Шахматная ведомость
Шахматная ведомость – довольно масштабный документ, который иногда входит в обширный пакет бухгалтерской отчетности предприятий и организаций. Иногда – это потому, что не все фирмы прибегают к ее оформлению. Составляется она по результатам годового периода и включает в себя обобщенные сведения из первичных бухгалтерских документов.
Кто обязан составлять шахматную ведомость
Заполнение шахматной ведомости является обязанностью бухгалтеров многих коммерческих структур, но при этом далеко не всех. Исключение составляют те, кто:
Кроме того, шахматную ведомость редко применяют крупные компании, поскольку в их деятельности используется слишком много различного рода счетов и формирование этого довольно громоздкого с точки зрения заполнения документа просто-напросто является слишком сложным и неэффективным.
Зачем нужна шахматная ведомость
По сути, шахматная ведомость финализирует хозяйственные операции предприятия и как нельзя лучше рисует картину финансовой деятельности организации, сложившуюся на конец года. Она позволяет выявить ошибки в корреспонденции счетов, проанализировать все этапы годового денежного оборота, сделать какие-то важные выводы и продумать перспективы и пути дальнейшего развития.
Правила оформления ведомости
Само название «шахматная» уже говорит о структуре ведомости. Она сложнее, чем обычная ведомость и ее вид в форме таблицы похож на шахматную доску. В ней используется двойная запись по счетам, то есть в одной клетке одновременно прописывается корреспонденция как дебетового, так и кредитового счетов.
Важный нюанс: количество строк и столбиков в каждом конкретном случае индивидуально и находится в прямой зависимости от того, какое количество бухгалтерских счетов используется на предприятии, соответственно, чем их больше, тем более трудоемким будет процесс по формированию шахматной ведомости.
Сведения в документ вносятся на основании журнала операций, в котором регистрируются все бухгалтерские проводки.
Шахматная ведомость может составляться как в одном, так и в нескольких экземплярах, в зависимости от потребности предприятия. Если копий несколько, то каждая из них должна быть заверена подписью сотрудника, который ее заполнил, а затем передана на проверку главному бухгалтеру. На сегодняшний день редко используется ручной метод составления документа, все автоматизировано и легко делается при помощи компьютерных программ. Тем не менее, любому бухгалтеру знать принципы составления шахматной ведомости просто необходимо.
Пример составления ведомости
В данном случае приводится простейший пример заполнения шахматной ведомости, который вполне подойдет для взятия на вооружение малому предприятию с небольшими оборотами. Форма документа здесь проста и понятна, и изучив ее в качестве основы, в дальнейшем можно научиться вручную составлять более сложные шахматные ведомости.
Проверка правильности составления шахматной ведомости носит элементарный характер: если все верно, то показатели из последней строки и последнего столбца будут равнозначны. Если результаты не совпадают, то придется проверить все цифры, внесенные в документ, чтобы выяснить, куда именно закралась ошибка.
В заключение ведомость подписывает лицо, на которое было возложено ее составление с указанием должности и расшифровкой подписи. Заверять шахматную ведомость печатью на сегодняшний день не обязательно, поскольку юридические лица освобождены от необходимости штамповать свои отчётные бумаги.
После составления шахматной ведомости
После того, как документ будет заполнен, проверен и подписан, он, в составе годового бухгалтерского баланса, передается специалистам налоговой службы. При этом желательно одну копию оставлять на предприятии, сдав в архив предприятия, где он и будет храниться, как любые другие отчетные бухгалтерские документы, в течение следующих пяти лет.
Как шахматка помогла решить проблемы жильцов – эксперимент российского предпринимателя
Предприниматель Юрий Ярцев написал для vc.ru колонку о своем опыте создания реестра собственников жилья и тех возможностях, которые шахматка — лист, на котором нарисованы клеточки с номерами квартир — может предоставить пользователям.
Начало
Я покупал квартиру на стадии котлована, поэтому в процессе испытал массу страхов и сомнений. Платеж через фирму-«прокладку»? О боже! Сдача в эксплуатацию через полтора года? А что если застройщик обанкротится и не успеет завершить строительство в срок? Или у меня иссякнет источник дохода?
Тогда мне захотелось как-то смягчить боль от этих острых вопросов, подстраховаться. Как? Найти таких же, как я – своих будущих соседей. Вместе будет безопаснее. Это особенно актуально в России или Украине, где не так давно в мейнстриме были десятки тысяч обманутых дольщиков.
В то время в интернете не было единой площадки, где можно было бы обсудить тонкости покупки или типичные проблемы строительства. О возможности хоть как-то проверить отсутствие двойных продаж даже речи не шло. Так возник форум.
Информацию о нем передавал по сарафанному радио: заметил прилично одетого человека на стройке или у офиса продаж, познакомился, поделился последними новостями и пригласил пообщаться в онлайне. Постепенно набралась критическая масса пользователей и поднятых тем. Далее последовали бурные обсуждения покупки, инфраструктуры, сроков сдачи и не гнушающихся обманывать продавцов застройщика.
Число пользователей на форуме так сильно выросло, что становилось непонятно, кто есть кто, где правда, а где ложь. Вдруг это не добропорядочный сосед рьяно защищает стройку, а представитель застройщика. Но опыт чужих граблей с другими застройщиками и обманутыми дольщиками уже тогда указывал, что нужно обязательно вести независимый реестр жителей – шахматку.
Первая реализация
Первая версия была составлена в Excel: обычная сетка, обозначающая дом со строками-этажами и ячейками-квартирами. Красным отмечались заселенные. Таблица показывала пользователям только тип квартиры и живет ли там кто. Ещё она таблица отображала то, насколько заселен дом.
Первые трудности
Каждый раз, когда пользователи хотели отметиться, они писали об этом мне. Приходилось постоянно создавать новый скриншот и обновлять форум. Если кому-то понадобились контакты соседей, ничего не оставалось, как вручную просматривать исходный файл. А ещё нужно убедиться, что сделавшему запрос можно доверять.
Со временем это переросло в пытку – так много времени уходило на администрирование. Захотелось автоматизировать процесс, разрешив жителям взаимодействовать с таблицей самостоятельно. Так родилась электронная шахматка с привязкой к пользовательской базе форума.
Предназначение
Основное призвание шахматки заключалось в минимизации ущерба от возможных серьезных проблем в доме и рядом. Так, например, управляющая компания почему-то два года подряд включала отопление в квартирах с незавершенным ремонтом, где батареи были отсоединены. Оперативно находить всех пострадавших в таких случаях помогала именно шахматка. В итоге совместные решения бытовых проблем весьма пригодились для знакомства соседей друг с другом. Люди практически не общались на улице, но легко шли на контакт в сети.
Ещё одним интересным эффектом от ее использования была защита от двойных продаж. Попытки зарегистрироваться в одну и туже квартиру разными людьми сразу вызвали бы подозрения о наличии проблем. Уже на этапе строительства у нас был прочный фундамент для отстаивания своих прав.
Обрастание функциональностью
Спустя годы шахматка обросла дополнительными свойствами. И я расскажу о наиболее интересных из них.
Приватность данных о собственнике и доме
Появилась приватность: данные о конкретной квартире стали видны только определенным группам. Например, соседям по этажу, стояку, подъезду или наоборот, целому дому и всему жилому комплексу.
Соседская взаимопомощь
Каждый из нас владеет определенными знаниями и жизненным опытом, которыми можно было бы делиться с другими соседями. В своем профиле на специальной вкладке предлагалось заполнить несколько полей.
«Готов помочь», чтобы указать, в чем лучше всех разбирается пользователь и на каких условиях он готов помочь. В «Нужна помощь» в двух словах описываем свою текущую потребность, например, «еду в отпуск, нужно присмотреть за домашними питомцами».
Впоследствии это должно было вырасти в биржу услуг, открытую извне и расширенную до уровня города.
Автоматические расчеты стоимости
Ещё до покупки квартиры с помощью шахматки можно делать мгновенные расчеты коммунальных услуг, стоимости ее ремонта в разных исполнениях и проектах.
Пустующие квартиры, в которых кто-то живет
Интересным решением проблемы фактически заселенных, но не отмеченных в шахматке квартир была возможность присвоить этот статус силами их соседей. Каждый мог отметить такие квартиры на своём этаже через функцию «добавить соседа». Предполагалось, что точно известно о проживании в квартирах людей, по каким-то причинам на форуме незарегистрированных.
Когда у квартиры более одного собственника
Пользователи часто писали о неудачных попытках отметиться в квартире, хотя она также им принадлежит. Функция позволяла добавить членов семьи в квартиру.
Уточнение свойств квартиры
Если площадь квартиры изначально была указана застройщиком неверно или поменялась после сдачи в эксплуатацию, ее владелец мог самостоятельно скорректировать ее. Как и стоимость, количество комнат и планировку.
Тактико-технические особенности шахматки
Что такое дом с точки зрения проектирования софта? Это таблица высотой в N этажей, по Y квартир на этаж. Каждая квартира имеет свои свойства: площадь, тип, проектируемый номер, количество комнат, занята или свободна, включена ли приватность и так далее. Все стартовые параметры дома задаются администратором. Среди них – жилой или нежилой статус помещений, апартаменты/квартира/кладовая, нумерация.
Мини-бигдата
На базе этих данных всем видна открытая статистика по дому. Например, сколько всего однокомнатных, а сколько двухкомнатных, какая средняя или максимальная площадь, насколько дом заселен. Многие пользователи интересовались соседями, которые только заселились. За эти данные отвечал блок «Последние заселившиеся».
Администратору видны дополнительные статистические данные. Это рейтинг популярности жилья в комплексе на основе статистики просмотров домов и квартир другими пользователями. Риэлторы, вероятно, осыпали бы золотом за такую информацию.
Ещё администратор знает, сколько было сделано расчётов стоимости разных услуг. Так можно понять, насколько та или иная услуга могла быть востребована у жителей.
Что могут пользователи
В шахматке пользователь может переключаться между корпусами. А по специальной ссылке «Моя квартира» видно все данные о ней:
моментальную прогнозируемую стоимость ремонта квартиры с отделкой и без;
стоимость коммунальных услуг;
стоимость проектов для водоснабжения и электричества;
Там же планировалось сделать запрос на точные расчеты от третьих лиц и компаний о ремонтных, мебельных и прочих услуг. Сам запрос автоматически передавал подключенным к системе партнерам данные об этаже, площади, плане и других параметрах, а также контактные данные.
Шахматкой пользовались и будущие покупатели. Им была интересна информация о потенциальных платежках за коммуналку, наличие соседей, стоимости ремонта и прочем.
О будущем шахматки
До тех пор, пока будет вестись массовое строительство и будут разнообразные проблемы со сроками сдачи, коррупцией и обманутыми дольщиками, потребность в таком сервисе никуда не исчезнет.
Возможности для управляющих компаний
В планах было прикрутить ее к CRM управляющих компаний. Оттуда можно было бы передавать показания счетчиков воды, газа и других энергоресурсов, а также отправлять обращения обо всяких мелких и не очень бытовых неудобствах. Мы даже начали изучать существующие решения и возможности интеграции с ними.
На основе больших данных шахматка также сигнализировала бы и прогнозировала появление проблем в районе, доме и даже участке самого дома.
Выводы
Без приоритетов
Существенное количество времени и внимания тратилось на проверку аккуратности кода. Всё время хотел убедиться в его соответствии всем возможным стандартам, что я его логика безупречна, поэтому программисту также приходилось тратить драгоценное время на удовлетворение моих прихотей. Это была огромнейшая ошибка. Вместо того, чтобы удовлетворять потребности пользователей, я удовлетворял свои.
Без монетизации
Функциональность шахматки предусматривала будущее расширение в биржу работ и бытовых услуг. Помимо автоматического расчета были реализованы запросы стоимости ремонта квартиры, проектирования воды, электричества, кухонь и прочих вещей. Подключение любых новых категорий был делом пяти минут.
Изначально я заложил возможность монетизации с привлечением если не десятков, то хотя бы нескольких ключевых партнеров. Но почему-то стеснялся, заранее боясь отказа, предлагать сотрудничество разнообразным мебельным и плиточным салонам, а также строительно-ремонтным компаниям в округе.
Я был наивен и ожидал, что рекламодатели и партнеры сами побегут табунами. Так оно и происходило, только приходили они спамить без намека на какое-либо сотрудничество с площадкой. Предложение о партнерстве в их личных сообщениях, на которое я питал надежды, зачастую оставалось без ответа. А ведь со стороны будущих жителей нескольких тысяч квартир спрос на их услуги и товары был огромный. Интегрируясь с шахматкой и самим форумом эффект от вложений был бы куда выше, чем от обычного спама.
Ещё сильнее был страх получить отказ от компании IKEA, с электронным планировщиком шкафов и кухонь которой была запрограммирована привязка шахматки. Ожидалось, что параметры квартиры будут прозрачно отправляться в их ПО. Покупатель, пришедший из шахматки, мог бы сразу же начать планирование выбранной комнаты. Страх отказа так и не позволил этому реализоваться.
Без команды
Всё делалось в одиночку и за свои кровные. Я никак не пытался найти хотя бы одного идейного человека, который помог бы развивать систему. Мне это даже не приходило в голову.
Продажа квартир в новостройках с помощью CRM, шахматки и IP телефонии.
Компания Застройщик, входит в «ТОП-30 крупнейших застройщиков Российской Федерации». Совокупный портфель проектов составляет несколько млн. кв. м жилья. Это много. Для сравнения, самая крупная компания России “Пик” с начала деятельности построила 23 млн. м2 жилой недвижимости. Строительство ведется в разных городах России.
Задачи и проблемы в сбыте, маркетинге:
По итогам длительного просмотра и тестирования различных CRM выбрали АМОCRM. Мы смогли наглядно показать достоинства и перспективность именно AMOCRM в сравнении с другими CRM под текущие и будущие задачи бизнеса Застройщика.
Перед началом проекта мы совместно с директоратом холдинга провели ряд стратегических сессий и составили дорожную карту проекта, определили приоритеты и последовательность реализации всех задумок заказчика.
В тесном сотрудничестве с Руководителями коммерческой службы клиента начали описывать процессы продаж, воронки продаж новостроек. Мы подробно прорабатывали каждый этап, определяли участников процесса, роли и ответственность. Назначили нормативы по срокам работы менеджеров с клиентом на каждом этапе воронки продаж и проверочные чек листы, для контроля процесса продажи и результата работы.
Коммуникации с заказчиком.
Изначально у нас получилось выстроить доверительные отношения с Заказчиком. В самом начале критически был настроен идеолог и реализатор самописной CRM компании, но и он уверовал в успех проекта в процессе реализации, высказывая свои соображения, которые нам нужно было учесть по безопасности данных, сохранности приватности переговоров по телефону всех служб компании, т.к. предстояло объединить телефонию заказчика, обслуживающую несколько городов и облачную CRM. Реализация проекта выступила объединяющим фактором всех участников интеграции CRM в рабочие процессы компании.
Со стороны заказчика была выделена группа из 5 инициативных сотрудников руководящего звена, по 1-2 от каждого отдела (Продажи, маркетинг, IT) ответственных за формулирование задач и видения будущего и курирования/приемки этапов проекта. Были определены точки и сроки сдачи этапов проекта. Очень эффективными оказались еженедельные обсуждения результатов движения и выполнения текущих задач. Раз в несколько недель, получалось сдавать какие-то куски и этапы проекта. Все вместе это позволило гибко подстраиваться под меняющиеся желания Заказчика и учитывать новые идеи, возникающие в процессе реализации.
Совместно с заказчиками мы определили такой порядок автоматизации коммерческой службы.
Как мы организовали процесс внутри нас.
С нашей стороны процесс был организован следующим образом.
За реализацию проекты в целом и коммуникацию с заказчиком отвечал Белов Юрий директор проекта. В его задачи входило поддержание тесного контакта со всеми возможными службами заказчика, юридическое сопровождение, договорные отношения и взаиморасчеты. Кроме этого в его задачи входило ускорение процессов, улаживание различных спорных моментов. Было необходимо договариваться и приходить к единой точке зрения между всеми участниками, совмещая желания и возможности всех участников проекта. Т.к. коллектив заказчика был большой и не всегда выступал с единым требованием, приходилось выступать модераторами переговоров различных служб заказчика, чтобы прийти к одному решению, устраивающему всех.
За организацию и координацию внутреннего процесса нашей команды разработчиков отвечал технический директор проекта Роман Вытягов. В его задачи входил перевод с русского языка задач заказчика на технический язык и распределение задач внутри команды разработчиков. В его ведении были несколько команд. Технический директор отвечал за сроки реализации отдельных задач проекта, расчет трудоемкости, учет трудозатрат и решение различных ситуаций с программистами. Тех директор проекта нарезал проект на мелкие задачи и распределял между программистами и ежедневно работал с ними, чтобы они не просрочили свой кусок работ )). Суммарно в нашей команде над проектом трудились более 10 человек.
Реализация и ход работ.
1. Описание воронки продаж квартир в новостройке
2. Настройка базовой части AMOCRM и используемые дополнения и виджеты ( виджеты это отдельные программы дополнения к AMOCRM, способные значительно (бесконечно?) расширить возможности АМО. Часто в виде виджетов выступают программы для стыковки АМО и, например, сервиса Google docs или сервисов СМС рассылок, телефонии, 1С и т.д.. Таких виджетов сотни, если не тысячи.)
3. Создание шахматки: выбор между готовым вариантом и созданием своей шахматки
7. Передача в эксплуатацию заказчику.
1. Описание воронки продаж квартир в новостройке
На первоначальных встречах, до начала сотрудничества и первых встречах звучала идея, что все всем понятно, сейчас мы за часок напишем воронку продаж, напишем этапы продаж и опишем роли участников процесса и нормативные сроки работы на каждом этапе воронки продаж. А потом еще и скрипты добавим для менеджеров. И началось)
На самом деле квартиры продавались, скрипты были и в отделе требовали их выполнения, прослушивали телефонные переговоры для коррекции работы сотрудников, менеджеры ездили на показы, писали отчет, звонили клиентам и боролись за клиента (была внутренняя конкуренция). Но вот взять все это и быстро описать в виде законченной системы продаж быстро и за часик не получилось. Тут мы застряли на пару недель совещаний и переговоров, корпоративных споров. Через пару недель из представителей всех служб заказчика, от первоначального состава участников совещаний остались только 2 человека, собственно с ними мы и продолжили двигать проект и додвигали до победного конца.
В результате на этом этапе у нас получилась не просто табличка с наименование этапов продаж воронки продаж, а целая инструкция, с описанием, когда и что нужно делать и говорить менеджерам, какие данные заносить в CRM в какой момент подключается автоматика CRM для поддержки процесса сделки (таргетированная реклама в соцсетях, Google и Яндекс).
Упрощенно процесс поддержки продажи квартиры выглядел следующим образом (в дополнение к работе менеджера):
2. Настройка базовой части AMOCRM и используемые дополнения и виджеты
Базовую часть сделали за пару дней и еще пару недель ушло на показы заказчикам /правки/дополнения первоначальных идей. Мы использовали из магазина AMOCRM следующие готовые виджеты:
С чем столкнулись. В связи с тем, что у Заказчика было несколько руководителей, каждый имел опыт работы с другими CRM и вспоминал с прежних мест работ как должно все выглядеть и как работать. С одной стороны мы понимали, что опыт работы Заказчика с CRM это хорошо, не нужно очевидных вещей объяснять, зачем в итоге нужна CRM и принципы работы с CRM, а с другой стороны, у каждого уже есть в голове свой образ внешнего привычного вида окон его бывшей CRM, а здесь совсем другой непривычный вид. Приходилось показывать и объяснять каждому, что “все есть” и “вот где”. Ушло еще какое то время на эти обсуждения расположения кнопок.
3. Создание шахматки. выбор между готовым вариантом и созданием нового продукта
Пару слов, Что такое шахматка для Застройщика.
CRM в с вязке с шахматкой сохраняет информацию, какие квартиры куплены, кто именно купил или забронировал, хранится история каждого просмотра квартиры. Это существенно облегчает работу менеджера и вообще всей копании Застройщика. Все прозрачно. Быстро. Никакой путаницы. Наглядно. В процессе общения менеджеры разворачивают монитор клиенту и показывают прямо с экрана, что есть в наличии, планировки. А после того, как клиент созрел и говорит «хочу эту», менеджер нажимает на одну кнопку и все технические данные передаются в карточку сделки. Они нужны там для того, чтобы на этапе оформления договоров, автоматом сформировать пакет документов с заполненными полями. Нажал менеджер еще одну кнопку в CRM и из принтера вышел готовый пакет документов для подписания клиентом. Сказка.
Обученный менеджер с правильно настроенной CRM по эффективности работы может сравниться с 3-5 менеджерами без CRM.
Здесь мы вместе с Заказчиком должны были выбрать дальнейший путь: либо мы берем готовое типовое решение для застройщиков с интеграцией с АМО, либо мы пишем свой модуль с шахматкой к АМО.
По функционалу наш вариант шахматки умеет:
По стоимости, шахматка обошлась клиенту в разы дешевле Profitbase (в пересчете пользования за 5 лет). Напомню, что проект разрабатывался под 50 пользователей. Если бы количество пользователей шахматки было около 10, делать свою шахматку смысла было бы мало. Собственно в другом нашем проекте с другим застройщиком, мы поставили шахматку от Profitbase. И мы и клиент довольны результатом.
Во второй части вы узнаете, как мы стыковали АТС заказчика, какие неожиданные сюрпризы нас ждали на полпути от реализации проекта, как мы обучали персонал и сдавали проект.(Это было захватывающе).