Задачи и функции руководителя проекта
Проектная форма деятельности в бизнесе постепенно обретает силу. Открываются фирмы чисто проектной направленности, устройство действующих компаний усложняется. Развитие бизнеса в нашей действительности строится по современным лекалам, стандартам организации и управления. Кто этот человек, который встает на переднем крае преобразующих мир событий? Кто ведет за собой временные коллективы к преодолению рутины и строительству нового? Это руководитель проекта, обладающий особыми чертами характера, владеющий специальными навыками и способный браться за уникальные задачи.
Профессиональный менеджер уникальной задачи
Руководитель проекта (менеджер проекта, project manager, PM) – лицо, наделенное ответственностью и правами по руководству работами в рамках проектной задачи. Делегирование PM соответствующих полномочий производят инвестор или заказчик на основе контракта, существенные условия которого и KPI согласовываются еще на стадии разработки устава проекта. Менеджер прилагает усилия для создания благоприятных условий выполнения задач проекта в согласованный срок и без превышения бюджета. Чтобы проект стал успешен, руководитель проектов обеспечивает:
По существу, представленный выше список и есть основные функции РМ. Формально должностные обязанности менеджера начинаются с издания приказа об открытии проекта. Фактически его работа начинается уже задолго до выпуска документа. Действия РМ связаны, в первую очередь, с куратором, который и вовлекает будущего проектного руководителя в процесс инициации и запуска проекта. Куратор всегда заинтересован при наименьших усилиях получить лучший результат. Поэтому ему нужен разумный и результативный руководитель проекта.
РМ, в свою очередь, заинтересован во внятном и доверяющем ему кураторе. Для него куратор – понятный, единый канал эскалации возникающих проблем. Опытный менеджер заранее знает, что проблем и затруднений в проекте не избежать. И для того чтобы оперативно исключать сложности при их возникновении, PM желает не по «кабинетам пороги оббивать», а обращаться только к одному руководителю.
Куратор как представитель высшего руководства должен быть открыт для контактов с менеджером проекта. Он понимает, почему руководитель проекта пришел к нему, находит время посидеть с ним, обсудить, подсказать и где-то помочь. Это немного, но очень важно, в том числе и психологически. Надо понимать, что оба звена: и куратор (иногда директор по развитию), и PM составляют руководство проектами на предприятии. В крупных и средних компаниях к нему относят также и руководителя офиса проектов.
Должностная инструкция РМ
Менеджер проекта – это не столько должность, сколько роль, которую берет на себя сотрудник или внешнее лицо, призванное реализовать уникальную задачу. Нужно учитывать, что функциональный работник, приписанный к конкретному подразделению, службе, зачастую выступает руководителем проекта и даже не одного. Это в современном бизнесе вполне естественно. Потребности менеджмента развития приводят к тому, что проектная архитектура выделяется в структурах компаний в отдельную организационную надстройку.
Если такое происходит, то и потребность в профессиональных PM также усиливается. Соответственно, появляются выделенные штатные единицы со всеми вытекающими последствиями: профессиональный профиль, должностная инструкция, система оплаты труда и т.д. По конкретному проекту приданные полномочия, ответственность описаны в уставе. Расширенные требования к правам, обязанностям, умениям и навыкам, образованию и другим параметрам фиксируются в специальном документе, которым является должностная инструкция PM, пример которой представлен далее.
Должностная инструкция, основная часть которой размещена в настоящей статье, также предписывает требования к социально-профессиональному профилю проект-менеджера. Как правило, это специалист с высшим экономическим или техническим (по профилю проекта) образованием в возрасте от тридцати до сорока лет. Он должен иметь опыт руководящей работы в менеджменте операционного или общего профиля (не менее 3 лет). Должностная роль PM выставляет условия к личным качествам руководителя: стрессоустойчивость, целеустремленность, предприимчивость, коммуникабельность и прагматичность. Чтобы полноценно выполнять обязанности, руководитель проекта должен уметь следующее.
Показатели результативности проект-менеджера
Должностные функции и вытекающие из них обязанности являются общим базисом настройки PM на результат проекта. Гораздо лучшим ориентиром служат для мотивирования менеджера цели, продукт, задачи проекта. Исходя из критериев успешности уникальной (проектной) задачи, формируются ключевые показатели результативности (КПР или KPI). Ниже приведен традиционный перечень KPI в порядке снижения их применимости:
Примерами последнего KPI могут быть показатели, взятые напрямую из количественных параметров не только задачи верхнего уровня, но и декомпозированных подзадач. Например, снижение времени ожидания, снижение количества жалоб, уменьшение оттока клиентов, привлечение числа новых покупателей и т.п. Здесь весьма благодатно могут быть применены практически все средства BSC (системы сбалансированных показателей).
В данной статье нами была рассмотрена центральная фигура проектного управления – project manager. Многообразие направлений проектной деятельности, тип организации компании диктуют совершенно разные подходы к таким управленческим элементам, как функции, должностные обязанности, профессиональный профиль PM. В первую очередь, все это необходимо куратору проекта и сотруднику службы персонала. Проект-менеджеру это также важно. А еще более важным для него является, какие ему приданы ресурсы, предоставлены полномочия и выставлены показатели. Таков полный комплекс организационно-мотивационных средств в применении к ключу успеха в проекте.
Руководитель проекта
Привет всем в данной статье я бы хотел поделиться опытом и обсудить, что должен делать и как вести строительный объект руководитель проекта, чтоб его не завалить и принести прибыль компании.
Для начала давайте разберемся, что входит в обязанности руководителя проекта на стройке. Поначалу мне вообще было не понятно, что это за должность. Я знаю структуру директор, начальник строительного участка, инженер ПТО, сметчик, прораб, бригада, но эта структура подходит для небольших организаций.
На крупных стройках и больших компаниях есть руководитель проекта, у которого в подчинение вся структура, перечисленная выше и в его обязанности входит распределение денежных ресурсов. Он отвечает за выбор и заключение договоров между подрядчиками, за результаты работ перед заказчиком и отчитывается перед собственниками фирмы за результаты строительства.
У меня нет четких правил идеального руководство большими проектами, есть не большой опыт, есть наблюдения за работой некоторых руководителей и есть мнение, как надо правильно руководить стройкой. Я работал со многими руководителями у кого-то хватало опыта работать с серьезными объектами, отвечать за свои решения, а кто-то пускал все на самотек и искал крайних в своем окружение, в случае провала.
Моя трудовая карьера на стройке начиналась с рабочих профессий, по окончанию института работал прорабом в фирмах, которые специализируются на одном виде работ, устройство промышленных полов.
Помню свои чувства, когда я приезжал на строительный объект и общался с заказчиком так, будто про устройство полов, кроме меня на стройке никто не знает. Считал, что все должны уделять нам большое внимание так как бетонные полы самая важная часть в здании. Требовал от руководителя проекта уделять нам больше внимания и злился, когда заказчик не мог что-то предоставить из материалов или спланировать наши работы с другими подрядчиками.
Не совсем понимал нервное состояние руководителя проекта на объектах, ему постоянно звонят, постоянно подходят подрядчики со своими вопросами.
Работая в узкоспециализированных фирмах мне было не интересно разбираться с руководством проектов на стройке. Задачи у меня были простые выполнить работы, подписать у заказчика акты и уехать с объекта. Как дальше будут строить, как сдадут государственным органам, как запустят в эксплуатацию строительный объект, мне было не интересно.
Руководитель проекта, взгляд со стороны
Первый раз меня впечатлила работа руководителя проекта на стройке завода Северсталь г. Балаково. Я участвовал в проекте по устройству дорог и начало строительства завода происходило с моим участием.
Иногда ходил на еженедельные планерки, где собирались представители генподрядчика, подрядчиков и заказчика. Руководитель проекта от Северстали на этих планерках обычно садился где-нибудь в уголке слушал, как проходит планерка, какие проблемы у подрядчиков, что им отвечает представитель генподрядчика и периодически высказывал свое мнение, что следует делать, а что нет.
Меня впечатлили знания и опыт этого руководителя, он отвечал на любые вопросы подрядчиков по фундаментам, электрики, устройству дорог, поставке и монтажу промышленного оборудования и т.д. Он был всегда спокойный и я не припомню случая, чтоб он ругал подрядчиков из-за срывов сроков или ошибок на стройке.
После Северстали я начал набираться опыта в общестрое, работал в разных городах, на разных объектах, в разных фирмах и нигде больше не встречал таких компетентных руководителей. В основном на объектах были проблемы связанные со срывом графиков, работой в убыток и руководители метались из одной крайности в другую.
Приведу примеры работы некоторых руководителей проектов и выскажу свое мнение по поводу, что было правильно в их работе, а что нет.
Например, работал в Нижегородской области, прорабом вахтовый метод по 12 часов без выходных. Фирма строила железнодорожный комплекс, который состоял из различных зданий и проекта по устройству железной дороги (подъездные пути). На стройке кроме руководителя проекта, был один начальник участка (которые долго не задерживались) и несколько прорабов на объекте, каждый отвечал за ведением работ на своем участке, например строительство локомотивного ДЭПО, склада, пожарного водохранилища и т.д.
На этой стройке мы ежедневно, после 12 часового рабочего дня, собирались в вагончики руководителя проекта и докладывали, что было сделано за сегодня, сколько арматуры связали, сколько бетона залили и т.д. Руководитель проекта хотел быть в курсе всего, что происходит на объекте, но мало, что понимал в строительстве.
Уходило много времени на разъяснение технических моментов, в итоге если что-то не получалось на стройке по ряду причин всегда крайними были начальники участков. На этом объекте заказчик четко контролировал график производства работ по программе PRIMAVERA, в котором можно видеть, как идут работы с отставанием или нет по дням.
В договоре было прописано условия о срывах сроков, начислялся штраф за каждый день просрочки в размере какого-то процента от общей суммы. На стройке было отставание по графику и заказчик на планерках постоянно нагнетал обстановку, пугал штрафами.
На этом объекте всегда крайними были начальники участка, руководитель проекта ни при чем, он же не знает все, что происходит на стройке. Если ты руководишь стройкой, то должен разбираться сам в проекте, отслеживать график и знать причины отставания, а не только распределять деньги и подписывать договора.
На другом объекте был руководитель, который просто решал все проблемы. Например, я построил ремонтную мастерскую с кран балкой и чтоб ее проверить необходимо, найти груз с определенным весом, взвесить его на какой-нибудь весовой получить акт, подтверждающий этот вес, привезти на объект, провести испытание и подписать акты у заказчика.
Озвучив этому начальнику, что надо сделать, чтоб сдать кран балку заказчику и подписать акты выполненных работ он принимает простое решение, иди и ищи сам. На мои возражения, что на это есть снабжение и где я буду искать, в чужом городе он ничего слышать не хочет.
Получается так, ты озвучиваешь проблему, надеешься, что ее помогут решить, а тебе говорят сам ею занимайся. Такого руководителя на второе или третье обращение начинаешь посылать на три букву в открытую и плевать, что потеряешь работу. В этой ситуации руководитель проекта четко должен понимать, кто и за что отвечает в его структуре.
Несмотря на то что руководитель решает все вопросы, разбирается в строительных проектах, четко налаживает работу своей структуры, но работа не идет. Причины простые, фирма заключила договор, начала работать, но не просчитав все риски, которые появились во время строительства.
В процессе строительства выясняется, что объект убыточный и своих средств не хватает вся надежда на заказчика, который платит с задержками или за выполненный объем работ, через 2-3 месяца, который не покрывает всех расходов.
В этой ситуации, когда нет денег на то чтобы заправить технику, закупить материалы и даже заплатить рабочим начинаются отставания по графикам. На планерках нечего сказать заказчику, так как нельзя озвучить, что у фирмы нет денег и поэтому мы не работаем, вышестоящее руководство просит об этом умалчивать и обещает, что вот завтра будут деньги все купим и оплатим. Наверно в этом положение руководитель проекта должен иметь крепкие нервы и уметь находить слова, чтобы сгладить не здоровую ситуацию с заказчиком.
Другая обстановка, в подчинение у руководителя проекта друзья или родственники, отвечающие за ведение работ на стройке. Допустим, идет срыв сроков по причине плохо организованной работы на площадке. Рабочие не работают, наплевать им на объемы, прорабы не делают заявки на материалы и рабочим строить не из чего, работы выполняются не качественно и как следствие приходиться переделывать.
Руководитель проекта, когда узнает о причинах отставания и начинает ругать своих работников (друзей или родственников), то они в ответ говорят, что это нормально, ничего страшного в этом нет, будем исправлять. Если ты видишь, что в твоей структуре кто-то не может вытянуть возложенные на него обязанности, то его надо понижать или выгонять, а не слушать о том, что без него ничего не решиться.
Со стороны, конечно, хорошо рассуждать, у меня нет правил по руководству проектами и редко встретишь четко организованную работу на стройке. Я считаю, что надо с самого начала строительства продумать и организовывать структуру руководства, привлекать только опытных специалистов.
Если ты видишь, что работник не тянет (хотя на собеседование тебе наплел, что все знает и участвовал во всех стройках России), то увольнять или понижать его. Самому изучать проект, вести таблицы хода строительства и корректировать их ежедневно. Проводить ежедневные пятиминутки с начальниками участков, прорабами выделять главные задачи и решать их.
Бывает так, что проблемы, которые не решаются своевременно ведут за собой другие. Например, не сделанная заявка или задержка оплаты на материалы, не сделанные акты скрытых работ, не проведенные вовремя лабораторные испытания бетона, сварных швов и т.д., все это приводит к срыву сроков, к срыву оплаты за выполненные работы. Кто как не руководитель проекта должен быть в курсе всего этого и спрашивать с ответственных лиц за плохое ведение работ.
Ну и напоследок на этой должности надо иметь крепкие нервы, так как психологическое давление со стороны заказчика и собственника бывает сильное. Так же может вам будет интересно почитать чем занимается на стройке главный инженер.
Буду рад вашему мнению как должен работать руководитель проекта на стройке, пишите в комментариях.
Ваша благодарность за мою статью это клик по любой кнопке ниже. Спасибо!