Обзор ИТ решений для строительной отрасли
Часто приходится слышать, что главная причина этого кроется в высокой рентабельности в среднем по отрасли: ведь там, где денег пока хватает, не может быть серьёзного интереса к комплексной автоматизации – и что, мол, интерес появится со временем, когда в силу естественных рыночных процессов начнётся неизбежное снижение цен и, следовательно, доходности строительного рынка, когда наступит ситуация, в которой выживет только тот, кто лучше всех считает.
Этому взгляду обычно противопоставляют другой: там, где денег хватает, тем более нужен строгий учёт, позволяющий избежать коррупции и предотвратить воровство. И всё же главной причиной столь низкого уровня автоматизации строительных компаний является специфичность отрасли: любая строительная компания нуждается в автоматизации слишком большого количества участков деятельности, при этом непременно необходима их тесная интеграция между собой.
Итак, какие же процессы необходимо автоматизировать в строительной компании прежде всего?
Контроль расходов и доходов
В первую очередь автоматизации подлежит контроль расходов и доходов. Строительным компаниям требуется нечто, что позволит иметь под рукой информацию, сколько денег есть и сколько ожидается, какие были затраты и на что, кто их совершал, какие затраты планируются, хватит ли денег и какой ожидается финансовый результат. В подавляющем большинстве строительных компаний логика именно такая: в первую очередь учёту подлежит чистый денежный поток, вне товарного потока, учёта себестоимости или, тем более, прибыльности. Под себестоимостью строители зачастую понимают просто фактическую сумму совершённых затрат на тот или иной строительный объект, а под прибыльностью – разницу между приходом и расходом денежных средств. Таким образом, главное в автоматизации строительных компаний – оперативное бюджетирование (вперёд на месяц или два) и контроль над расходами по заявкам.
Управление договорами
Второй по степени важности участок строительного бизнеса, требующий автоматизации, – контроль расходов, работ и задолженностей по договорам подряда и планирование поступлений по договорам купли-продажи, аренды, долевого участия и проч. Здесь ключевой задачей является возможность планирования выполнения работ по каждому договору подряда и график оплат как по расходным контрактам, так и по договорам реализации. Учёт взаимоотношений с заказчиками и подрядчиками интересен, прежде всего, с точки зрения задолженностей и исполнения планов, а по договорам реализации – с точки зрения плана поступления средств и, опять же, возникающих задолженностей клиентов.
Управление проектами
Управление проектами – тема, неизменно интересующая всех строителей. Ведь это очень красиво – календарный график строительства на стене, на котором всё наглядно и понятно. Практически любая строительная компания прошла этот путь: принятие решения о тотальном планировании и управлении проектами; осознание того, что главное – не запланировать, а отследить выполнение; затем понимание того, что собрать «сводки с полей» – задача, требующая такого количества ресурсов, что легче просто от этого отказаться. Так и получилось, что в большинстве строительных компаний управление проектами – это всего лишь красивая диаграмма на стене, подписанная ответственными за проект лицами. Действительно, отслеживать исполнение задач в строительном проекте – чрезвычайно трудоёмкое дело, ведь конкретные исполнители в этой отрасли – люди, далёкие от компьютера, так что в каждом случае требуется дублирование функций, что всегда очень дорого. Не помогают и придуманные бумажные формы отчётности: с бумагой прораб тоже работает крайне неохотно. Поэтому лучшим решением для управления строительными проектами является контроль исполнения проекта по реперным точкам. «Реперными точками» называют важнейшие точки проекта. Поскольку их не очень много, собрать по ним фактические данные об исполнении задач вполне реально. Таким образом, в прикладном смысле единственно возможное управление проектами в строительстве – это календарное планирование, расчёт необходимых ресурсов для определения расходной части бюджета и отслеживание исполнения проекта по реперным точкам.
Составление строительных смет
Прежде чем что-либо построить, необходимо знать, как это будет происходить, какие нужны материалы и во сколько обойдётся весь проект: так появляется необходимость в смете строительного объекта. Сметная деятельность строго регламентирована на государственном уровне, и существует достаточное количество программ для подготовки сметной документации – этот участок в строительных компаниях наиболее благополучен с точки зрения автоматизации.
Прочая автоматизация
Кроме главных бизнес-процессов, описанных выше, в строительной компании, в зависимости от её размера и специализации, может существовать потребность в автоматизации управления снабжением строительных объектов, программах для бизнес-планирования (при расчёте эффективности вложений), программах для управления кредитами при достаточном объёме заёмных средств. Ну и, наконец, строительная компания, как и любое другое предприятие, автоматизирует кадровый учёт и бухгалтерию.
Именно обилием разнообразных бизнес-процессов, требующих автоматизации, и обусловлено отсутствие на рынке ERP-систем приемлемого программного продукта для строительной отрасли и, соответственно, в целом низкий уровень комплексной автоматизации среди строительных компаний. Надо отметить, что для каждой отдельной бизнес-задачи существуют различные варианты решения и автоматизации. Любая строительная компания постепенно обрастает компьютерными программами, автоматизирующими работу различных подразделений. Известная в других отраслях «проблема двойного ввода» здесь превращается в проблему ввода десятикратного – одни и те же данные вносятся в совершенно разные программы, никак не связанные друг с другом. Даже трудно оценить трудозатраты и финансовые потери отрасли в результате такого положения дел. Конечно, в качестве выхода из ситуации можно было бы предложить интеграцию разнородных приложений между собой.
Но здесь есть два «но». Во-первых, в силу большого количества конкретных задач и, соответственно, возможных программ для их автоматизации, появление готового интеграционного решения маловероятно (невозможно предусмотреть интеграцию чего угодно с чем угодно). Во-вторых, стоимость настройки интеграции такого количества продуктов друг с другом может быть очень и очень высока. Это тем более знаменательно, что «ноги» большинства проектов по интеграции «растут» из желания сэкономить. На самом же деле экономия получается весьма сомнительная – интеграционные проекты часто выливаются в суммы даже бульшие, чем замена разрозненных программ на одну, но покрывающую все необходимые задачи. Поэтому большинство поставщиков систем управления предприятиями озабочены созданием готового комплексного решения по автоматизации строительных компаний.
Хотя потребность в комплексной автоматизации строительных компаний осознана разработчиками ERP-систем сравнительно недавно, уже сейчас на рынке представлены интегрированные решения от нескольких производителей. Рассмотрим эти решения подробнее.
Обзор ПО для управления проектами
Краткая историческая справка
Что предлагает такое ПО в целом
От разброса ваших сотрудников по миру и необходимости постоянного мониторинга дел зависит, нужна ли вам онлайн или офлайн платформа. Важно и то, в какой сфере вы работаете и где начинается ваш проект. Для креативных индустрий коллективные наброски идей могут стать приоритетной задачей, тогда как в строительстве зачастую уже есть четкий план, где нужно точное распределение задач и контроль их выполнения.
Не стремясь охватить все существующие на рынке предложения, в этой статье мы сделаем обзор, базируясь на таблице сравнения.
Мы рассмотрим, что предлагают наиболее популярные компании на рынке решений управлениями проектов: Trello, 37Signals(Basecamp), Asana, Wrike, Genius Inside, Doist, Microsoft, Zoho, Clickup, monday.com. Для удобства, в статье, по сравнению с таблицей на сайте, где можно ознакомится более детально, мы ограничили количество критериев до ключевых. Это будут: оплата, на чем доступно приложение, интеграция с другими сервисами, варианты доступа к проекту, лайв чаты, подробные отчеты о выполнении задач, шаблоны проектов. Приступим!
Trello
По сути, это аналог рабочих досок со стикерами на ней, только в веб-приложении. Именно благодаря своей простоте и фактически неограниченному бесплатному функционалу, Trello удалось снискать всеобщую любовь.
Технические параметры
На чем доступно: Web, IOS App, Android App.
Интеграция с другими сервисами: MailChimp, Slack, Dropbox, Google Drive, Google Hangouts, InVision, Evernote, GitHub, Bitbucket Cloud, Jira, Salesforce, Zendesk, other.
Варианты доступа к проекту: личный проект, групповой проект, открытый проект, проект с совместным доступом.
Лайв чаты: отсутствуют.
Подробные отчеты о выполнении задач: отсутствуют.
Шаблоны проектов: отсутствуют.
Basecamp
Кстати, компания открыто заявляет, что не гонится за количеством пользователей программой,предпочитая предоставлять услуги тем, кому софт действительно подходит. На сайте компании есть целая витрина крутых проектов, созданных с помощью этого ПО, так что, можно попытать удачу в такой бесплатной взаимовыгодной рекламе.
Технические параметры
На чем доступно: Web, IOS App, Android App, Desktop App.
Интеграция с другими сервисами: Dropbox, Google Drive, Box, One Drive, other.
Варианты доступа к проекту: групповой проект, проект с совместным доступом.
Лайв чаты: есть (+ автоматические опросы).
Подробные отчеты о выполнении задач: отсутствуют
Шаблоны проектов: есть.
Asana
Простота использования сервиса, кстати, будет очень зависеть от того, сумеет ли ответственный за проект пользователь правильно определять и структурировать задачи, писать к ним понятные брифы и ставить реалистичные временные рамки. Вообщем, все как в жизни.
Комплекс градостроительной политики и строительства города Москвы
Поделиться
Управление проектами в строительстве – область отнюдь не новая. Лидеры рынка, работающие с большими объёмами, давно используют специализированные программные решения для организации строительства и управления проектами.
Строительные гиганты активно внедряют новые технологии, выделяя на IT серьёзные средства. И это не просто имидж, гонка за модой. Это необходимость. Если хочешь заработать больше – нужно вложиться больше. Бытующая байка о том, что генеральный директор строительного холдинга понятия не имеет, что делается у него в отделах – не более чем байка.
Ничего не вижу, ничего не слышу, всех накажу
Как правило, руководители строительных компаний средней руки считают необходимым повышение квалификации сотрудников и заинтересованы в ведении контроля исполнительской дисциплины. Но инструментов для этого у них нет. Планёрки, летучки, отчёты на словах или в Excel – не более.
Попасть на деньги из-за экономии
От общих слов перейдём к примеру.
Есть небольшая строительная компания, которая бьётся за каждого заказчика, которая стремится сэкономить каждый рубль на закупке строительных материалов, борется за надёжного контрагента, поставщика. И вот в этой компании наступает кризисное время. Руководитель распоряжается так: «Работаем в режиме экономии средств». Новые правила – новые трудности.
В бухгалтерию попадает счёт на закупку, скажем, цемента, от снабженца. А бухгалтерия говорит, что платежи приостановлены – это распоряжение генерального директора. Снабженец принимает эту информацию, как данность. Раз директор сказал, значит, так тому и быть.
При этом снабженец не понимает, что конкретно этот объект для компании очень важен, что надо идти к директору и говорить на эту тему, настаивать на оплате счёта. К директору он не идёт. Счёт в итоге не оплачивается, материалы не закупаются, стройка стоит, деньги уходят, штрафные санкции подступают.
Сам виноват
Получается, что виноват в описанной выше ситуации сам директор. А ведь он просто банально не учёл, что по важному для компании проекту оплата всё-таки должна состояться без каких-либо «если». Достаточно сказать бухгалтерии, что к данному объекту распоряжение приостановить платежи не относится.
Если подытожить, то в данном случае можно говорить об обыденном человеческом факторе. Держать всё в голове крайне сложно и контрпродуктивно. Руководителю необходимы специальные инструменты контроля. Причём контроля всестороннего, в котором есть связная логика между распоряжениями руководителя и действиями сотрудников.
Что за управление такое?
Именно поэтому управление проектами в области строительства так необходимо. В этой отрасли очень много «но», много особенностей, много нюансов цепочки: заказчик-подрядчик-поставщик.
Что может дать система управления проектами строительства? Прежде всего, стоит обращать внимание именно на исполнительскую дисциплину. «Иванову, Петрову, Сидорову» руководитель может выдать поручения (не за обедом, во время перекура или по телефону), а в системе. Прежде всего, это нужно для самого руководителя, чтобы он мог в любой момент посмотреть, как идут дела по его поручению.
Нет «средневековью»
По большому счёту всё, что заложено в современные программы проектного управления, ориентировано именно на повышение качества исполнительской дисциплины. Сотрудники часто жалуются на перегрузки на работе, не могут вовремя подготовиться к совещанию, не имеют инструментов для построения отчётов. Соответственно, растёт напряжённость и всё сводится лишь к отсрочке совещаний, записках на жёлтых листочках и прочему «средневековью».
Вот они, ваши денежки
И ещё один момент из области управления проектами в строительстве. Если работать с проектами в составе комплексной ERP-системы автоматизации, то можно управлять всеми фронтами бизнеса. Бюджетирование, ресурсное, календарное, финансовое планирование, графики снабжения объектов, документооборот с заказчиками и подрядчиками, учёт затрат и фактического движения денег, анализ по объектам, проектам, подразделениям – всё это и даже больше будет в одной связке. Следовательно, качество управления будет высоким. А высокое качество чего бы то ни было неизменно ведёт к росту прибыли. Соблюдаете сроки и не попадаете на штрафные санкции – получаете деньги, закупаете материалы у поставщиков не по инерции, а на основании парйс-листов и условий поставки – опять получаете деньги. Примеры бесконечны.
Проект для ERP
И, кстати, простая и логичная система управления проектами строительства прекрасно подойдёт и для того, чтобы оптимизировать процесс внедрения не менее логичной и масштабной ERP-системы. Ведь внедрение программы – тоже проект с ответственными лицами, пользователями и этапами освоения.
А объединение системы управления проектами с ERP ориентировано на решение нескольких взаимосвязанных и сложных задач.
Исполнительская дисциплина
Бюджетирование
Также при работе в паре с ERP, система управления проектами даёт возможность вести упрощённый финансовый учёт и бюджетирование в строительстве. При этом никаких специальных знаний не требуется.
Появится возможность автоматически контролировать лимиты затрат, вести плановые и фактические БДР (бюджет доходов и расходов) и БДДС (бюджет движения денежных средств), взаиморасчёты с заказчиками, подрядчиками, поставщиками. И всё это не бухгалтерские подходы (когда виден только факт), а управленческие (когда виден ещё и план, который можно сопоставить с фактом, и принять оперативные меры, если налицо отклонение).
Достаточно будет указать сумму лимита затрат на проект для автоматического контроля плановых и фактических расходов на каждую задачу, процесс или исполнителя и подрядчика.
Пожалуй, это два наиболее важных момента, о которых стоит говорить применительно к теме автоматизации строительства системой управления проектами и ERP. Если свести всё к двум словам, то эти моменты: «люди» и «деньги» – а это актуально в любой сфере бизнеса.