Как принять участие в тендере: требования к участникам и необходимые документы
Участие в торгах на получение госконтракта — престижное и выгодное мероприятие для любой фирмы. Однако большинство компаний не решаются на этот шаг. Причин много, и самая распространенная среди них — недостаточное понимание процедуры проведения госзакупок. Как же принять участие в тендере и что для этого нужно знать?
Что нужно для участия в тендерах
Вопреки распространенному мнению, не все тендеры являются «заказными», и победить в них могут не только крупные компании: сфера госзакупок строго регулируется законодательством. Выиграть в конкурсе или аукционе без предварительных контактов с заказчиком может любая компания, которая соответствует определенным критериям.
Итак, для того чтобы принять участие в торгах, нужно обратить внимание на следующие моменты:
- знание законодательства и процессов в сфере закупок;
- соответствие требованиям к заявителям;
- соответствие продукта торгов требованиям организатора торгов;
- наличие всей необходимой документации, оформленной по установленной форме;
- финансовое обеспечение заявки.
Знание законодательства и процессов в сфере госзакупок. На сегодняшний день государственные тендеры регулируются Федеральными законами:
- от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон № 44-ФЗ);
- от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее — Закон № 223-ФЗ).
Некоторые моменты применения этих законов закреплены в дополнительных нормативных актах, которыми являются постановления Правительств.
Законодательство регламентирует все этапы проведения тендера:
- объявление торгов;
- сроки и процесс подачи заявок;
- размер обеспечения заявок и контрактов;
- условия изменения или отзыва заявки на участие;
- условия предоставления разъяснений заказчиком по конкурсной документации;
- условия вскрытия конвертов (в случае конкурсов);
- общие принципы определения победителя;
- порядок обжалования действий заказчика;
- порядок заключения контрактов.
Проще говоря, все, что необходимо знать для предварительного знакомства с процедурой организации и проведения госзакупок, можно найти в законах и подзаконных актах.
Соответствие требованиям к заявителям. Требования к участникам установлены в Законах № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, а также других нормативных документах, например в постановлении Правительства РФ от 4 февраля 2015 года № 99. Закон также прописывает, какие дополнительные условия может выдвинуть государственный заказчик.
В основном требования имеют общий характер, например, отсутствие задолженности по налогам. К дополнительным требованиям можно отнести определенный опыт работы и т.д. В целом условия зависят от вида тендера. К примеру, принять участие в открытом конкурсе или аукционе может любое юридическое лицо, которое соответствует общим требованиям к участникам и предоставит необходимый пакет документов. В закрытых тендерах круг поставщиков ограничен: как правило, исполнители приглашаются непосредственно заказчиком, так как такие закупки часто связаны с государственной тайной.
Стоит отметить, что заказчики коммерческих тендеров не обязаны строго выполнять условия законодательства в сфере госзакупок. Они имеют право устанавливать собственные требования к участникам.
Соответствие продукта торгов требованиям организатора торгов. Качественные и количественные характеристики закупаемых товаров или услуг, включая страну происхождения, государственный заказчик устанавливает в соответствии с законодательством. Обычно требования к продукту прописаны в конкурсной документации. Если информации недостаточно, то у заказчика можно запросить разъяснения, которые он обязан предоставить.
Исполнителю необходимо внимательно изучить документацию и прописанные в ней условия, в соответствии с требованиями сделать свое предложение исполнения контракта. Несоответствие продукта условиям ведет к отклонению заявки на участие.
Наличие всей необходимой документации, оформленной по установленной форме. Стандартный пакет документов, который требуется для участия в любом государственном тендере, прописан в законодательстве. Однако заказчик может запрашивать дополнительные документы, не нарушая при этом положения закона. В стандартный пакет, как правило, входит заявка, составленная по образцу, предоставленному заказчиком, предложение по исполнению контракта и документы о компании-участнике. Всю документацию важно оформить и предоставить правильно. На небольшие недочеты заказчик, возможно, не обратит внимания, но более серьезные ошибки приведут к отклонению заявки.
Отметим, что организаторы коммерческих тендеров могут запрашивать документы по своему усмотрению.
Финансовое обеспечение заявки или исполнения контракта. Закон устанавливает, что обеспечение заявки может доходить до 5% от стоимости контракта, а размер обеспечения исполнения контракта — до 30%. Выполнить это обязательное условие можно путем внесения залога или предоставления банковской гарантии. Какой вариант наиболее приемлем, решить может только сам участник.
Суммы контрактов часто бывают значительными, а залог предполагает выведение и замораживание средств из оборота на продолжительный период времени. Поэтому банковская гарантия считается обычно более удобным и эффективным инструментом обеспечения заявки.
Какие требования предъявляются к участникам тендеров
Как уже отмечалось ранее, основные требования к участникам тендеров установлены законодательством. К ним относятся:
- отсутствие у участника задолженности или недоимки по налогам (в случае наличия — веские причины для их обоснования);
- отсутствие у руководителя и других должностных лиц компании-участника судимости в экономической сфере (исключение — погашенная или снятая судимость);
- наличие у участника исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (исключение — контракты на создание произведений литературы или искусства, на финансирование проката или показа национального фильма);
- отсутствие конфликта интересов между заказчиком и участником (то есть первые лица компаний заказчика и исполнителя не могут состоять в родственных связях, так как всем участникам тендера должны быть обеспечены равные условия).
Обязательны к выполнению следующие условия:
- участник тендера не может быть офшорной компанией;
- информации об участнике не должно быть в реестре недобросовестных поставщиков;
- деятельность компании не должна быть приостановлена;
- компания не должна быть ликвидирована;
- компания не должна быть банкротом.
Перечисленные требования вполне выполнимы, подтвердить их можно соответствующими документами. К примеру, предоставление копии отчетов по прибылям и убыткам покажет, что компания ведет успешную деятельность.
При некоторых видах тендеров, например, при проведении двухэтапного конкурса, к участникам могут предъявляться дополнительные требования:
- опыт работы, связанный с предметом госзакупки;
- положительная деловая репутация участника;
- финансовые возможности для выполнения условий контракта;
- необходимое количество профильных сотрудников для исполнения контракта;
- наличие оборудования и других материальных ресурсов для исполнения контракта.
Как уже говорилось ранее, заказчики коммерческих тендеров могут устанавливать свои требования. К ним относится, например, получение аккредитации у компании-организатора торгов.
Какие документы нужны для участия в тендерах
Перед тем, как принять участие в тендере, необходимо собрать пакет документов. Законодательство предусматривает следующий стандартный пакет:
- заявка на участие, заверенная руководителем;
- опись прилагаемых к заявке документов;
- документы о компании (название, адрес, ИНН, свидетельство о государственной регистрации);
- выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (или их нотариальные копии);
- копии учредительных документов;
- справка об отсутствии налоговой задолженности;
- документ, подтверждающий полномочия лица, действующего от имени участника конкурса (копия решения о назначении на должность руководителя или доверенность);
- копия приказа о назначении главного бухгалтера;
- документы, подтверждающие право на преимущество (например, декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства);
- документы, подтверждающие соответствие конкурсанта требованиям к участникам тендеров;
- документы, подтверждающие внесение обеспечения заявки на участие (платежное поручение или банковская гарантия);
- при необходимости: документы, подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком.
Дополнительные документы, которые в рамках законодательства может запрашивать заказчик, предугадать сложно, поскольку этот пакет зависит от типа тендера (строительный, транспортный), а также от тех характеристик, по которым заказчик определяет квалификацию поставщика.
К участникам коммерческих тендеров заказчик предъявляет свои требования. Жесткая регламентация Законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ на них не распространяется. Деятельность таких заказчиков регулируется Гражданским кодексом. Кроме стандартного пакета документов коммерческий заказчик может потребовать аккредитационные документы (их необходимо обновлять хотя бы раз в год) и актуальную электронную цифровую подпись (ЭЦП), так как практически все коммерческие тендеры проходят на электронных торговых площадках.
Обеспечение заявки
Важный момент, на который следует обратить внимание — это обеспечение. Как уже говорилось ранее, размер обеспечения заявки на участие доходит до 5%. При высокой стоимости контракта такая сумма значительна.
Законодательство предусматривает два способа обеспечения заявки: залог и банковская гарантия. Внесение залога выводит из оборота компании значительную сумму на длительное время, поскольку такое обеспечение возвращается компании-участнику только после подведения итогов конкурса, а в случае его победы — после подписания с ним контракта.
Банковская гарантия обеспечит заявку с минимальными затратами. Гарантом исполнения обязательств по подписанию контракта участником является третья сторона, то есть кредитное учреждение, которое входит в специальный реестр и имеет право выдавать банковские гарантии. Конечно, оформление такого документа потребует времени. Нужно правильно выбрать банк, соответствовать требования кредитной организации и собрать необходимый пакет документов. Но на сегодняшний день есть большое количество брокеров, которые возьмут на себя весь процесс оформления гарантии и помогут получить документ в сжатые сроки.
Документы для участия в электронном аукционе
Сегодня все больше тендеров проводится в электронном виде. Госзакупки в такой форме проходят на специальных торговых площадках, на которых поставщик должен получить аккредитацию. Также нужна электронная цифровая подпись. Для участия же в электронных аукционах стандартный список документов выглядит так:
- Документы о компании (название, адрес, ИНН).
- Копии документов, подтверждающих соответствие требованиям товара или услуги.
- Документы, подтверждающие право на преимущество (например, декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства).
- При необходимости: документы, подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком.
Стоит отметить, что по Закону № 223-ФЗ перечень документов идентичен.
Как видите, есть множество тонкостей и нюансов, на которые потенциальный участник тендера может не обратить внимания, но для заказчика это окажется важным. Однако, как говорится, глаза боятся — руки делают. Обязательно готовьтесь серьезно, обращайтесь к профессиональной помощи, если необходимо, и тогда успех вам гарантирован!
Как оформить банковскую гарантию для обеспечения тендерной заявки?
С этим вопросом мы обратились к Андрею Тюрину — эксперту крупной консалтинговой компании КСК групп:
«На сегодняшний день при подаче заявки на участие в государственном тендере предоставление обеспечения необходимо законодательно. Довольно часто требуют подтверждения финансовой благонадежности подрядчика и крупные коммерческие заказчики. У участника конкурса есть выбор: он может использовать для этого как денежные средства, внесенные на специальный счет уполномоченного банка, так и банковскую гарантию.
Требованием законодательства в сфере регулировки госзаказа является соблюдение строгих временных рамок, в которые должно быть предоставлено обеспечение. При этом банку для принятия решения о выдаче тендерного кредита или гарантии требуется порой весьма значительное время. Именно поэтому помощь в привлечении финансирования является сегодня одной из самых востребованных услуг, предоставляемых КСК групп.
Обращаясь к нашим услугам, клиенты могут быть уверены, что их проблема будет решена в кратчайшие сроки, и усилия на подготовку тендерной документации не окажутся потрачены впустую. В тех случаях когда сроки особенно «поджимают», мы можем содействовать в получении банковской гарантии всего лишь за сутки.
Подобная оперативность в решении сложных финансовых вопросов является результатом многолетнего опыта и партнерства со значительным количеством стабильно работающих банков. Немаловажное значение имеет и компетентность экспертов КСК групп, в сжатые сроки способных осуществить хозяйственно-финансовый скрининг компании-клиента и подобрать для решения его проблемы банк соответствующего уровня.
При структурировании банковской сделки специалисты КСК групп стараются учесть все нюансы: процентную ставку, размер, сроки, условия возврата основного долга (если речь идет о тендерном кредите) и многое другое.
Мы знаем, что скрупулезно проведенная подготовительная работа — залог одобрения заявки на кредитном комитете, поэтому в большинстве случаев проводим предварительное обсуждение сложных вопросов с руководством банка. В итоге клиент получает финансирование в необходимых временных рамках и на индивидуальных условиях: на удобный срок и под более низкий процент, чем он получил бы при обращении в любой среднестатистический банк.
Стоит упомянуть, что помимо содействия в получении банковской гарантии или тендерного кредита компания КСК групп способна помочь в решении и других задач в области привлечения финансирования: получении факторинга, кредита в банках на официальных лиц, а также в поиске инвесторов».
P. S. Оставить заявку на бесплатную первичную консультацию и получить полную информацию об услугах и кейсах КСК групп можно на сайте компании. Менеджеры компании разъяснят все интересующие моменты и сориентируют по срокам и стоимости услуг.