Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Коммерческое предложение нередко сопровождают специальным письмом, в котором указывают суть предложения, порядок работы с компанией, а также оно должно содержать информацию, которая заинтересовала бы потенциального партнера. Как составить такое сопроводительное письмо, расскажем в статье.
Функции сопроводительного письма к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо — это документ, который прилагают к основному документу или пакету бумаг. Его задача — пояснить или дополнить информацию в основном документе.
Функции такого письма к коммерческому предложению состоят в том, чтобы описать преимущества работы с компанией-отправителем для получателя, чтобы у него появилось желание ознакомиться с коммерческим предложением. Также письмо перечисляет, какие еще документы были отправлены адресату. Отправка сопроводительного письма в бизнесе считается хорошим тоном.
Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо пишут в свободной форме, однако необходимо соблюдать традиционную структуру письма. Документ лучше оформить на бланке компании, где будут сразу указаны логотип и реквизиты.
Структура письма должна быть следующей:
Внимание! Для написания письма нужно использовать официально-деловой стиль, орфографических, пунктуационных и других ошибок быть не должно, как и разговорных и просторечных слов и выражений.
Несколько советов по составлению письма
Образец
Общество с ограниченной ответственность «Север»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Ломоносова, д.56
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889
Генеральному директору ООО «Запад»
Соколову Сергею Сергеевичу
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Уважаемый Сергей Сергеевич!
Вас приветствует компания ООО «Север». Мы производим продукцию из пластика для дома и сада. Наша компания работает уже 10 лет, имеет устойчивое положение на рынке и самые низкие цены в регионе. Нашими партнерами являются и транспортные компании, поэтому мы всегда можем предложить выгодные условия по доставке груза. В приложении к письму Вы найдете всю необходимую информацию о продукции и условиях сотрудничества.
С уважением,
генеральный директор ООО «Север»
Михайлов Кирилл Кириллович
Исполнитель: менеджер по продажам
Романов Иван Иванович
тел. 89000000000
Зачем нужно сопроводительное письмо к коммерческому предложению и как его правильно написать?
Основная задача коммерческого предложения – заинтересовать адресата к самому предложению. Иначе, велика вероятность, что присланное приглашение к сотрудничеству не будет оперативно рассмотрено или, вовсе, будет отправлено в корзину.
Сопроводительное письмо (СП) – краткое дополнение к коммерческому предложению (КП). Служит для ознакомления получателя с принципами предлагаемого сотрудничества и привлечения внимания к основному предложению.
Зачем нужно?
Основное назначение сопроводительного письма:
К сопроводительному письму могут прилагаться:
Сопроводительное письмо очень важно, если компания занимается «холодной» рассылкой предложений.
Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.
Также неправильно отказываться от составления СП, если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи. Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре. Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.
Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.
Как правильно написать?
Как же составить данный документ? Сопроводительное письмо можно писать в произвольной форме, но есть общие требования по содержанию, как то:
Описание преимуществ и выгод – краеугольный камень всего сопроводительного письма. Уделите этому разделу максимум внимания. Заинтересовать потенциального партнера выгодными условиями, это важный шаг для возможности дальнейшего сотрудничества.
Пример текста
Ниже приведён пример такого письма, нужного перед отправкой особого предложения:
Добрый день, уважаемый ______________________!
Вас приветствует компания ООО _________________, г. Москва – эксклюзивный представитель __________________________________________________________ на территории России. Предлагаем Вам выгодные условия сотрудничества.
Мы предлагаем:
Во вложениях Вы найдете прайс, презентацию продукции и подробные условия работы с нашей компанией.
По любым возникшим вопросам обращайтесь по телефону: _________________.
С уважением, региональный менеджер ООО _________________
Когда и каким образом отправляется?
Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.
Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:
Заключение
Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – структура и пример-шаблон
Но есть проблема. Мало кто отважится открыть вложенный файл от незнакомого человека.
Как раз для этих целей и пишется сопроводительный текст, то есть сообщение в теле письма, мотивирующее к открытию вложения.
Узнайте, как составить цепляющее сопроводительное письмо к вашему коммерческому предложению.
Сруктура сопроводительного письма к коммерческому предложению
1) Приветствие. Оно должно быть кратким, персонифицированным и универсальным («Доброй ночи!» и «С днём Cвятого Патрика!», если это холодный контакт, однозначно не подходит).
Пример: «Здравствуйте, Федот Алишерович!»
2) Самопрезентация. Вкратце напомните, кто вы, чем занимаетесь и при каких обстоятельствах контактировали с клиентом прежде. Если не контактировали – опустите эту часть пункта.
Пример: «Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль, мы общались с вами по телефону в среду в 12:00».
3) Презентация услуг. В одной-двух строках опишите, в чём «изюм» вашего предложения.
Пример: «Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок».
4) Перенаправление на действие. Подтолкните человека к нужному действию и сообщите свои контакты.
Пример: «Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX».
5) Прощание. Как и в приветствии, придерживаемся общепринятого официального тона (никаких «Чмоки, кукусик!»).
Пример: «С уважением, Всеволод Конеброд».
Что получилось (пример сопроводительного письма для коммерческого предложения)
Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль. Мы общались с вами по телефону в среду в 12:00.
Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок.
Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX.
С уважением, Всеволод Конеброд
Советы по составлению сопроводительного письма для коммерческого предложения
Краткость – сестра таланта. Американские маркетологи считают, что оптимальная длина e-mail сообщения – от одной до шести строк, не больше. Трудно с ними не согласиться, пусть даже английский язык и лаконичнее русского.
Не употребляйте фразу «коммерческое предложение». Нигде в письме. Она отпугивает и мигом выдаёт в вас продавца-коммерсанта. Кстати, то же самое касается и названия прикладываемого к письму файла. Исключение — контакт с теплыми и горячими клиентами.
Впервые опубликовано на Workle (15.08.2014). Эта редакция обновлена и дополнена.