Материальный отчет по форме М-19
Составление материального отчета по форме М-19 востребовано в основном в крупных компаниях строительного направления. Данный отчет относится к первичной документации и должен оформляться строго определенным образом.
Кто заполняет материальный отчет
Документ заполняет материально-ответственный сотрудник предприятия, занятый в строительных работах: начальник строительного участка или непосредственный исполнитель, а также уполномоченный сотрудник отдела бухгалтерии.
Обязательно ли применение документа
С 2013 года обязательное использование унифицированных форм первичной документации отменено, поэтому пользоваться данным бланком или нет каждая организация решает в добровольном порядке. При этом, если решение положительное, то требование по применению формы М-19 нужно прописать в учетной политике фирмы.
Для чего нужен отчет
Материальный отчет – документ, который позволяет контролировать и отслеживать движение строительных материалов, а именно — их поступление и расход.
В учитываемые материалы можно включать любые виды строительных изделий: кирпичи, бетон, краски, цемент, гвозди, черепицу и т.д. В числе прочего в бланк вносятся и те виды материалов, с которыми в период составления отчета не происходит никаких действий – это позволяет учесть все без исключения товарно-материальные ценности, находящиеся на складе и сделать отчет более полным и информативным.
Что необходимо сделать для того, чтобы составить правильный отчет
Порядок формирования документа включает в себя ряд определенных операций.
Правила составления материального отчета и его образец
На сегодняшний день для того, чтобы заполнить материальный отчет, организации могут выбрать один из двух вариантов: собственный шаблон документа, утвержденный в учетной политике предприятия, или унифицированный бланк по форме М-19, разработанный на уровне законодательства и рекомендованный к применению. При этом второй вариант предпочтительнее, поскольку не нужно думать над структурой и содержанием документа — в стандартную форму уже внесены все необходимые колонки и строки.
Заполнение титульного листа
Первым делом в отчет вносятся сведения на титульный лист. Сюда вписываются:
Вверху титульного листа слева и справа расположены строки для визирования уполномоченными на проверку отчета лицами: бухгалтера и начальника структурного подразделения.
Заполнение второй страницы формы М-19
На второй странице формы М-19 таблица, в которую по порядку вписываются:
Заполнение третьей страницы
Здесь в таблице указываются:
Правила оформления отчета
Бланк можно заполнять от руки (если он распечатан) или на компьютере (намного быстрее и удобнее). Отчет формируется в одном экземпляре, а при необходимости делаются его копии.
В документе должны стоить подписи всех ответственных за его составлении лиц, в том числе материально-ответственного работника и бухгалтера.
Заверять документ при помощи печати организации строгой необходимости на сегодня нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право применять в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена в их внутренней учетной политике.
Сколько времени и как хранить отчет
Отчет, как и все прочие первичные бухгалтерские документы, должен храниться в отделе бухгалтерии в отдельной папке в течение периода, установленного локальными нормативно-правовыми актами или срок, прописанный в законодательстве (но не менее пяти лет). По истечении срока давности заполненный бланк можно уничтожить (при этом утилизация должна проводиться также в определенном порядке).
Форма М-29. Отчет о расходах материалов в строительстве
На сегодняшний день унифицированной формы по отчету и фиксации затраченных объемов строительных материалов на стройках нет. Ранее общеприменимым и обязательным был документ по форме М-29, который относился к первичной документации строительных фирм. Однако, несмотря на отмену с 2013 года использования единого образца этого документа, он по-прежнему широко распространен в своем прежнем виде. На основе него проводится списание стройматериалов на себестоимость работ. Этот же документ позволяет сопоставить данные по заранее запланированным расходам, исходя из норм и фактического потребления материалов.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кто заполняет документ
Основная обязанность по заполнению формы М-29 входит в компетенцию прорабов или начальников стройучастков, которые в течение некоторого периода времени вносят в него все требуемые сведения, касаемо реального использования стройматериалов. Информацию же по нормам расходования материалов вписывается сотрудниками производственно-технических отделов. А проверяется и подписывается отчёт о расходах материалов специалистами бухгалтерии и руководителем строительной организации.
При этом проверка документа должна производиться помесячно, чтобы своевременно выявлять допущенные нарушения по нормам расхода материалов и предотвращать их в дальнейшем.
На каждый отдельный строительный объект заполняется свой отчет. Документ может иметь дополнительные листы, поэтому его объем неограничен.
Основанием для составления отчета служат общеутвержденные и местные нормы расходования стройматериалов, «первичка» по учету материала, сведения из журнала учета выполненных работ и т.д.
Инструкция по заполнению отчёта по форме М-29
Открывает документ титульный лист, который включает в себя наименование строительного объекта, а также период ведения работ (дата их начала и окончания). Тут все понятно и никаких затруднений эта часть вызвать не должна.
Далее идет первая основная страница отчета, которая заполняется специалистами производственно-технического отдела предприятия перед тем, как строительная бригада приступит к своим трудовым обязанностям. В ней прописываются нормы по расходу того или иного материала на строительство. В первую графу вносится конкретное название работ, их код (если такое кодирование применяется), единица измерения затрачиваемых на их проведение материалов (метры, килограммы, кубы, штуки и т.д.).
Далее вписывается обоснование норм расхода (здесь указывается ссылка на разделы, таблицы, пункты сборников, которыми пользуются для высчитывания норм инженеры ПТО данной строительной организации) и сама норма (на основании все тех же документов).
Вторая страница отчета отведена для внесения числовых данных по объему расхода материалов.
Цифры сюда должны вноситься регулярно, после окончания каждого отчетного месяца.
Заполняет этот раздел сотрудник, ответственный непосредственно за ведение работ и расходование материалов на объекте (начальник участка или старший прораб).
Заполнение второго раздела отчёта по форме М-29
В этот раздел вносятся данные по фактическим затратам стройматериалов и результаты сопоставления реальных расходов и установленных норм (это может быть как экономия, перерасход или же нулевой показатель). Определяются эти результаты помесячно в виде вычитания из фактических расходов заранее установленных норм.
Перерасход необходимо указывать со знаком «минус», а экономию со знаком «плюс». При наличии перерасхода в дальнейшем прораб участка должен написать объяснительную (также по специальному образцу).
Все сведения вписываются напротив каждого наименования материалов, изделий и конструкций в соответствующем столбце месяца. 
Затем в столбец «списать на себестоимость» вносится цифра по количеству материалов, которые подлежат списанию. Если количество реально израсходованных материалов меньше того, что рассчитано по нормам, к списанию на себестоимость следует внести фактический расход.
Если же ситуация с точностью, да наоборот, но выявленный сверх меры расход материалов вызван необходимостью и аргументирован (например в силу производственных причин), то на себестоимость строительных и монтажных работ списывается столько материалов, сколько разрешает отдельным распоряжением руководитель предприятия.
Вся вышеозначенная информация должна быть заверена прорабом или начальником участка, а также, после проведения анализа и проверки – подписями специалиста производственно-технического отдела, бухгалтера и начальника строительной организации (в данном случае, главного инженера).
В последнюю страницу документа вносятся итоговые данные по расходу стройматериалов, по году и с начала строительства. Эти цифры вполне могут совпадать, если период строительно-монтажных работ был в рамках одного года.
Форма м-29 в сметном деле
Для списания материалов в строительстве используется журнал по форме М-29. Данный журнал позволяет отслеживать поступление и использование материалов на строительной площадке. Всему нужен учет и контроль, а уж тем более строительным ресурсам. Данный документ часто заполняется совместно со сметчиком.
Форма М-29 в сметном деле
Списание материалов в М-29 производится, как правило, при выполнении строительно-монтажных работ практически на любом объекте. Образец заполнения формы М-29 чаще всего существует в каждой строительной организации.
Поэтому пример образца заполнения формы М-29 не составляет труда обнаружить при работе с актами на выполненные работы и при подготовке всех отчетных документов, связанных со сдачей объекта. Кроме того, пример заполнения М-29 можно найти на специализированных сайтах и прочих источниках информации.
Кроме формы М-29, отчет о расходе материалов может быть предоставлен и в другой форме. Более того, бывают случаи, когда отчет о материалах и прочих ресурсах необходимо предоставить не только по факту выполненных работ, но также и на основании сметной формы на тот или иной вид строительно-монтажных работ.
Списание материалов по форме М-29
Пример составления М-29 в строительстве, как отмечалось выше, чаще всего создается по факту выполнения работ на том или ином объекте. Более того, форма М-29 связанна непосредственно с формой КС-2. Акты КС-2 в свою очередь являются актами на выполненные работы.
Прежде чем понять, что это — документ М-29, следует кратко получить понимание об актах по форме КС-2. Как было отмечено выше, форма КС-2 является актом на выполненные работы. Примечательно, что составление актов может быть как на каждый отчетный месяц, так и один раз за весь период строительства. Второй вариант случается значительно реже, чем первый, но, тем не менее, он существует.
На рисунке 1 приведена форма акта КС-2, которая будет полезна в дальнейшем при понимании того, что это в строительстве — М-29. Как видно, приведенная форма акта КС-2 содержит в себе расценки из сметно-нормативной базы ФЕР. Каждая расценка, как из ФЕР или ТЕР, так и из ГЭСН, содержит в своем составе данные о ресурсах, которые необходимы для выполнения объема работ в каждой норме.
На основании ресурсной части, а именно на основании используемых материалов, составляется образец списания материалов по форме М-29. Ведь так как форма М-29 является отчетом о расходе основных материалов, именно ресурсная часть КС-2 играет важную роль в составлении данного документа.
Однако чаще всего отчет М-29 составляется один раз на каждый объект строительства. Кроме того, документ данного типа ведется на протяжении года и является неким итоговым отчетом о расходе материалов на объекте в целом. Однако промежуточный отчет о расходе материалов, как правило, предоставляется ежемесячно. Обычно ведением и занесением сведений в форму М-29 занимается производитель работ или начальник участка на объекте.
Необходимо также отметить, что образец формы М-29 должен присутствовать на каждом отдельном объекте строительной компании. То есть если организация одновременно производит строительно-монтажные работы на нескольких объектах, то для каждого из них составляется отдельный отчет о расходе материалов.
Кстати, следует также иметь в виду, что М-29 является не единственной отчетной формой о расходе материалов на объекте. Помимо указанного документа могут быть составлены также отчет о расходе материалов другой утвержденной для объекта формы. Кроме этого, могут присутствовать различные связанные документы, например, образцы заполнения ведомости смонтированного оборудования по форме 5 и прочие.
Основной целью списания материалов по форме М-29 в строительстве является сопоставление материалов, которые были запланированы и закуплены для производства того или иного вида работ, с материалами, которые фактически были использованы при проведении строительно-монтажных работ на объекте.
Образец заполнения формы списания материалов М-29
Форма 29 на списание материалов, составленная на основании акта КС-2, продемонстрированного на рисунке 1, приведена на рисунке 2. Следует отметить, что, так как акт о выполненных работах КС-2 не имеет в обосновании какой-либо реальной сметы, все данные приведены в нем спонтанно. Поэтому примененные расценки и объемы в них носят лишь демонстрационный характер.
Кстати, существует возможность скачать бесплатно бланк калькуляции или другого схожего документа, на основании которого в дальнейшем происходит составление формы М-29. Однако чаще всего данная форма создается на основании именно КС-2 и сметных форм различного вида, а также на основании некоторых прочих документов, о которых будет написано далее по тексту.
Итак, прежде всего, как можно увидеть на рисунке 2, списание материалов по форме М-29 происходит с указанием наименования документа и отчетного периода за какой-либо промежуток времени. После этого должно быть указание на лицо, осуществляющее сопоставление материалов по данной форме.
Следует также отметить, что если на объекте строительно-монтажные работы ведутся под наблюдением нескольких производителей работ, мастеров или начальников участка, то образец заполнения отчета М-29 предоставляется старшим прорабом на объекте. Также необходимо обозначить, что промежуточные отчеты по данной форме должны предоставляться для утверждения в бухгалтерию строительной организации ежемесячно.
После указания всех необходимых данных в «шапке» документа, образец заполнения формы М-29 в строительстве предполагает заполнение основной части. Как можно увидеть на рисунке 2, основную часть формы составляет таблица, в которую заносятся сведения из различных источников.
Таблица списания в М-29 имеет следующие основные столбцы:
Далее в бланке списания материалов по форме М-29 идет перечисление всех ресурсов, которые необходимы для строительства объекта в целом. Общее количество материалов распределяется по работам, внесенным в первый столбец формы, с указанием необходимого количества для одной единицы работ и фактического количества материала.
Скачать бесплатно бланк М-29 не составляет особого труда. Однако следует отметить, что удобнее и быстрее всего получить этот бланк из специализированных сметных программ и программных комплексов на основании уже готового акта КС-2.
Образец заполнения М-29 на основании КС-2
Для более ясного понимания о заполнении отчета по форме М-29, лучше всего провести анализ связи между отчетом и формой КС-2. Для этого следует снова обратиться к формам, приведенным в качестве примера на рисунках 1 и 2 в данной статье.
Итак, следует обратить внимание, что первой позицией в акте КС-2 указана норма под шифром ФЕР11-01-006-01. Данная норма находится в сборнике 11, который объединяет в своем составе расценки на устройство полов и на сопутствующие данному виду строительства работы. Эта информация может помочь при ориентировании во время заполнения образца списания материалов в строительстве по М-29.
Таким образом, в бланк М-29 на рисунке 2 также первой позицией включена норма под шифром ФЕР11-01-006-01, о чем свидетельствует номер расценки в третьем столбце таблицы. Кроме этого, в данном столбце могут быть указаны не только расценки из сметно-нормативной базы ФЕР, но также ГЭСН, ТЕР и прочих баз сметных расценок.
Примененная норма под шифром ФЕР11-01-006-01 предусматривает строительные работы по устройству гидроизоляции пола. Это наименование работ обозначено в первом столбце унифицированной формы М-29 на рисунке 2.
Кроме того, образец М-29 содержит такие данные о норме, как единица измерения работ и количество выполненных работ для каждой позиции. Так, устройство гидроизоляции в норме ФЕР11-01-006-01 измеряется в 100м2. Объемы выполненных работ, согласно акту КС-2 на рисунке 1, для первой позиции составляют 38м2, то есть для измерителя в 100м2 — 0,38.
Если скачать форму М-29 с пустыми столбцами и строками, то заполнение должно проводиться вручную на основании формы КС-2 или сметы. Обычно заполнением основных данных в организации занимаются специалисты отдела ПТО, а производитель работ указывает фактический расход каждого материала по позициям.
Таким образом, материальный отчет М-29 в первых трех столбцах должен соответствовать набору работ в утвержденном локальном сметном расчете, смете по форме №4 или локальной смете другого вида. Четвертый столбец должен соответствовать объему фактически выполненных работ, учтенных в акте КС-2.
Далее заполнение образца заполнения М-29 происходит на основании ресурсной части каждой расценки. Для краткости в тексте данной статьи будет рассмотрена лишь одна позиция, так как внесение сведений о прочих материальных ресурсах происходит по аналогии.
Как заполнить М-29 в позиции 1 на приведенном примере, становится понятно, если обратиться к первому материалу, учтенному в норме под шифром ФЕР11-01-006-01. Как можно увидеть на рисунке 1, таким ресурсом является холодная битумно-бутилкаучуковая мастика. Данный ресурс также является первым по счету в составе формы М-29 на рисунке 2.
Следует обратить внимание, что столбец с указанием материала при заполнении формы М-29 имеет внутреннее деление на две графы. Первая графа отражает норму расхода на единицу объема работ, то есть в данном случае на 100м2. Вторая графа включает сведения о фактическом расходе материала, который указывается в акте выполненных работ КС-2.
Прочие сведения в примерах заполнения формы М-29
Следует отметить, что акты КС-2 составляются на основании тех данных о выполненных работах, которые были предоставлены производителями работ, мастерами или начальниками участка. Поэтому при списании по форме М-29 материалов не должно возникать никаких неожиданных несоответствий или неточностей.
Однако иногда случается такое, что согласно норме расхода в акте КС-2 учтено одно количество материала, а по фактически выполненным работам объем расхода совершенно другой. В таком случае форма отчета о расходе материалов, составленная с использованием автоматизированных программных расчетов, например, М-29 в «Гранд-смете», не будет учитывать несоответствие.
Как правило, при расходе материала по факту в меньшем или большем количестве, чем учтено в КС-2 и смете, ответственное лицо составляет объяснительную записку с указанием причин такого списания по форме М-29. Объяснительная записка составляется по утвержденной форме внутреннего документооборота в организации.
Помимо прочего, списание материалов в строительстве по М-29 должно учитывать данные из комплектовочной карты на объект. Комплектовочные карты, как правило, составляются специалистами отдела ПТО. В данном виде документа приводятся расчеты об общем количестве того или иного материала, который необходим для строительства объекта. При этом в комплектовочной карте учитываются сведения о поставке, а также плановый расход каждого материала по месяцам и годам.
Как правило, комплектовочные карты имеют внутреннее подразделение на виды строительно-монтажных работ. Кроме этого, информация о материалах может быть сгруппирована по типу материалов: сборные железобетонные изделия, трубы, кабели и т.д. На основании таких упорядоченных комплектовочных документов намного эффективнее составлять и образцы ведомости списания материалов М-29.
Следует также отметить, что образец заполнения акта М-29 на рисунке 2, как уже отмечалось выше, учитывал данные из акта на выполненные работы по форме КС-2. Однако форма М-29 может быть составлена также и на основании журнала учета выполненных работ по форме КС-6.
Журнал учета выполненных работ является особенно актуальным в случаях, когда ведется продолжительное строительство объекта. Обычно при долгих сроках производства строительно-монтажных работ каждый месяц формируются один или несколько актов по форме КС-2, а также по форме М-29.
При завершении строительства и подведении итогов все существующие акты КС-2 вносятся в журнал учета выполненных работ КС-6. В специализированных программных комплексах существует возможность составления КС-6 автоматически, что, в свою очередь позволяет, создать и М-29 на основании данной формы. Например, создание М-29 в «Гранд-смете» на основании КС-6 позволит ускорить процесс списания материалов на любом объекте.
Однако является вполне приемлемым вариантом скачать М-29 и составить данный вид отчетности с помощью подсчетов и заполнения всех граф формы вручную. Этот способ является достаточно длительным, однако запрета на предоставление такого вида документации на сегодняшний день нет во многих организациях.
Таким образом, ведение формы М-29 не является основной обязанностью специалиста сметного отдела. Однако непосредственное участие в создании отчета и в его контроле все же неизбежно.