отсутствие метро означает, что относящиеся к нему работы исключат).
В расценках, как уже говорилось, учтены затраты на работников, технику (автовышки, краны и т.п.), некоторые материалы. Если у вас есть возможность получить смету в электронном виде и открыть ее в программе (при условии одинакового ПО; не могу сказать, насколько корректно откроются документы, созданные в разных программах), то вы сможете просмотреть составляющие каждой строки.
Некоторые позиции удивляют. Гвозди вместо саморезов или мыло там, где его вроде бы и быть не должно. Дело в том, что сборники зачастую составлены давно, а технологии меняются. Конечно, происходят постепенные изменения и обновления, но это очень медленный процесс, поэтому сметчикам приходится пользоваться имеющимися данными.
Кстати! По креативности и творческому подходу составление смет вполне сравнимо с бухгалтерским учетом. Чтобы понимать правомерность включения позиции в документ, важно представлять хотя бы в общих чертах технологию и этапы производства работ.
К ресурсам относятся:
Вместе три пункта составляют прямые затраты. Это фактически костяк сметы. Самое важное — обратить внимание на сумму расходов на материалы. При изменчивой экономике (даже в 2020 году это хорошо видно на фоне происходящего в мире кризиса с коронавирусом) необходимо учитывать неожиданное изменение цен на товары. При продолжительном цикле работ фиксированная смета станет проблемой – увеличение суммы контракта не произойдет, а затраты вырастут.
Важно! Особенно внимательно отнеситесь к госсметам. Выиграв аукцион по сниженной цене, учитывайте вероятность получения убытка. Не за счет дешевизны работ (можно нанять рабочих и за более низкую оплату), а за счет повышения цен на материальные ресурсы (они обычно четко оговорены, и не получится поменять одни материалы на другие).
Неучтенные материалы. Мониторинг цен
Иногда в смете встречается отдельный раздел со списком материалов или оборудования. Спрашивается, почему, ведь подобные ресурсы должны включаться в расценки на работы? На самом деле это нереально сделать в некоторых ситуациях, поскольку все зависит от конкретных инженерных и дизайнерских решений, принятых при создании проекта.
При выполнении монтажа оборудования устанавливается объем и стоимость работ, а вот цена оборудования сильно различается в зависимости от производителя и технических характеристик. Значит, нужно отразить его обособленно.
Узнать такие позиции нетрудно. Во-первых, они обычно расположены отдельным блоком в таблице (но не всегда, могут и «прикрепляться» к строке с расценкой на работу), а во-вторых, у них нет собственного шифра, и в колонке, где обычно находится номер из сборника, написано «прайс», «по прайсу ООО «Ромашка», «мониторинг цен» или что-то подобное.
Обратите внимание! Мониторинг означает, что для установления цены были собраны несколько (как правило, не менее 3) коммерческих предложений от разных организаций или ИП и выведена средняя арифметическая (или минимальная, зависит от заказчика). О методике можно прочитать в пп. 4.25 МДС 81-35.2004.
Учтите, при работе со сметой в программе или при проверке привязанные к расценкам и включенные в них материальные ресурсы зависят от объема работы и меняются вместе с ним. Неучтенным материалам количество и цена задаются вручную.
Коэффициенты и НДС
Наверное, самым запутанным и сложным является система применения специальных коэффициентов. Они бывают как понижающими, так и повышающими. Могут использоваться в следующих случаях (к каждому приведены примеры):
Таких значений много, они установлены как на федеральном, так и на местном уровне. Неспециалисту понять правомерность их применения сложно, в большинстве случаев это и не требуется бухгалтеру, но знать об их существовании необходимо.
Большое количество вопросов вызывает НДС, если точнее, его отсутствие в документах, которые составлены для фирм-упрощенцев. Когда подрядчик применяет УСН и не платит НДС, он покупает материалы, которые в подавляющем большинстве случаев включают налог. Заказчики иногда норовят выкинуть НДС из сметы вообще, это в корне неверно.
Обратите внимание! Коэффициенты могут указываться построчно, это видно в колонке с шифром, а могут отражаться в итоговой таблице. Зависит от выбранного метода расчета.
Лучше согласовать конкретный вариант оформления итоговой таблицы в части НДС с заказчиком напрямую. Обращаться при этом можно и в сметный отдел, и в бухгалтерию, ведь именно они передают документы на оплату в казначейство и наверняка знают, какой документ пройдет проверку, какой нет.
Составление форм КС-2 и КС-3
Программным способом составить акт и справку легко, они формируются автоматически на основании готовой сметы. Но, допустим, локальную смету вам предоставили в Excel или Word (хуже, если в PDF или другом подобном формате в виде нередактируемой картинки). Это тоже позволяет облегчить задачу и перекопировать построчно данные в форму КС-2, ведь информация там очень похожая.
Отличия между сметой и КС-2:
Форма КС-3 еще более упрощенная. Обычно в ней достаточно указать общее наименование работы («работы по установке фундамента»). В ней отражаются суммы в разрезе трех периодов – с начала проведения работ, с начала года и в том числе за отчетный период.
Если выполняются дополнительные работы, не предусмотренные изначально, то на них необходимо сформировать отдельную смету и составить отдельные акты и справки. По 44-ФЗ (госзакупки) возможность проведения таких работ, как правило, не предусмотрена. Можно либо увеличить объем включенных в смету работ или использовать «зазор» в виде непредвиденных затрат и только при наличии подобного условия в контракте.
Важно! При работе с бюджетным учреждением увеличение возможно, как правило, в пределах 10% от стоимости конкретных работ, а не от полной стоимости сметы. Аналогичен подход к материалам. Некоторые госзаказчики строго замеряют фактический расход материалов и соответственно корректируют объемы. В итоге сумма выигранного тендера может упасть при окончательном расчете.
Проверка сметы
Проверяют вопреки распространенному мнению не только сметы для госконтрактов. С ними как раз проще — смета часто идет в составе аукционной документации на площадках, т.е. кто-то ее уже составил и утвердил. Самый безопасный вариант – брать ее за основу и составлять документы по шаблону.
Если вы заключаете прямой договор с заказчиком, то тот может проверить, правильно ли применены нормы и коэффициенты, нет ли лишних работ и материалов, реальный ли уровень цен отражен в документе. Для этого обращаются в специализированные организации в регионе (т.к. местные больше знакомы с территориальными особенностями).
Составляя смету по ремонту жилья для частного лица, узнайте, с какой целью он проводится. Если это ремонт после того, как у соседа прорвало трубу, и необходимо подготовить претензию в суд, то такую смету также могут подвергнуть проверке с привлечением эксперта.
Хитрости и советы
Есть небольшие секреты, которые помогут правильно «читать» смету и показать осведомленность в вопросе, а также пригодятся, если вы решите самостоятельно заняться подготовкой документации:
Лично мне пришлось отправиться на курсы повышения квалификации, чтобы начать разбираться в сметном деле. Не каждому бухгалтеру это необходимо, но дополнительные знания определенно дают преимущества: понимание принципов работы сметчиков, упрощение анализа документации, нахождения ошибок и несоответствий, оспаривание завышенных смет или отстаивание своих.