Иерархическая структура работ (ИСР)
Есть такой мощный инструмент, про который, уверен, многие слышали, но мало кто знает как его использовать. Называется он «Иерархическая структура работ» (ИСР). Она же структурная декомпозиция работ (СДР), она же Work Breakdown Structure (WBS). С помощью нее можно делать много интересных вещей, о которых я сейчас вам последовательно расскажу на примерах и картинках.
Что такое ИСР? Способы отображения и кодировка элементов.
Иерархическая структура работ (далее ИСР) — это разбиение вашего проекта на более мелкие и измеримые части. ИСР описывает все результаты/работы, которые должны быть получены/выполнены для завершения проекта. Все, что не вошло в ИСР в рамки проекта не входит.
Часто ИСР представляют в виде диаграммы, где нижние уровни являются декомпозицией верхних. «Часто» — далеко не означает «всегда», как вы понимаете, поэтому ИСР также может быть представлена в виде:
Все элементы ИСР имеют специальную кодировку, смысл которой — присвоить каждому элементу уникальный номер.
Самый верхний уровень имеет код 0 (ноль) и его часто именуют просто: «проект». Элементы первого уровня нумеруются последовательно от 1 до количества элементов на уровне (обычно не более 7). Второй и последующие уровни нумеруется таким образом, чтобы элемент сохранил ссылку на вышестоящий, например «1.2.4″. Чтобы лучше понять о чем идет речь, посмотрите на пример диаграммы.
В некоторых случаях иерархическая структура работ содержит специальное дополнение, т.н. «словарь ИСР«. Это чаще таблица, которая помогает правильно прочитать вашу диаграмму:
Зададимся двумя вопросами:
Иерархическая структура работ. Принципы декомпозиции
Разные менеджеры по разному подходят к этому вопросу. Существует несколько популярных способов:
По фазам жизненного цикла
Например, ваш проект выполняется по таким фазам: Продажа, Аналитика, Проектирование, Дизайн, Продакшн, Верстка и т.д. Вы можете представить все эти объекты на первом уровне, чтобы дальше разбить их на более измеримые кусочки.
Это удобно, когда у руководителя проекта и заказчика нет разногласий по набору фаз проекта, а также каждая фаза имеет понятый всем участникам набор результатов.
По ключевым результатам проекта (deliverables)
Например, проект по внедрению системы управления транспортом может иметь такой набор результатов: Информационная система, Карты для маршрутизации транспорта, Векторные графы дорог и маршрутов, Механизм поддержки, Обученный персонал, Оборудование.
Эти результаты удобно отразить на первом уровне, чтобы заказчик ясно и точно видел, что будет сдано ему по завершению проекта. Здесь важно помнить, что если результат не представлен на ИСР, то в проекте он не будет получен.
По организационной структуре проекта
Например, в вашем проекте есть 4 структуры, которые вовлечены в реализацию проекта:
Очень удобно показать структуру результатов проекта, распределенную по всем участникам проекта, до подписания контракта.
По источникам финансирования
Например, проект выполняется с использованием своих и заемных средств. Наверняка спонсоры захотят увидеть, какой именно результат будет получен и за чьи инвестиции.
По подпроектам
Иногда можно использовать смешанный подход: на первом уровне фазы проекта, на втором организационные структуры, на третьем — результаты.
Главное — не запутайтесь. Важно, чтобы выбранный подход к декомпозиции позволил оценить весь объем проекта.
Иерархическая структура работ. Глубина декомпозиции
На этот счет есть только несколько практических рекомендаций:
Лирическое отступление: ИСР — это инструмент планирования объема проекта, а не задачник. Поэтому вполне нормально, когда вы декомпозировали результаты до 5-10 рабочих дней, а последующую декомпозицию сделаете после подписания бюджета.
на выполнение данного элемента нужен 1 человек. Иными словами, если для выполнения элемента потребуются трое, например, аналитик, разработчик и тестировщик, то нужно продолжить декомпозицию, чтобы определить, за какой результат каждый из них будет отвечать.
Проверка корректности и достаточности ИСР в принципе не сложная:
Промежуточный итог
Иерархическая структура работ: понятие и назначение. Управление проектами
Каждый проект имеет цели и этапы внедрения. Внедрение проекта подразумевает наличие целей, определённых видов деятельности, навыков и умений. На каждом этапе требуется управление процессом. Это сложное, креативное искусство координации всеми ресурсами, задействованными в реализации проекта: людскими и материальными.
Основные понятия
Управление проектом – процесс с безграничным потенциалом. Несмотря на это, все типы действий возможно предсказать. На протяжении всего жизненного цикла проекта применяются современные методы и технологии управления. Цель: достичь определенных результатов, заложенных по составу, объему, стоимости, качеству и временных затрат в проекте. В конечном итоге, все участники этого процесса должны быть удовлетворены результатом.
Самый первый и главный инструмент – это определение содержания проекта. Здесь важно такое понятие, как иерархическая структура работ (ИСР). Создать правильный настоящий документ в теории просто, но практически, как правило, это оказывается сложным процессом, который требует своей специфики и нюансов.
ИСР – полностью определяет содержание проекта и ориентированная на его результаты. Для определения целей и состава этапов отлично подходит методика: структура декомпозиции работ (СДР), или на английском WBS. Ещё эту методику называют СРР, что означает структура разбиения работ. Но чаще всего используют аббревиатуру ИСР.
В результате творческой деятельности всей команды рождается официальный документ, разъясняющий содержание проекта и его составные части. Работы, не включенные в ИСР, не относятся к проектным. Сам документ может содержать несколько уровней, каждый элемент которого уникален, имеет код и, по правилам, должен быть описан в словаре СДР.
Методика, по которой создаётся иерархическая структура работ для достижения успеха
Значение ИСР с ростом масштабов задачи тоже возрастает. Это один из ключевых факторов успеха. ИРС служит для:
Все элементы, которые имеет иерархическая структура работ, выполнены в удобной графической форме. Такая подача имеет преимущества перед списочным. За счёт коллективного труда при создании ИРС, уровень коммуникаций повышается, достигается наилучшая наглядность, мониторинг и контроль. Поданная в графической форме информация позволяет визуально охватить всю схему.
Пакеты и словари
Важный элемент, который имеет иерархическая структура работ – это пакеты, включающие списки операций, необходимых для достижения результата поставленной задачи. Благодаря этому, работы выполняются без нужды в дополнениях. Он даёт возможность увидеть реалистичную оценку и измеримый результат. Такой пакет вполне пригоден для передачи подрядчику.
Ощутимую помощь для реализации работ играет специальный словарь. Он даёт возможность толковать все элементы и термины, которые имеет иерархическая структура работ проекта, а менеджеру – определить границы ответственности для каждого члена команды. Это необходимо, во избежание дублирования операций.
В словаре указываются: номера элементов; их названия; время, отведённое для реализации определённой операции; порядок действий элементов; ожидаемый результат и ответственные на каждом участке проекта.
Элементы
Разрабатывается иерархическая структура работ проекта целой командой, используя метод интеграции. Все моменты проекта разбиваются последовательно: цели, результаты, критерии, достижения, продукты, функциональные зоны, объемы, технические требования. Условия, необходимые для создания структуры работ, следующие:
Чтобы организация работ прошла успешно, структуру составляют полной, но не избыточной.
Элементы верхних уровней обязательно совмещают со всей организационной структурой. Элементы нижнего уровня не должны иметь избыточных размеров, но вполне достаточными для реализации поставленной задачи и осуществления контроля.
Чтобы разбить результаты проекта на элементы, существуют два основных подхода: функциональный и продуктовый. На одном уровне совмещать эти критерии нельзя. Однако на разных – это даже очень целесообразно. Ещё важно не смешивать управленческие и содержательные работы. Продуктовый подход нужен для того, чтобы заказчик мог видеть, когда и какие продукты ему будет сдавать менеджер. Функциональный – для взаимодействия менеджера с исполнителями и назначения ответственных за отдельные участки работы.
Подходы
Если организация работ по проекту будет происходить в несколько этапов, можно использовать подход, исходящий из кубической структуры проекта.
На верхнем уровне разбиваются результаты, исходя из этапов жизненного цикла. После, выполняется структурирование по проектным продуктам. На завершающем этапе, пакеты работ комплектуют по функциональному критерию или согласно видам деятельности.
Для руководства проекта, построение иерархической структуры работ и вся ключевая информация, необходимая для этого, заложена в уставе. Описание содержательных работ делают в первую очередь. После этого можно формировать описание управленческого блока. Его обычно выделяют в условный модуль, как «Система управления проектом». Кроме того, на первом уровне иерархии формируют модули по проектной документации и объекту, сданному в эксплуатацию.
Часто к реализации проекта подходят непрофессионально, игнорируя ИРС. Такой подход в лучшем случае приведёт к множеству ошибок, на исправление которых пойдёт большое количество материальных и физических затрат.
Декомпозиция
Чтобы результат был получен в том виде, какой был задуман изначально, при этом было затрачено минимум ресурсов необходимо подходить к реализации проекта профессионально. Вот для чего предназначена иерархическая структура работ – эффективный инструмент менеджеров.
Декомпозиция производится пока:
Если элемент можно выполнить вполне быстро (до 10 рабочих дней), то декомпозиция считается выполненной.
Этапы ИРС
Ценной помощью при планировании может стать экономическое моделирование. Правильно разработанная функциональная модель позволит сократить время детализации операций и детально продумать приоритетные операции.
Для составления оптимального расписания работ по проекту разработано достаточное число методов, среди которых: метод эвристического подхода и критического пути. Расписания выгодно представить в виде диаграммы контрольных точек (события нулевой длины, соответствующего моменту достижения результата и наступления важных этапов в проекте). Такая диаграмма отражает реальные и планируемые сроки.
Иерархическая структура работ. Декомпозиция проектных работ
ПЛАНИРОВАНИЕ
Результат планирования проекта
Основная цель планирования заключается в разработке плана проекта. При разработке плана проекта в качестве основы используют документацию этапа инициации проекта.
С учетом уточненных целей определяется объем и виды предстоящих работ – тех видов деятельности, которые необходимы для достижения конкретных результатов (конечных продуктов нижнего уровня). Строятся структурные схемы планируемых работ, отражающие степень их соподчиненности (главная – вспомогательная, более общая –часть общей), логическую взаимосвязь (до завершения работы А нельзя начинать работу Б, работы В и Г независимы и могут выполняться параллельно и т.д.).
Затем производится оценка длительности планируемых работ и составляется календарный план-график, содержащий сведения о работах, последовательности и времени их выполнения. Проводится детализированное описание отвечающих за выполнение работ, определяется степень их ответственности, форм участия в работах.
С учетом этих данных уточняются виды и объемы необходимых ресурсов, строится график их поступления. Корректируется объем ожидаемых затрат и составляется детализированный бюджет проекта. Производится идентификация и оценка рисков, разрабатывается план реагирования на риски.
Из-за многомерности исходной информации, ее фрагментарности в ходе планирования не один раз приходится возвращаться к тому, что уже было разработано. Иногда возникает необходимость повторно пересматривать и содержание, и порядок уже намеченных работ.
На всех стадиях проектирования производится многократное уточнение планов путем перехода от более укрупненного описания предстоящих работ к более детальному. Часто ближайшие по времени части проекта планируются подробнее, чем более отдаленные. Такой подход к планированию называется «методом набегающей волны». Но любой цикл планирования начинается с уточнения цели предстоящей работы.
Цель всегда должна быть связана с проблемой, для решения которой реализуется данный проект. Правила ее формулировки детально рассматривались при описании СМАРТ-теста. Главное в формулировке цели – конкретность планируемого результата, ясность измерения его успешности.
Основные составляющие планирования. Методы и техники планирования проектов
Иерархическая структура работ. Декомпозиция проектных работ
Уточненные цели, иерархия которых может быть представлена в виде описного ранее «дерева целей», позволяет уточнить и детализировать перечень предстоящих работ. Ориентированную на результат взаимосвязь частей проекта, его содержание, часто представляют в виде иерархической структуры работ (ИСР) проекта.
Пошаговая разработка ИРС может быть проведена в следующем порядке:
— обозначение всего проекта в целом – высший уровень иерархии;
— выделение фаз проекта с указанием крупных промежуточных результатов (вех) – второй уровень иерархии;
— определение пакетов работ с учетом деления крупных результатов на более мелкие – третий уровень иерархии;
— определение работ с учетом деления пакетов работ на более мелкие – четвертый уровень иерархии;
— выделение входящих в состав отдельных работ операций – пятый уровень иерархии.
Детализацию путем дробления следует прекратить на том уровне иерархии, на котором можно назвать конкретного исполнителя операции, указать длительность этого элемента работы, оценить его трудоемкость. Обычно такая возможность появляется на третьем – шестом уровнях иерархии. В ИСР наряду с работами также могут указывать значимые для эффективного управления контрольные события.
На рисунке 1 показан общий вид ИСР проекта, включающий такие иерархические уровни, как проект в целом, фазы проектных работ, пакеты работ, отдельные работы, элементарные операции.
Для уменьшения повторных уточнений ИСР при ее построении используется «метод набегающей волны». При этом работа, которая уже на подходе, планируется с полной детализацией, а отдаленная по времени – с неполным раскрытием иерархических уровней.
Декомпозиция проектных работ – деление их на поддающиеся управлению элементы – производится по следующим правилам:
— элементы нижнего уровня иерархии служат составляющими элементов верхнего уровня иерархии;
— декомпозиция элемента на элементы нижеследующего иерархического уровня ведется по единому основанию (это либо более детальное описание каких-то функций, либо составные части какого-то результата и т.п.).
Дальнейшая декомпозиция становится излишней, если, как мы уже отмечали:
— очевиден исполнитель данной работы (операции);
— вся целиком работа (операция) ясна исполнителю;
— понятны сроки, трудоемкость и необходимое ресурсное обеспечение для успешного завершения данной работы.