Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения
Формирование ведомости о выдаче материальных ценностей на нужды учреждения происходит в тех случаях, когда какие-либо товары или материалы переходят из ведения ответственного работника в руки другому сотруднику.
В каких организациях используется ведомость
Данный вид ведомости может применяться в самых разных учреждениях: государственных и негосударственных. Чаще всего он используется в учебных заведениях, научных и медицинских центрах. Иногда этот документ можно встретить и в коммерческих компаниях, поскольку он удобен тем, что содержит в себе все необходимые сведения для учета определенной группы товарно-материальных ценностей.
Какие материалы вносятся в документ
Не все материалы, используемые в деятельности организации, подлежат отражению в данном типе документации. Сюда следует вносить только те наименования, которые применяются для осуществления работ по достижению целей и решения профессиональных задач учреждения и цена которых за одну единицу не выше трех тысяч рублей. В частности это канцелярские принадлежности (офисная бумага, ручки, маркеры, карандаши, дыроколы), оргтехника, «расходники» и сменные аксессуары и т.п.
В нормативно-правовых актах учреждения обязательно должна быть указана категория товарно-материальных ценностей, учитываемых по ведомости, с подробным их описанием.
Для чего нужна ведомость
Ведомость – это отчетный документ, на основании которого в организации происходит бухгалтерский учет, списание материальных ценностей и основных средств, стоимостью до трех тысяч рублей.
Основное преимущество данного документа заключается в том, что для его формирования не требуется созывать специальную комиссию (как в случае списания товаров и материалов с более высокой стоимостью).
Сама по себе ведомость не особенно сложна, но, тем не менее, к ее составлению следует относиться крайне внимательно и серьезно, поскольку при контрольных действиях, проводимых надзорными органами, именно подобная документация проверяется в первую очередь. Выявление даже малейших неточностей в заполненном бланке в сопоставлении со сведениями из других бумаг чревато наложением административного штрафа на руководство и материально-ответственных работников.
Кто формирует ведомость
В составлении ведомости участвуют два представителя организации: сотрудник, который выдает материальные ценности (кладовщик, завхоз и т.д.) и специалист бухгалтерского отдела, который занимается их списанием. После того, как они заполнят все необходимые строки и ячейки, ведомость передается на утверждение руководителю учреждения.
Как составить ведомость
Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях. Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке
Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)
Формируется она в одном оригинальном экземпляре, который изначально составляется в отделе выдачи товарно-материальных ценностей, а затем передается в бухгалтерию.
Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику. Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации. После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).
Кто должен подписать документ
В ведомости должны стоять три подписи: директора учреждения, материально-ответственного сотрудника и бухгалтера. Своими автографами они свидетельствуют о том, что вся внесенная в документ информация верна. Готовый бланк следует проштамповать, но только в том случае, если организация, внутри которой он формируется, применяет в своей текущей деятельности печати или штампы.
Образец ведомости
Форма 23-МЗ. Раздаточная ведомость
Для учета продуктов питания, выдаваемых на питание пациентов в лечебных центрах, применяется специальная ведомость по форме 23-МЗ.
Область использования документа
Документ применяется в основном в государственных лечебных и лечебно-профилактических учреждениях, где есть свои столовые, буфеты и т.п. пункты общественного питания. Прием пищи здесь всегда организован очень строго, поэтому весь процесс контролируется от начала и до конца. Это важно, поскольку зачастую правильное и эффективное лечение больных заключается не только и не столько в приеме медицинских препаратов и каких-то оздоровительных процедур, сколько в том, что и как они едят.
Это значит, что рацион питания продумывается заранее с учетом особенностей состояния больных людей, а все продукты, поставляемые в столовую медицинского учреждения, проходят жесткий контроль. За их качеством следит не только заведующий пищеблоком, но и медицинская диетическая сестра – работники, имеющие специальное образование и профессиональную подготовку. Именно они в полной мере отвечают за питание пациентов.
В их должностные обязанности включаются проверка продуктов при их поступлении на склад; правильная организация их хранения, слежение за чистотой в кухонных помещениях, а также за соблюдением персоналом норм личной гигиены, подготовка меню, снятие проб с готовой пищи и т.д. Не в последнюю очередь в задачу этих специалистов входит и составление сопроводительных отчетных бумаг, к которым относится и раздаточная ведомость.
Данный документ является частью первичной документации, утвержденной министерством здравоохранения, а, значит, формировать его нужно очень внимательно, избегая вносить ошибочные сведения, а тем более заведомо ложную информацию.
При возникновении каких-либо внештатных ситуаций (например, систематической нехватки порций, отравлений и т.п.) или проверках медицинского учреждения контролирующими надзорными органами, выявление в документах данных, не соответствующих действительности, грозит серьезными дисциплинарными санкциями руководству и работникам (вплоть до увольнения).
Значение бланка
В больницах и медицинских центрах, где есть стационарные отделения для лечения больных, как правило, несколько отделений, которые подразделяются по типу заболеваний и возрасту пациентов. Для того чтобы систематизировать по ним выдачу продуктов питания, и формируется раздаточная ведомость. Она позволяет не только учесть количество выданных порций, но и убедиться в их целевом расходовании.
Ведомость заполняется ежедневно, перед всеми приемами пищи: завтраком, обедом, ужином, полдником. Благодаря этому документу, становится понятно, сколько пациентов находится в том или ином отделении, сколько блюд было выделено (по наименованиям), какой вес каждой порции и общий вес.
Формат документа
Раздаточная ведомость имеет унифицированную форму, которая рекомендована к применению.
Структура ее вполне стандартна для таких документов: она имеет начало, т.е. вводную часть, основной блок, который оформлен в виде таблицы и заключение, т.е. поле для подписей ответственных лиц.
Следует отметить, что таблицу по мере необходимости можно расширять, дополнив например, сведениями о диетических столах.
Как оформить документ
В отношении оформления ведомости также нет никаких сложностей: документ можно вести как в электронном виде, так и от руки. Правда, электронную ведомость после подготовки нужно распечатать (для чего подойдет обыкновенный лист бумаги), чтобы ответственные сотрудники могли в ней расписаться. Ведомость составляется в одном оригинальном экземпляре.
Кто должен подписать документ
В первую очередь документ подписывает диетическая сестра, которая его и заполняет, а также зав. производством и буфетчица, которая получила блюда по ведомости.
Каждый из этих ответственных работников своей подписью удостоверяет то, что вся информация, внесенная в документ, соответствуют действительности. Что касается печати, то ее ставить не обязательно, поскольку бланк относится к внутренней документации учреждения.
Как хранить документ
Готовый бланк следует подшить в папку с другими такими же бумагами и хранить период, утвержденный законодательством РФ, а после того, как срок его хранения истечет, утилизировать, также с соблюдением определенной процедуры, разработанной для уничтожения первичной документации.
Образец раздаточной ведомости по форме 23-МЗ
Если вам нужно заполнить раздаточную ведомость, опыта работы по которой у вас ранее не имелось, посмотрите приведенный ниже образец и прочитайте разъяснения к нему – с их помощью вы без особых проблем сделаете то, что от вас требуется.
Сопоставительная и разделительная ведомости
Сопоставительная и разделительная ведомости
Прежде всего, следует отметить, что как сопоставительная, так и разделительная ведомость — это документы, которые лишь косвенно касаются работы специалиста сметного дела. Однако сметчик в своей практике достаточно часто сталкивается с вышеуказанными документами.
Помимо этого, часто в сметной практике присутствуют и такие документы, как ведомость договорной цены и накопительная ведомость. Краткое описание каждой из перечисленных форм следует далее по тексту данной статьи.
Что такое разделительная ведомость?
Согласно МДС12-15.2003 разделительная ведомость — это документ, регулирующий распределение поставок между заказчиками и подрядчиками. До введения в действие данного документа закупка ресурсов для строительства объектов определялась по утвержденному Постановлением Совета Министров СССР от 28 сентября 1970г. № 810 Положению о порядке обеспечения строительства всеми необходимыми материалами.
Однако в современной России преобладает хозяйственный способ строительства и необходимость в этом Положении отпала. Так что такое разделительная ведомость?
Разделительная ведомость – это перечень закупаемых материалов и оборудования, необходимых для строительно-монтажных работ на любом объекте. При ее составлении определяется целесообразность централизованных поставок, распределяются обязанности между заказчиком и подрядчиком на взаимовыгодных условиях по обеспечению строительного объекта всеми необходимыми материалами для производства работ.
Укрупненная разделительная ведомость — это еще и документ, отражающий поставки материальных ресурсов между заказчиками и подрядчиками капитального строительства. Данная форма учитывается при составлении проектно-сметной документации для распределения затрат на монтажные и строительные работы, мебель и инвентарь, а также оборудование. Практика составления разделительной ведомости широко используется во всем мире, даже при составлении международных договоров.
Форма разделительной ведомости не является унифицированной и для каждого отдельного объекта может иметь индивидуальные показатели. Однако в упоминавшемся выше МДС12-15.2003 в таблице 3.3.1 приведена форма документа данного типа. На основании указанного образца составлен и бланк на рисунке 1, который может помочь в понимании того, что такое разделительная ведомость.
Рисунок 1. Бланк распределительной ведомости
Ведомость договорной цены в строительстве
Важным этапом для заключения договора подряда является формирование договорных цен, которые основываются на итогах локальных смет. Договорная цена – это цена, согласованная заказчиком и генподрядчиком при заключении договора подряда. Как правило, договорная цена отображается в ведомости договорной цены.
Ведомость договорной цены в строительстве включает в себя перечень монтажных и специальных строительных работ, а также их стоимость, наименование объектов и затрат. При этом необходимо отметить, что цена договора может быть как твердой, так и открытой.
Твердая договорная цена остается неизменной на весь период действия договора подряда. Такой вид обычно включается в ведомость договорной цены на малые объемы работ, т. к. стоимость строительства небольших сооружений можно спрогнозировать достаточно точно еще на этапе составления проектно-сметных документов.
Открытая договорная цена фиксируется в том размере, какой она имеет на начальном этапе планирования в момент заключения договора. Такая цена предполагает уточнение в процессе строительства, и применяется при большой стройке. Соответственно, и ведомость договорной цены в строительстве в данном случае будет изменяться.
Образец ведомости договорной цены (форма N7), основанный на Письме Госстроя РФ «О Порядке определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию в условиях развития рыночных отношений», а также формулы расчета договорной цены можно найти в открытых источниках информации. На рисунке 2 также приведен бланк ведомости договорной цены по форме №7.
Рисунок 2. Бланк ведомости договорной цены
Сопоставительная ведомость изменения сметной стоимости
Договор подряда, заключаемый между заказчиком и исполнителем, является главным документом. Вся последующая документация согласовывается только в рамках данного договора. Но есть определенные факторы, которые обосновывают внесение изменений в существующий договор подряда. Для этого собирается дополнительный пакет документов, включающий в себя такие документы, как сопоставительная ведомость изменения сметной стоимости.
При изменении рабочих документов, обоснованных такими факторами, как изменение проектных решений, или введение новых нормативно-правовых актов Российской Федерации, а также другими изменениями, влияющими на стоимость строительства, необходимо составить дополнительный пакет документов, отражающих эти изменения.
Сопоставительная ведомость изменения сметной стоимости заключается при согласовании измененной стоимости строительства. Ключевым фактором для составления сопоставительной ведомости является изменение стоимости строительства более чем на 10%. Такие изменения допустимы в процессе создания проектно-сметной документации или в процессе строительства.
Также сопоставительная ведомость составляется при изменении порядка производимых работ или их содержания, утвержденных в рабочей документации ранее. Документ данного образца составляется согласно Методическим указаниям МДС11-18.2008, согласованным Главгоэкспертизой России. Образец сопоставительной ведомости изменения сметной стоимости можно найти в свободном доступе в сети «Интернет».
Что такое накопительная ведомость?
При согласовании изменений в рабочей документации, кроме сопоставительной ведомости, необходимо предоставить перечень проведенных работ на конец квартала, предшествующего моменту согласования изменений. Таким перечнем является накопительная ведомость. Вопрос о том, что такое накопительная ведомость, будет кратко рассмотрен далее по тексту.
Накопительная ведомость — это определение объема выполненных работ и освоение капитальных вложений на момент переутверждения проектно-сметной документации. Накопительная ведомость включает в себя данные о произведенных затратах, стоимости строительства, переданных в основные фонды, а также о сметной стоимости строительных и монтажных работ по утвержденной проектной документации.
Все перечисленные документы являются важными составляющими в документообороте между заказчиком и исполнителем строительных работ. Грамотное формирование деловой документации, а также их своевременное согласование сторонами-участниками капитального строительства не только ускоряет начало производственного процесса, но и гарантируют отсутствие недоразумений в деловых взаимоотношениях