ОБЗОР ЛУЧШИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Мы уж развернуто говорили о лучших приложениях для совещаний, а для чего нам система управления проектами? Даже в небольшой команде с течением времени накапливается такое количество информации, переписок в почте, мессенджерах и комментариев к файлам в облаке, что наступает хаос. Реальности таковы, что быстрорастущие бизнесы должны также быстро реформировать свою систему управления проектами и командной работы. Гибкость и возможности быстрых изменений, комфортных откатов, безболезненной адаптации и оперативной настройки определяют обложку идеальной системы для управления проектом.
При этом важны и ресурсы. Если ваш проект в сети использует виртуальный сервер – он должен отвечать современным ресурсным требованиям: от 2гб оперативной памяти и SSD от 40гб. Самую дешевую подобную конфигурацию для аренды виртуального сервера мы встречали в RU VDS. Есть бесплатный тестовый период и неограниченный объем трафика. Вот ссылка.
А мы представляем вам обзор самых популярных сервисов для создания и управления проектами, актуальные для корпораций и небольших команд.
Как выбрать систему управления проектами
Совместная работа над файлами
Ключевое требование к системе управления проектами — наличие облачного хранилища – мы уже писали об этом в нашем обзоре лучших облачных сервисов для бизнеса. Пользователи должны получать оперативный доступ к базе знаний и другой актуальной информации, иметь возможность использовать свежую версию одного и того же файла и отслеживать изменения реальном времени.
Постановка задач и контроль сроков
Функционал системы управления проектами обязательно должен включать в себя возможность создавать таски, назначать ответственных задачам, ставить дедлайны и контролировать их выполнение. Таким образом система управления проектами дает простой профит – каждый сотрудник будет видеть свой фронт работ, а руководитель – прозрачные объемы и сроки выполнения проекта. Именно в этом, а не в пресловутой многозадачности (мы опровергали этот миф в нашей статье), видится сакральный смысл командной работы.
Если хотите, как и мы, изучить гибкость в проектах и командной работе, посмотрите подборку книг об aglile от «Манн, Иванов и Фербер». Находится она по ссылке.
Коммуникации участников проекта
Огромную роль играют общие дискуссии в рамках команды. В офисах для этих целей придумали опенспейсы, для работы удаленных команд – групповые чаты и командные мессенджеры. Для классного сервиса управления проектами критически важно, чтобы переписки и другое общение внутри команды велись системно – с удобным тематическим делением. Обсуждение рабочих вопросов должно соответствующим образом «бэкапиться», исключая необходимость искать детали проекта по пяти мессенджерам и трем почтовым ящикам.
Не забывайте о безопасности. Если ваша команда общается в Телеграме – используйте VPN для корректной работы мессенджера. На наш взгляд лучший вариант – HideMyName. Недорогой и шустрый. Их сайт здесь.
Лучшие системы управления проектами
Trello
Удобная система управления проектами, простой и универсальный онлайн-инструмент в виде веб-версии trello.com, мобильных приложений для Android и IOS, а также расширения для браузера Google Chrome. О Trello написано много (в том числе и на страницах нашего журнала), приложение остается самым удобным и легковесным решением для командной работы и в 2019 году. Сервис реализован по принципу канбан-доски: пользователь создает доску, на ней списки, внутри которых карточки.
Канбан-доска — принцип представления задач и управления проектом. Идея в том, что задачи представляются карточками на доске, расположенными в несколько столбцов, означающих этапы разработки (производства). В процессе разработки карточка перемещается из столбца в столбец, пока не достигнет последнего, списка “Готово”. Таким образом, визуально контролируется равномерное распределение нагрузки на каждом этапе.
Плюсы Trello
Простота, универсальность и многофункциональность. За это его любят профессиональные руководители проектов и продакт-менеджеры (если хотите примкнуть к таким – посмотрите неплохие курсы от Skillbox по этой тематике).
Web Clipper — расширение для браузера, которое сохраняет содержимое сайтов напрямую в сервис, которому принадлежит, не покидая страницу сайта. Может сохранять текст, адрес сайта, иллюстрации.
Недостатки Trello
Диаграмма Ганта — диаграмма в виде полос, расположенных на оси времени. Используется для планирования проектов и графика работ. Каждая строка диаграммы это этап работ, который начинается, когда заканчивается этап на строке выше. Визуально диаграмма похожа на лестницу.
Тарифы Trello
Бесплатный
Скачать Trello
Онлайн-сервис или система управления проектами с веб-версией и мобильными приложениями для Android и iOS. Основан на методологии Agile, представляет собой доску с карточками и является самым популярным среди команд разработки. Jira принадлежит компании Atlassian, которая также владеет Trello.
Плюсы Jira
Недостатки Jira
Тарифы Jira
Стоимость зависит от количества пользователей.
Гибкая модель:
Скачать Jira
Asana
Система управления проектами, включающая в себя онлайн-сервис и мобильные приложения для Android и iOS. Позволяет создавать проекты, ставить задачи, назначать им сроки, приоритет (в чем-то похоже на оценку по матрице Эйзенхауэра) теги и ответственных, отслеживать прогресс.
Плюсы Asana
Недостатки Asana
Тарифы Asana
Бесплатный
Asana подразумевает тарифы с индивидуальными настройками под специфику проекта и с брендированием.
Скачать Asana
Мегаплан
Российская CRM-система для управления проектами в вебе и мобильных приложениях. Кроме управления проектами, Мегаплан разработан для автоматизации продаж, работы с клиентами и воронкой продаж.
Плюсы Мегаплан
Недостатки Мегаплан
Тарифы Мегаплан
От 449 руб/мес. за одного пользователя.
Несколько тарифов двух типов: с размещением в облаке или на собственном сервере клиента. Существуют варианты от простого управления проектом, до контроля воронки продаж, клиентской базы, и настройки бизнес-процессов.
Предусмотрены 2 недели бесплатного доступа.
Скачать Мегаплан
Битрикс24
Самый популярный на постсоветском пространстве СРМ-сервис, схожий с Мегапланом, очень мощная система управления проектами. Исповедует принцип одного окна, включает в себя практически всё, что может понадобится бизнесу, разве что кофе не готовит (а может пора?).
Достоинства Битрикс24
Недостатки Битрикс24
Тарифы Битрикс24
Проект — бесплатно
Проект+ — 999 руб/месяц за пользователя при оплате годовой подписки
Команда — 4990 руб/месяц за пользователя при оплате годовой подписки
Скачать Битрикс24
Basecamp
Популярный онлайн-сервис для управления работой компании. Функционирует веб-версия и мобильные приложения на Android и iOS. Включает списки дел с фирменными отчетами Basecamp, доски, календарь, облачное хранение файлов, групповой чат и клиентский доступ.
Читать книгу от основателей Basecamp.
Достоинства Basecamp
Недостатки Basecamp
Стоимость Basecamp
$99 в месяц за всю команду:
Скачать Basecamp
Какую систему управления проектами выбрать?
Совет прост – чтобы понять, что именно подойдет вам, нужно просто пробовать. Почти все приложения дают 7 или больше дней для бесплатного использования для тестирования. В перспективе проект только выиграет, а организованная рутина освободит время для стратегического планирования. Недаром многие сервисы своим девизом считают фразу «упорядоченный бизнес растет быстрее». Так что управляйте проектами и развивайтесь всей командой.
7 лучших программ для менеджмента проектов
Адаптированный перевод статьи Мэтью Гуая «The Best Free Project Management Software».
Проекты могут жить собственной жизнью, высасывая бюджет и отбирая значительно больше времени, чем планировалось. Свободно распространяемое программное обеспечение для менеджмента проектов может помочь вам укротить их и при этом не залезть в карман компании. Представляем 7 лучших бесплатных приложений для команд с ограниченным бюджетом.
Что делает программы для менеджмента проектов хорошими?
Чтобы сузить список лучших бесплатных программ для менеджмента проектов, мы отбирали инструменты, отвечающие следующим критериям:
Мы выбрали инструменты, предлагающие веб-приложения (хотя многие предлагают синхронизированные веб-, мобильные и десктопные приложения). Если для вас не важно, чтобы ваша программа для менеджмента проектов была доступна онлайн, вы можете также обратить внимание на Projectlibre и GanttProject в дополнение к приложениям, перечисленным ниже. Оба эти инструмента являются мощными десктопными приложениями, созданными в качестве альтернативы Microsoft Project.
7 лучших бесплатных приложений для менеджмента проектов
Trello
Trello это простой способ начать организовывать проекты на досках kanban. Этот инструмент может использовать кто угодно, ведь бесплатный план позволяет неограниченное количество досок и пользователей. Фрилансеры пользуются Trello для планирования своих заказов на личной доске, а и команды, создавая конвейер, используют Trello для совместной работы.
Начните с нескольких списков ваших задач и кастомизируйте эти списки в соответствии со стадиями вашего рабочего процесса (например, «to-do», «в процессе», «сделано»). Или же они могут быть отдельными частями вашего проекта (например, «разработка», «дизайн», «дистрибуция»).
Затем добавляйте ваши задачи с метками, датами, контрольными списками и комментариями (чтобы держать все в одном месте) и перетаскивайте их в соответствующий список. В меню уведомлений можно следить за всеми комментариями к задачам, которые вы отслеживаете или где вы упомянуты.
Если вам нужно больше функций, к вашим услугам опции Power-Up (в меню веб-приложения). Они позволяют просматривать задачи в календаре, добавлять опцию голосования к задачам, автоматически убирать старые задачи и многое другое.
Вы можете использовать доски Trello как для рабочих, так и для личных нужд.
MeisterTask
MeisterTask это свежий подход к kanban-доскам, с яркими цветными списками и обоями для панели инструментов. Также с этим инструментом ваша команда станет более продуктивной благодаря автоматизации, которая запускается при перетаскивании задач в новые списки. Можно отсылать электронные письма, менять назначенные даты и делать многое другое, просто перемещая задачи. На своей персональной панели инструментов вы можете видеть все задачи, за которые отвечаете, по всем проектам, в которых участвуете.
Если ваши проекты зарождаются на сессиях мозгового штурма с применением карт мыслей, у вас есть еще одна причина использовать MeisterTask: интеграция MindMeister. Вы можете планировать свой проект на карте мыслей, а затем перетащить его в MeisterTask, чтобы преобразовать каждую идею в задачу. Это один из самых быстрых способов превратить идеи вашей команды в план, готовый к выполнению.
KanbanFlow
Вам любопытно, сколько времени занимает у вас выполнение задач? KanbanFlow это еще одно «kanban-доска»-приложение, включающее таймер. Этот таймер ведет логи того, сколько времени вы тратите на выполнение каждой задачи и сколько времени она остается в определенном списке. Таймер также имеет режим Pomodoro, который поможет вашей команде работать спринтами и будет напоминать каждому о перерывах, чтобы поддерживать продуктивность в течение всего дня.
Таймер Pomodoro в KanbanFlow также просит членов команды записывать, что именно послужило причиной прерывания работы, когда им приходится поставить таймер сессии на паузу. Вместе эти инструменты помогают вам найти и устранить узкие места в ваших рабочих процессах, одновременно подталкивая ваши проекты к завершению.
Freedcamp
Freedcamp дает вам пространство для управления задачами, а также предоставляет календарь и инструменты отметок времени для планирования расписания вашего проекта. Задачи могут быть организованы в стандартный список to-do или kanban-доску. Самые важные даты могут быть разбиты между отметками времени в календаре – это помогает осуществлять краткосрочное и долгосрочное планирование.
Freedcamp с легкостью может стать хабом вашего проекта, собирая все, что вам нужно для завершения работ. Помещайте в него свои файлы и ведите в нем обсуждения проектов или сделайте апгрейд и добавьте дополнительные инструменты для счетов, CRM и пр. – в этом случае вам нужно будет для успешного выполнения всех задач проверять ежедневно только одно приложение.
Asana
Ваш to-do список не плох, просто вам нужно немного больше функционала для управления командными проектами? Именно это и предлагает Asana. Это инструмент для менеджмента проектов, который позволяет разбивать проект на разделы и под-списки, а также предоставляет панель инструментов, где вы можете видеть, какая часть проекта уже завершена. Вы будете добавлять, перемещать и закрывать задачи точно так же, как делали бы это в любом другом аналогичном приложении, но у вас будут дополнительные функции для сотрудничества и организации, если вам нужно работать в команде.
Для ваших личных задач (или рабочих, но не относящихся к проекту) в Asana вы можете завести дополнительные списки. Ими можно делиться с отдельными людьми. Задачи, которые должны выполнить лично вы, будут показываться в просмотре My Tasks – это позволит быстро увидеть все, о чем нужно позаботиться.
Paymo
Paymo это приложение для менеджмента проектов и тайм-трекер. Оно существенно облегчает фрилансерам планирование и отслеживание проделанной работы для нескольких клиентов и проектов.
Добавляйте клиентов, затем добавляйте проекты для этих клиентов, а затем – задачи в проекты. Для каждой задачи вы можете назначить дату, установить приоритет, добавить описание и вложение. У вас есть два варианта вида задач – список или kanban-доска. Также вы можете применить фильтр и отсортировать все задачи для каждого клиента и проекта по статусу, дате, приоритету и т. д.
Когда вы готовы начать работу над конкретной задачей, просто выберите эту задачу в тайм-трекере Paymo и кликните на кнопку, чтобы начать следить за временем. При остановке таймера приложение добавляет время в таблицу, указывая при этом задачу, клиента и проект.
Когда приходит пора выставить клиентам счет, используйте отчеты по времени, чтобы извлечь нужные вам данные. Экспортируйте, распечатайте или поделитесь своим отчетом с клиентами в виде детального списка или диаграммы. Также можно просто взять данные и использовать их для создания брендированного счета прямо в Paymo. Можно даже настроить свои счета для онлайн-платежей через Stripe или PayPal.
Bitrix24
У вас большая или распределенная команда, занимающаяся одним проектом? Bitrix24 это прекрасное решение, комбинирующее классический функционал менеджмента проектов с нативными инструментами для сотрудничества. Bitrix24 создан быть приложением «всё-в-одном» для управления проектами, командами, да и компанией в целом. В нем есть все: от социальной интрасети, видеоконференций и возможности поделиться экраном до HR-инстурментов и инструментов для менеджмента клиентов.
Организуйте задачи внутри ваших проектов, а затем используйте вид диаграммы Гантта, чтобы отслеживать все сразу. Вы даже можете отслеживать загруженность сотрудников и дедлайны, чтобы избежать выгорания членов команды. А если вы планируете купить premium-план, то вам стоит знать, что Bitrix24 это одно из немногих приложений с твердой ставкой оплаты (т. е., не «с пользователя в месяц»), а это может быть довольно экономно.