Структура финансовой службы строительной компании
«Главбух». Приложение «Учет в строительстве», N 1, 2004
В рыночных условиях эффективность деятельности строительной компании во многом зависит от работы финансовой службы. В этой статье мы расскажем о том, каким образом сформировать структуру финансовой службы.
Задачи финансовой службы
В основные задачи финансовой службы входит:
Финансовая служба строительной компании занимается подготовкой документации для участия в конкурсах на подряд. Для решения этой задачи необходимо правильно рассчитать себестоимость проекта, спрогнозировать ее изменения, провести предварительные переговоры о привлечении заемных оборотных средств под оптимальные проценты.
Часто победа в конкурсе на крупный подряд зависит от способности финансовой службы оперативно определить резервы снижения плановых накоплений и накладных расходов, что позволяет подготовить наиболее выгодное для заказчика и в то же время не убыточное для компании предложение.
В любой строительной компании составляются проектные бюджеты. Именно они ложатся в основу бюджета доходов и расходов всей компании. Контроль за исполнением финансовых планов по проектам ведется ежедневно.
Отличительной особенностью деятельности строительных компаний является их зависимость от привлеченных заемных средств. Высокая себестоимость строительных проектов не позволяет реализовывать их за счет собственных средств компаний. Поэтому для эффективного управления финансами в строительстве используются кредитные линии и поэтапная оплата от заказчиков.
Для своевременного и достаточного обеспечения компании оборотными средствами финансовая служба должна проводить постоянный мониторинг финансового состояния компании. Эта практика позволяет в большинстве случаев получить кредит под минимальные проценты.
Правильно построенная структура финансовой службы обеспечивает эффективное выполнение поставленных перед нею задач.
Принципы подготовки оптимальной структуры финансовой службы
Структура финансовой службы строительной компании должна отвечать целому ряду требований.
В-третьих, очень важно ограничить количество прямых подчиненных.
В-четвертых, необходимо обеспечить оперативное взаимодействие финансовой службы с другими подразделениями компании. Для многих документов и отчетов финансовой службы необходимо использование информации от подразделений, не входящих в ее структуру. Отдел главного механика, например, готовит документы по использованию автотранспорта, по расходу топлива. Все отделы готовят табели учета рабочего времени, предложения по премированию. Без своевременного представления таких данных в финансовую службу срывается график подготовки и представления как внутренней, так и внешней отчетности. Эту проблему можно решить, разработав внутреннее Положение о взаимодействии подразделений компании по представлению необходимой информации в финансовый отдел.
Наконец, очень важно обеспечить полноту выполнения задач финансовым отделом. Нельзя допускать делегирование части функций финансового отдела другим подразделениям компании. В большинстве случаев это приводит к негативным результатам. Например, при выдаче зарплаты работникам линейных подразделений не надо назначать мастера участка исполняющим обязанности кассира, выдавать ему ведомость и деньги. Правильнее будет временно направить на объект одного из кассиров.
Важно также обеспечить однозначность отношений подчиненности. Следует по возможности избегать появления должностных позиций «двойного подчинения».
Анализ типовой структуры финансовой службы
В зависимости от масштабов деятельности компании отдельные ее задачи выполняют либо отделы, либо отдельные сотрудники. В качестве примера приведем типовую структуру финансовой службы строительной компании.
Типовая структура финансовой службы строительной компании
Обратите внимание также на прямое подчинение главного бухгалтера компании ее генеральному директору. Это обусловлено и рекомендациями нормативных документов по организации бухгалтерского учета, и персональной ответственностью главного бухгалтера перед законом. Подчиненность главного бухгалтера гендиректору предусмотрена и уставными документами большинства компаний. Однако полная независимость бухгалтера от финансового директора означает нарушение принципа однозначности отношений подчиненности. Ведь главный бухгалтер является ответственным за подготовку целого ряда отчетов финансового отдела, а также за обеспечение ведения управленческого учета.
Очень распространена ошибка прямого подчинения обслуживающей финансовый отдел группы программистов непосредственно финансовому директору. Такое решение означает принятие финансовым директором на себя ответственности за область деятельности, которая находится вне рамок его компетенции. Поэтому отношения финансового отдела с группами программирования и системных администраторов должны ограничиться позициями пользователей и постановщиков задач.
Вывод: такая финансовая служба в целом будет работать недостаточно эффективно. Следовательно, необходимо изменить ее структуру.
Реструктуризация финансовой службы
В первую очередь необходимо решить вопрос с подчинением главного бухгалтера. Возможно два варианта действий. Во-первых, можно передать финансовому директору право второй подписи на финансовых документах с сохранением в штатном расписании руководителя бухгалтерского отдела, ответственного за подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности. При этом финансовому директору передается вся полнота административной и уголовной ответственности за подготовку внешней отчетности и за сохранность денежных средств. А ответственность руководителя бухгалтерского отдела, не имеющего права первой подписи, реализуется лишь в рамках трудового контракта.
В качестве другого выхода возможен вариант, при котором главный бухгалтер подчиняется генеральному директору в вопросах налоговой и бухгалтерской отчетности. А в вопросах подготовки и представления внутренней отчетности главбух подчиняется финансовому директору.
Обратите внимание: появление в структуре финансового отдела групп, занятых исключительно управленческим учетом, не всегда оправданно. Все основные показатели управленческого учета, необходимые для подготовки отчетов по исполнению бюджетов, должны строиться автоматически. Зато целесообразным видится подчинение финансовому директору юридического отдела.
Эффективная структура финансовой службы строительной компании
Что мы получили в результате изменения структуры финансовой службы? Финансовая служба замыкается теперь на финансового директора, который непосредственно отвечает за результаты ее деятельности. Внутренними документами оформлено «двойное подчинение» главного бухгалтера. Плановый и сметно-договорной отделы подчиняются финдиректору. Программисты по поддержке финансовых приложений перешли в подчинение руководителя службы технической поддержки. Такая структура выглядит более управляемой и эффективной, нежели предыдущий вариант.
Конечно, не может быть универсальной организационной структуры финансового отдела. В строительстве это выражено еще сильнее, чем в других отраслях. Структура заказов, процент генподрядных и субподрядных работ, масштабы деятельности оказывают большое влияние на формирование потоков финансовой информации и на структуру финансового отдела. Но мы рекомендуем придерживаться основных принципов ее формирования, рассмотренных выше.
Если вас назначат финансовым директором строительной компании
Алексей Кузнецов, финансовый директор ЗАО «Пусковой элемент»
Особенности отрасли: высокая степень госрегулирования бизнеса, проектная деятельность с широким кругом участников, ведение проектно-сметной документации, специфическая отчетность, значительный риск хищений на объектах строительства.
Как подготовиться: изучить разрешительную документацию, согласовать план поступления средств и лимиты центров затрат с графиком выполнения и финансирования строительных работ, убедиться в обоснованности расходов, разработать меры по предотвращению краж.
Хорошо, если строительная компания давно и успешно работает на рынке. В таком случае можно предположить, что в ней уже отлажен процесс составления управленческой отчетности, выработан порядок работы с подрядчиками, субподрядчиками и заказчиками, созданы положения и регламенты по отделам и департаментам. Финансовому директору, который перешел на работу в эту организацию из другой отрасли, останется только вникнуть в нюансы, а потом, уже в ходе работы, совершенствовать существующую систему управления финансами. К сожалению, во многих строительных компаниях бизнес ведется по принципу «сначала строим – потом считаем». А значит, финансисту придется создавать все с нуля. Но прежде чем приступать к наведению порядка, предстоит разобраться в специфике работы предприятия, в учетных формах, по которым происходит списание материалов, изучить акты приемки выполненных работ на каждом этапе строительства, убедиться в том, что сметы намеренно не завышены, и т. д. Любая информация не будет лишней, даже если на первый взгляд она не касается финансового директора напрямую.
Изучить документы
Первым делом имеет смысл ознакомиться с разрешительной документацией и убедиться, что компания правомерно ведет свой бизнес. А именно входит ли она в саморегулируемую организацию строителей, имеет ли необходимые лицензии на определенные виды работ, разрешения на строительство всех своих объектов*.
Если заказчиком выступает компания с госучастием, то стоит удостовериться в наличии государственной аккредитации, а также в том, что используемое и устанавливаемое оборудование имеет соответствующий стандарт качества. Например, на предприятиях, занимающихся строительством объектов единой национальной электрической сети, почти все оборудование проходит сертификацию качества в ОАО «ФСК ЕЭС».
Объект, находящийся на стадии строительства, должен сопровождаться договором с заказчиком, сметами и графиками поставок материалов и оборудования, выполненных работ, финансирования. Все договоры на строительство объектов разбиваются на виды работ: строительно-монтажные работы (СМР), электромонтажные работы (ЭМР), пуско-наладочные работы (ПНР), проектно-изыскательские работы (ПИР), поставка (закупка) оборудования и материалов, монтаж. Если же какие-либо из этих документов в бухгалтерии отсутствуют, компания может столкнуться со срывом поставок материалов и оборудования, пенями со стороны заказчика, задержками в погашении кредиторской задолженности, ростом долгов по оплате труда персонала. Совсем не лишним будет убедиться в том, что в реестре договоров корректно заполнены такие реквизиты документов, как суммы договора и дополнительных соглашений, ответственное лицо и т. д. На практике бывает, что этих данных нет. А ведь эта информация потребуется для управленческого учета, и только с ее помощью можно рассчитать себестоимость по видам работ.
Проверить обоснованность планов
Характерная черта строительной отрасли – постоянное стремление производственных подразделений завысить свои плановые расходы. Проконтролируйте расчеты себестоимости каждого объекта предполагаемого строительства с раскладкой по субподрядным и подрядным работам (включая транспортные расходы на доставку материалов, оборудования и т. д.). Убедитесь в том, что оценка рентабельности всех проектов объективна.
Еще до начала строительства любого объекта все сметы, неотъемлемая часть договора, должны быть приведены в фактические цены, действующие в предполагаемом периоде выполнения работ. Иначе дальнейшее планирование просто не имеет смысла – компания будет нести убытки из-за ошибок в базовых расчетах. Сейчас действует сметно-нормативная база от 2001 года, поэтому все цены переводятся в реальные при помощи специального коэффициента. Он публикуется в «Вестнике ценообразования и сметного нормирования» (для каждого региона он свой). Корректировкой смет, как правило, занимается сметный или сметно-договорной отдел. Задача финансового директора – отследить, чтобы все расчеты были выполнены без ошибок.
Дополнительный материал
Убедитесь в том, что методика расчета оплаты труда производственного персонала корректна, а зарплата строителей не завышена. Эта статья расходов может занимать существенную долю в бюджете проекта. Ее размер зависит от нормы выработки, которая рассчитывается на основе графика выполнения работ, опирающегося, в свою очередь, на сметы и график финансирования. Методика расчета оплаты труда может быть такой. Если сотрудник выполняет свою работу досрочно, то есть превышает установленный норматив, то он получает оклад и премию, сроки нарушены – только оклад. Чтобы убедиться в том, что нормы выработки не занижены, стоит проверить их расчет по всем строящимся объектам за каждый месяц всего периода строительства, сравнить между собой значения по однородным работам. Не будет лишним также поднять нормы выработки по завершенным проектам за последние пять лет.
Дополнительными необоснованными расходами для компании может обернуться неправильная организация работы службы снабжения. Если материалы поступают на стройку нерегулярно и с нарушением графика, то строители будут простаивать. Сэкономить на выплате их премиальных не удастся – простой не по их вине. К тому же такой форс-мажор может грозить срывом сроков сдачи объекта. А значит, придется возместить неустойку заказчику, которая, как правило, составляет значительную сумму. Повысить дисциплину снабжения можно, если увязать мотивацию ответственных сотрудников с соблюдением графика поставок материалов.
Естественно, при строительстве любого уровня и масштаба возникают затраты сверх установленных норм. Однако финансовый директор должен отстоять свою точку зрения: все они должны идти по графикам выполнения работ и подтверждаться сметами. Все «срочные» расходы пресекаются, а ответственные за строительство менеджеры несут персональную ответственность за планирование средств на отчетный период. То же самое касается и платежей контрагентов, ранее не заявленных в бюджете.
Распространенная ошибка – руководитель строящегося объекта приносит в бухгалтерию организации подписанную со стороны заказчика форму КС – 3 («Справка о стоимости выполненных работ и затрат», применяемая для расчетов с заказчиком), полагая, что на этом его работа закончена. Форма КС – 3 составляется по факту выполненных в отчетном периоде работ и передается субподрядчиком генподрядчику (либо генподрядчиком – заказчику). Это не «живые» деньги, которые получит организация, а лишь аргумент в дальнейших переговорах с заказчиком о получении денег за объект. Финансовый директор в этом случае должен выступить в роли контролера над руководителем строящегося объекта до момента поступления денег, а при необходимости и связаться с финансовой службой заказчика и настаивать на перечислении денег.
Объявить войну хищениям
Извечная проблема любой строительной организации – воровство материалов и инструмента недобросовестными исполнителями. Контролировать использование материалов помогает специализированный отчет по форме М – 29 («Отчет о расходе материалов в строительстве»). Он служит основанием для списания их стоимости на себестоимость работ и показывает фактический расход в сравнении с производственной нормой. Этот отчет создается отдельно на каждый строительный объект, заполняется ежемесячно начальником участка (прорабом).
Пресечь воровство инструментов на стройплощадках поможет ведение ежедневного журнала их учета. Каждый день рабочий получает необходимый инструмент и расписывается за него в журнале. Так удастся сократить количество незапланированных финансовых заявок на покупку инструментов с формулировкой «взамен утерянных» (то есть попросту украденных). Кроме того, снизить риск хищений на объектах можно с помощью правильной системы мотивации персонала. Каждый руководитель на стройплощадке должен знать, что он персонально отвечает за поставленные инструменты и материалы. Что его в лучшем случае лишат премии, а в худшем – привлекут к уголовной ответственности за любое нарушение, будь то украденный шуруповерт или перерасход водоэмульсионной краски. В таком случае он сделает все возможное, чтобы лично пресечь все хищения.
Работа финансовым директором в строительной организации отличается от работы в другой компании прежде всего тем, что приходится решать вопросы, не входящие в твою сферу профессиональной деятельности. Нужно погружаться в нюансы строительства, разбираться в сметах, контролировать исполнение норм выработки и расходования материалов, бороться с воровством и откатами. И это далеко не все, с чем сталкиваешься ежедневно в работе.