Что такое тендерная документация. Подготовка тендерной документации
Многие организации участвуют в различных тендерах. Но при этом часто не знают о том, как правильно составляется и заверяется тендерная документация. При этом такой вопрос является одним из самых важных, требующих особого к себе внимания. Как порядок, так и состав тендерной документации определены законами и нормативными актами, которым они обязаны соответствовать.
Понятие тендера
Тендер – это конкурс на предоставление услуг, товаров или выполнение каких-либо работ. Правила проведения таких отборов указываются в тендерной документации, в соответствии с которой участники, желающие принять участие в борьбе, должны предоставить комиссии наиболее выгодные условия, предлагаемые заказчику.
Контракт на тендер заключается с участником, который может предоставить самое выгодное для организатора предложение, последнее при этом должно полностью соответствовать выставленным указаниям.
Тендерная документация – это пакет документов, который раскрывает условия конкурса и содержание будущего контракта.
Она обязательно содержит в себе как техническую, так и коммерческую части.
Техническая часть состоит из сведений об условиях заключаемого контракта, характеристик и описания предмета или объекта торгов, инструкций, предназначенных для поставщиков, а также информационные карты, на которых указывается порядок осуществления и подачи заявок на участие в конкурсах. Также в этой части располагаются требования к содержанию заказа на поставку: наименование, объемные графики, ссылки на стандарты и технические условия.
В коммерческой части тендерной документации содержатся все цены и порядок их исчисления, условия, установленные графиком платежей, источники финансирования этого контракта. Также здесь указываются гарантии, предоставляемые банком на выполнение тендерной сделки со стороны заказчика, и требования, выставляемые по различным видам страхования.
Тендерная документация, образец составления заявки и рекомендации к их заполнению содержатся в МДС 80-4.2000 Госстроя России. Более детальное содержание документации определяется тендерным комитетом.
Порядок составления
Подготовка тендерной документации – это отдельная, очень важная и неотъемлемая процедура проведения любого конкурсного торга. В ней оговорено в соответствии с действующим законодательством содержание личных данных, таких как:
Проверяющие органы всегда выдвигают требования на наличие составленного проекта договора из списка выставляемых условий. Также в документации указывается метод оценки вносимых предложений при помощи определенной системы.
Оформление
Разработка тендерной документации может проводиться как самим организатором, так и специальной консалтинговой компанией. Для ее составления можно воспользоваться типовыми образцами и методическими рекомендациями, а также законодательством, в котором прописаны нормативные требования к составлению. Также можно обратиться в финансовый центр, где специалист по тендерной документации предложит свои услуги по грамотному ее составлению. Там вам в короткие сроки окажут профессиональную и квалифицированную помощь.
Содержание
Форма тендерной документации, помимо сведений, предназначенных для будущих конкурсантов, должна содержать такую информацию, как численное и подробное содержание пакета документации, составленного поставщиком, выраженное подтверждение его заявки на участие:
Потенциальный поставщик имеет право обратиться в письменном виде к организатору тендера с требованием о разъяснении пунктов и положений тендерной документации в срок не позднее 10 дней до окончательного вынесения решения. В свою очередь, организатор тендера обязан в течение трех дней с момента получения такой заявки направить соответствующие пояснения всем поставщикам, участвующим в данном конкурсе, не указывая при этом автора первичного запроса.
Внесение изменений и дополнений
Дополнения или какие-либо изменения может вносить специалист по подготовке тендерной документации по требованию организатора тендера. Такие действия не являются противозаконными или противоправными. В случае необходимости организатор тендера имеет право вносить в пакет документов изменения, связанные с изъявлением собственной инициативы или в качестве ответа на полученный запрос от потенциального поставщика, в период не позднее 7 календарных дней до истечения сроков подачи заявок на тендер.
После внесения изменений о них незамедлительно необходимо оповестить всех потенциальных поставщиков, которым была выдана тендерная документация. Срок на выполнение таких оповещений и замену пакетной документации устанавливается в размере 5 рабочих дней.
Содержание заявки на тендер
Требования к тендерной документации определяют ее состав:
Документы, подтверждающие соответствие потенциального поставщика выдвигаемым квалификационным требованиям
Каждый потенциальный поставщик, который решил принять участие в тендере, обязан предоставлять такие документы:
Таблица цен
Оформление тендерной документации происходит с учетом прайс-листов. Потенциальный поставщик обязан составить таблицу цен с указанием и перечислением единиц товара, общей суммарной ценой за весь объем поставки. Она должна быть составлена и предоставлена в виде как распечатанных, так и электронных прайс-листов.
Таблица является также технической спецификацией на предоставляемые товары и услуги и должна полностью отвечать всем требованиям, выставляемым к тендерной документации.
Когда производится подготовка тендерной документации, определяется состав итоговых цен. Указанная стоимость, кроме собственной цены товара, должна включать в свой состав:
Если в таблице цен потенциальный поставщик не указывает различные составляющие ее, которые включают в себя вышеописанные затраты, то тендерная комиссия рассматривает предоставляемые им данные о цене товара как общую стоимость, с учетом всех затрат. В таком случае эти цены при заключении контракта не могут быть более пересмотрены или изменены.
Цены, которые указаны в таблице, остаются фиксированными на протяжении всего срока выполнения договорных обязательств о закупках и поставках и не могут меняться.
Цены указываются в тех валютах, которые были оговорены в выдвигаемых требованиях во время подачи заявки на тендер. Оплата поставщику производится по факту доставки товара к месту назначения, по мере поступления бюджетных средств, если другие условия не предусмотрены и не указаны в контракте.
Обеспечение заявки
В отдельных случаях поставщик предоставляет гарантийное обеспечение, выраженное в денежной форме, в виде внесения залога на банковские счета организатора, в размере не менее 3 % от конечной суммы в контракте, со сроком действия не меньше установленных временных рамок, указанных в теле тендерной заявки.
Гарантийное финансовое обеспечение потенциального исполнителя по осуществлению тендерной заявки в виде залога денежной суммы вносится на специально созданный счет организатора тендера.
В случае если потенциальный поставщик не выигрывает тендер, средства, предоставленные организатору как залог его финансовой способности, возвращаются в установленные в договоре сроки.
Подача тендерных заявок
Тендерные заявки предоставляются потенциальными поставщиками в прошитом виде, пронумерованными и должны иметь печать и подпись.
Также подается техническая спецификация тендерной заявки, тоже закрепленная подписью и печатью, и оригинал гарантийного обеспечения. Эти документы запечатываются в один конверт вместе с тендерной заявкой и отдаются на рассмотрение комиссии.
Подписывать заявку может только потенциальный поставщик или его официальный представитель. Не допускается наличие в документации вставок, подтирок и различных приписок.
Потенциальные поставщики саморучно запечатывают документы в конверт, на котором указывают наименование и юридический адрес своей организации, а в качестве адреса доставки указывается организатор тендера, дата и время, установленные для вскрытия конвертов, в виде надписи «не вскрывать до. «.
Тендерная документация может присылаться как лично, так и с помощью почтовых отделений в рамках установленных сроков. Любые тендерные заявки, которые были получены после установленных дат и времени, отклоняются или будут возвращены в нераспечатанном виде заявителям.
Не нарушая сроков сдачи и установленный порядок тендерной документации, к ее оформлению можно применить коррекцию, замену условий, цен и тому подобное. Возможно внесение некоторых изменений или окончательного отзыва тендерной заявки до момента истечения установленного срока без потери права ее внесения или обеспечения. Уведомление, составленное потенциальным поставщиком о намерении внести коррекцию или полностью отозвать свою заявку, отправляется организатору в письменном виде и не позднее, чем указанный окончательный срок ее предоставления. По окончании установленной даты и времени такие коррективы вноситься не могут.
После того как все заявки были приняты в указанные сроки, организатор тендера вскрывает конверты и с помощью тендерной комиссии выбирает победителя, который оглашается путем письменного уведомления всех принявших участие потенциальных поставщиков о вынесенном решении с предоставлением копии протокола итогов работы тендерной комиссии.
Правильное оформление и проведение документации во многом определяет успех самого тендера.
Состав тендерной документации
Тендерная документация — это комплект документов, состав которых зависит от предмета торгов и определяется тендерным комитетом в соответствии с поручением организатора или заказчика торгов.
Требования заказчика, включаемые в тендерную документацию, должны быть одинаковыми для всех без исключения претендентов. С этой целью тендерная документация должна разрабатываться с использованием общепринятых обозначений, так, чтобы все участники однозначно понимали информацию, содержащуюся в ней. Разработка тендерной документации осуществляется тендерным комитетом с возможным привлечением инженерно-консультационных или проектных организаций и фирм и оплачивается заказчиком за счет средств, предусмотренных в сводных сметных расчетах стоимости строительства целевому назначению. Комплект тендерной документации передается, как правило, за плату: порядок и условия ее выкупа определяются тендерным комитетом и сообщаются в объявлении о проведении торгов, публикуемом в печати или в приглашении для участия в торгах. При этом цена на тендерную документацию устанавливается в зависимости от окупаемости затрат на ее разработку, распространение, проведение экспертизы и анализа предложений оферентов, подведение итогов конкурса и выявление победителя. В отдельных случаях тендерная документация может передаваться бесплатно. Состав тендерной документации следующий: приглашение для участия в торгах; форма заявки претендента; информация об объекте и предмете торгов; техническая часть (проектная документация); инструкция оферентам; условия и порядок проведения торгов; проект контракта.
Рассмотрим более подробно содержание документов, входящих в состав тендерной документации.
Форма приглашения, рекомендуется для участия в торгах, а также форма заявки подписывается руководителем, уполномоченным заключать контракт, и скрепляется печатью.
В разделе «Сведения об объекте и предмете торгов» приводятся наименование объекта, его адрес; даются общая характеристика и количественные параметры предмета торгов (освоенные и будущие объемы работ, даты и сроки их выполнения). Указываются также заказчик и организатор торгов, условия и порядок посещения строительной площадки и другие общие сведения, характеризующие предмет торгов.
В разделе «Техническая часть» содержится пояснительная записка с обоснованием намечаемого строительства, основными технико-экономическими показателями и характеристиками продукции. Приводятся генеральный план и схемы инженерных сетей, основные архитектурно-строительные, конструктивные и технологические решения, сведения об инженерное оборудование зданий и сооружений, основные положения по организации строительства, данные о сроках строительства и особых технических условий. В проекте документации дается также информация о системе измерений, действующих нормах и правилах, стандартах, инструкциях и другие данные, характеризующие инвестиционный проект.
В разделе «Инструкция оферентам» тендерный комитет определяет состав, содержание и формы представления информации.
Кроме заявки на участие в торгах и копию платежного документа, подтверждающего внесение первого задатка, состав документации, доставляется претендентом, входят поручения в форме гарантийного обязательства банка, справка о заключенных за последний год контрактах с указанием основных условий и перечнем субподрядчиков, иностранных партнеров, а также оферта как формальное предложение о заключении сделки с указанием всех необходимых условий.
Во-вторых, при разработке оферты претендент должен учесть требования заказчика к структуре цены на строительную продукцию или предмет торга, а также условия и возможный порядок пересмотра цен; условия, виды и методы внесения платежей в зависимости от уровня цен, предлагаемые формы оплаты, порядок финансирования и условия кредитования работ. Кроме того, необходимо учитывать срок действия оферты, условия, порядок прекращения и продления ее действия, а также условия, при которых оференту предоставляется возможность представить альтернативный вариант предложений, и условия, при которых возможно отклонение предложений участников торгов или прекращение торгов.
В-третьих, устанавливаются правила оформления и представления материалов оферты.
В разделе «Условия и порядок проведения торгов» обычно даются ссылки на действующее законодательство и соглашения, юрисдикция которых распространяется на проведение торгов, а также приводятся: дата и место вскрытия конвертов с офертами и сведения о том, будет ли этот процесс открытым; описание процедуры вскрытия конвертов с офертами; основные критерии оценки предложения оферента и сроки; методика выбора победителя и порядок утверждения результатов торгов; порядок оповещения оферентов о результатах торгов; предупреждение о непринятии обязательства мотивировать и объяснять причины отклонения оферт; указания о способе уведомления победителя торгов; условия и порядок внесения второго задатка; уведомление о том, какой документ подписывает победитель торгов ( контракт или протокол о проведении переговоров); порядок проведения переговоров с победителем торгов. Одним из важнейших документов тендерной документации является проект контракта между заказчиком (инвестором) и победителем торгов. Информация, необходимая для его подготовки, содержится в соответствующих разделах тендерной документации (предмет контракта, сроки выполнения работ, порядок и условия расчетов и платежей, обязательства сторон, сведения о производстве и приемке работ, условия и порядок расторжения контракта и др.). В проекте может быть указана стартовая цена проекта торгов (инвестиционного проекта), рассчитанная в соответствии с «Порядком определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию», или согласно других документов. В проекте контракта могут содержаться и другие требования инвестора, отражающих и учитывающих специфику предмета торгов. Определяющим условием является соответствие всех приведенных положений действующему законодательству.
11.6. Порядок разработки и заключения договоров подряда (контрактов)
Контракт — это письменный договор, соглашение с взаимными обязательствами для договаривающихся сторон. Работа с контрактом является составной частью процесса управления строительными инвестиционными проектами и охватывает ряд этапов: выбор потенциальных партнеров для реализации проекта, подготовку контрактной документации, проведение переговоров и
подписания контракта, а также внесение изменений в контрактную документацию, контроль за ходом выполнения и претензионную работу, рассмотрение исков и судебное разрешение споров, завершение работ по контракту и его закрытие.
С целью повышения экономической заинтересованности участников инвестиционного процесса, укрепления договорной дисциплины, а также эффективного использования финансовых средств правительство страны утвердило основные положения порядка заключения и исполнения контрактов (договоров подряда) на строительство объектов для федеральных государственных нужд, в которых определяется, что государственные организации размещают заказы на строительство, что опять начинается, на конкурсной основе, включая подрядные торги.
Контракт с победителем торгов заключается после того, как последний, получив уведомление тендерного комитета, в установленный срок внесет второй задаток на расчетный счет заказчика. В случае невнесения задатка организатор торгов может отменить присуждение заказа.
С момента объявления торгов заказчик не имеет права вести переговоры по предмету торгов с его участниками иными лицами до момента заключения контракта. Однако, если в ходе переговоров победитель торгов выдвигает условия, противоречащие содержанию тендерной документации, то тендерный комитет по согласованию с заказчиком вправе начать переговоры с претендентом, занявшим второе место.
Время подготовки контракта, как правило, не должно превышать тридцать дней.
Контракт заключается на весь период реализации инвестиционного проекта на основании исходных условий (стоимости, сроков, и других показателей). Образцы договорной документации приведены.
Типовой договор должен содержать следующие основные разделы: предмет договора; стоимость работ и порядок расчетов; взаимные обязательства сторон; ответственность сторон; прочие условия и реквизиты сторон.
Предмет договора определяется в составе тендерной документации. Срок строительства (реализации ИСП) в целом устанавливается на основе исходных условий и может быть уточнен по результатам торгов, же сроки приемки отдельных очередей, пусковых комплексов, зданий и сооружений определяются сторонами.
Стоимость проекта (цена договорная) также определяется в пределах исходных условий, содержащихся в тендерной документации. По способу установления цены подряда различают контракты с твердой ценой, и с возмещением расходов. Уточнение стоимости, вызванное объективными причинами в ходе строительства, производится по договоренности сторон. Объемы подрядных работ и необходимых финансовых средств определяются в контракте с разбивкой по календарным периодам в соответствии с планом строительства и сроками ввода в действие мощностей и объектов.
Порядок расчетов также определяется в договоре. Как правило, заказчик выделяет подрядчику в установленном порядке аванс, обеспечивает своевременное и непрерывное финансирование строительства. Размер, сроки перечисления аванса, порядок его погашения, а также условия промежуточных расчетов за выполненные работы в пределах 95% их стоимости устанавливаются при заключении контракта. Окончательный расчет производится в месячный срок после принятия объекта. Если допущена задержка в перечислении аванса, оплате выполненных работ и окончательном расчете, подрядчику возмещаются убытки, включая затраты по уплате процентной ставки за кредит.
Заказчик несет также ответственность за своевременную передачу для монтажа, если это обязательство по контракту возложено на него. Если в результате недопоставок оборудования происходит остановка строительства более чем на месяц, срок окончания строительства продлевается на период остановки производства работ. Размер санкций за несвоевременную передачу и монтаж оборудования устанавливается при заключении контракта.
При нарушении условий контракта по вине подрядчика последний несет ответственность. Так, подрядчик обязан устранить допущенные по его вине дефекты, обнаруженные в течение 12 месяцев со дня приемки объекта в эксплуатацию, если в контракте не установлен иной срок.
Контрактом могут предусматриваться различные меры имущественной ответственности за невыполнение условий договора — штраф, за несоблюдение сроков — пеня, за ненадлежащее исполнение условий договора — неустойка, а также взыскание убытков в полном размере.
При заключении контракта в особых условиях к нему могут быть предусмотрены иные взаимные обязательства, вытекающие из действующего законодательства, строительных норм и правил, проектов, конкретных условий строительства, а также санкций за невыполнение обязательств.
В условиях рыночных отношений особое внимание уделяется вопросам обеспечения качества, поэтому в контракте могут предусматриваться конкретные льготы, а также условия, стимулирующих своевременное и качественное выполнение работ.
Вопросы, связанные со страхованием возможных рисков, также могут найти отражение в тексте контракта.