Как вести управленческий учет в строительстве
Каждая отрасль имеет свою специфику, которую обязательно нужно учитывать при организации учета. Строительная деятельность отличается от большинства других составом бюджетных статей и их сметным характером. Есть и другие важные нюансы планирования. Рассмотрим, какие особенности финансового управления оказывают влияние на ведение и организацию управленческого учета в строительных компаниях.
Что собой представляет управленческий учет
Управленческий учет – это системная деятельность по всестороннему анализу (измерению, обобщению, истолкованию и т.п.) различных производственных показателей, оказывающих влияние на принятие решений по управлению.
Управленческий учет существует наряду с бухгалтерским, напрямую связан с ним. Бухучет является фундаментом и информационной платформой для показателей управленческого учета.
В зависимости от того, какие именно показатели изучаются, управленческий учет можно подразделить на:
На что направлен управленческий учет
Цель управленческого учета – обеспечить руководство информацией, на основе которой будут приниматься решения. В рамках поставленной цели эта деятельность призвана выполнять следующие задачи:
Специфика строительной отрасли с точки зрения управленческого учета
Для строительства как деятельности характерен ряд специфических нюансов, которые обуславливают повышенный финансовый риск при реализации проектов в этой сфере. Управленческий учет позволяет значительно уменьшать степень риска, если он организован и ведется на основе принятых во внимание отраслевых факторов.
НАПРИМЕР. Строительная фирма возводит многоквартирный дом, жилье в котором планируется реализовать. Чем ближе завершение стройки, тем выше цена квартир. В готовом и принятом доме они будут стоить значительно дороже, чем на начальном этапе строительства. Поэтому трудно соотнести план строительства с планом реализации квартир. Нужно вести учет таким образом, чтобы на каждом этапе продавать столько квартир, учитывая меняющуюся цену, чтобы иметь возможность как минимум финансирования данного этапа строительных работ.
Методики управленческого учета
В настоящее время разработано несколько информационных систем управленческого учета, которые по-разному подходят к бюджетированию:
Данные методики применяются в строительстве в интеграции. Особенно важно использование «Стандарт-кост», поскольку проектно-этапный характер данного производства предусматривает достижение конкретных нормированных показателей – строительных стандартов.
К СВЕДЕНИЮ! Знаменитое «правило Гантта» гласит, что расходы, превышающие нормы, не должны включаться в затратные счета, а относиться на тех лиц, кто за них ответственен.
Отечественные сложности внедрения управленческого учета
Главная причина, по которой более 2/3 руководителей компаний принимает управленческие решения большей частью интуитивно, – отсутствие понимания необходимости такого учета. Кроме этого, можно выделить еще ряд препон, стоящих на пути эффективного бюджетирования в строительной отрасли:
Основные принципы организации управленческого учета в строительстве
Принимая во внимание специфику строительной отрасли и объективные трудности внедрения управленческого учета, особенно автоматизированного, можно обобщить рекомендации для строительных компаний, которые стремятся ввести у себя эффективный управленческий учет:
Данные управленческого учета имеют значение не только для бухгалтерии, но и для всей политики менеджмента строительной организации. На их основе могут быть сформированы общепонятные формы финансовой отчетности, такие как баланс, отчет о прибылях и убытках и др. Результативность данного вида учета позволит вывести управление компанией на качественно новый уровень – интегрированный, который увязывает учет с каждым этапом строительной деятельности и помогает достигать запланированного результата, в первую очередь, финансового.
Новости
Категории
В. Ларионова. Построение системы управленческого учета в строительной компании
Построение системы управленческого учета в строительной компании.
Статья опубликована в газете «Строительный эксперт» №7
Вопрос об управленческом учете в последнее время очень активно освещается в специализированных печатных и электронных изданиях, обсуждается на бухгалтерских форумах. Необходимость ведения управленческого учета уже ни у кого не вызывает сомнений, поскольку на основе данных официального бухгалтерского и налогового учета невозможно получить отчеты, применимые для анализа деятельности и принятия эффективных управленческих решений.
Управленческий учет представляет собой систему сбора, обработки и представления данных о предприятии, которая позволяет менеджменту и руководству видеть полную картину бизнеса и принимать обоснованные управленческие решения. Управленческий учет дает возможность менеджменту компании в оперативном режиме получать информацию о доходах и расходах, финансовом результате, имуществе и обязательствах. В отличие от бухгалтерского учета, который отражает свершившиеся факты хозяйственной деятельности, управленческий учет смотрит в будущее, дает возможность прогнозировать и управлять событиями.
Управленческий учет в строительной сфере обеспечивает успешную реализацию проектов, позволяет менеджменту компании принимать эффективные бизнес-решения на основе полной, достоверной, оперативной информации о деятельности компании. Управленческие отчеты представляют собой основу для анализа текущего хода выполнения проектов а также позволяют принимать обоснованные решения по поводу дальнейшей деятельности.
В настоящее время в России управленческий учет уже не ограничивается только отражением и анализом фактов хозяйственной деятельности, но включает в себя также систему бюджетирования, то есть процедуры распределения средств и ресурсов организации для достижения поставленных целей (формирование бюджетов, контроль за их исполнением и анализ отклонений), систему стратегического планирования и другие.
В данной статье будет рассмотрена именно «учетная» сторона управленческого учета как система сбора и обработки информации.
На практике почти все предприятия ведут управленческий учет – в той или иной форме.
В небольших компаниях чаще всего встретишь форму организации управленческого учет в виде электронных таблиц (например, в Excel). Это достаточно удобно для небольших фирм со слабо диверсифицированной деятельностью, например, подрядной организации выполняющей ограниченный круг работ.
В оперативном режиме ведется учет поступления и расхода денежных средств с необходимой для менеджеров степенью детализации данных по проектам, направлениям поступления и использования денежных средств, раскрытием другой информации, полезной для принятия решений. Частично используются данные официального бухгалтерского учета. Основными отчетами являются отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках в разрезе производимых работ, реализуемых проектов. В отличие от аналогичных финансовых отчетов, управленческие отчеты предоставляют пользователю полную, достоверную, прозрачную и объективную информацию о деятельности компании в виде, удобном для анализа и принятия на их основе эффективных управленческих решений.
Для более крупных компаний, инвестиционно-строительных холдингов данная форма организации управленческого учета уже не сможет отвечать информационным потребностям менеджмента и руководства. Большое количество документов и информации, диверсификация видов и направлений деятельности, в разрезе которых необходимо получать отчеты, расширение состава этих отчетов, обобщение информации по нескольким юридическим лицам, входящим в холдинг (как формальный, так и неформальный), делают использование электронных таблиц неудобным и ненадежным.
С учетом предъявляемых требований крупным компаниям можно предложить использовать для управленческого учета автоматизированную программу, принципы и методы схожие с теми, которые применяются для бухгалтерского финансового учета, в частности, двойная запись и метод начисления. Поскольку в настоящее время в качестве основы экономики все больше используются кредиты, то именно метод начисления (отражение доходов и расходов в том периоде, когда они произошли вне зависимости от поступления или расходования денежных средств) является наиболее полезным при принятии управленческих решений, поскольку помогает прогнозировать будущее.
Форма организации управленческого учета с помощью автоматизированной учетной программы и двойной записи:
Существует 2 варианта организации управленческого учета:
Выбор варианта организации управленческого учета на конкретном предприятии зависит от того, насколько сильно отличаются операции финансового и управленческого учета, имеется ли в компании возможность организовать полностью параллельный управленческий учет (достаточно ли квалифицированных специалистов, обладающих знаниями как в области управления, так и бухгалтерского учета одновременно).
Вопрос постановки управленческого учета в крупных строительных компаниях и холдингах требует отдельного, тщательного рассмотрения.
Необходимо разработать целую систему, включающую в себя:
Ведение управленческого учета в такой форме позволит также связать учетную информацию с другими процессами компании, например внедренной системой бюджетирования или сбалансированной системой показателей, которые являются единым целым в системе управления предприятием.
Рассмотрим отдельные элементы системы управленческого учета строительной компании.
Управленческая учетная политика представляет собой документ, в котором закреплены нормы и регламенты управленческого учета – конкретные принципы, основные условия, правила и практика учета, принятые в компании.
На самом деле, управленческая учетная политика есть у любой фирмы, просто она не всегда оформлена в виде отдельного документа и может находиться лишь в голове у финансового директора.
В крупных строительных компаниях, инвестиционно-строительных холдингах управленческий учет представляет собой довольно-таки сложную систему, и ведут его большое количество сотрудников (от 5 до 300 человек), поэтому необходимо разработать и оформить в виде документа «Управленческая учетная политика» все правила и регламенты управленческого учета, а также ознакомить с ним всех участников учетного процесса во избежание ошибок при вводе и обработке информации, связанных с незнанием или неправильным применением этих правил.
В настоящее время в управленческом учете широко применяются принципы бухгалтерского учета, такие как двойная запись, а также принципы МСФО, такие как, метод начисления, принципы существенности и правдивости информации, приоритет содержания над формой, соответствия доходов и расходов, оценка по справедливой стоимости и другие.
Кроме того, в управленческом учете строительной компании в качестве первичных документов, являющихся основанием для проведения операций, могут быть признаны такие документы, как служебные записки, расчеты, сметы, справки, заявки, договора, которые никогда не являются основанием для регистрации хозяйственной операции в финансовом и налоговом учете.
Для целей приближения учета к реальному времени, в управленческом учете может быть изменен момент признания финансового результата.
В строительстве распространенной является ситуация, когда руководство и менеджмент компании не может определить по данным финансового и налогового учета финансовый результат реализуемого инвестиционно-строительного проекта до его завершения, то есть до момента сдачи объекта строительства Государственной приемочной комиссии.
Используя систему управленческого учета можно решить эту проблему. Например, одной строительной компанией было принято в управленческом учете определять выручку и финансовый результат от реализации квартир по мере заключения договоров о привлечении средств в жилищное строительство (что по бухгалтерскому учету не является реализацией вообще).
Для этих целей в рабочий план счетов были введены дополнительные счета: счет «Расчетная выручка от реализации квартир физическим лицам» и счет «Расчетная себестоимость реализуемых квартир». Данные (цифры) для отражения соответствующих операций определяются расчетным путем на основе информации о количестве и стоимости кв.м реализованных квартир (на основе заключенных договоров) и их расчетной себестоимости по данным экономического управления (на основе строительных смет и дополнительной информации о затратах).
Подобные моменты должны быть подробно прописаны и закреплены в Управленческой учетной политике, начиная от регламента предоставления документарной базы и порядка отражения операций на счетах управленческого учета, до составления управленческой отчетности.
Пример 1.
Фрагмент журнала хозяйственных операций по управленческому учету строительной компании
Особенности учета в строительной фирме
Бухгалтерский и налоговый учет в строительстве имеет немало особенностей. Ответ на наиболее часто встречающиеся вопросы дает Елена Севодина — кандидат экономических наук, ведущий аудитор ООО«ИНТЕЛИС — аудит».
Кто ты, строитель?
Фирмы, которые действуют в этой сфере, могут быть инвесторами, заказчиками, подрядчиками.
В ПБУ 2/94 дано определение застройщика. Им является фирма, которая обеспечивает на принадлежащей ей земле строительство, реконструкцию, капремонт объектов капитального строительства, а также выполнение инженерных изысканий, подготовку проектной документации для их строительства, реконструкции, капитального ремонта.
Бухгалтерский и налоговый учет в строительных организациях ведется в соответствии с нормативными документами и «Учетной политикой», разработанной каждой организацией для внутреннего пользования. При создании такого документа необходимо учесть специфику отрасли и самого предприятия, которое может выступать как в роли застройщика (заказчика), так и в роли подрядчика (генподрядчика, субподрядчика).
Особенность № 1: обособленные подразделения
В соответствии с требованиями Налогового кодекса организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны встать на учет в налоговой инспекции по месту нахождения каждого такого подразделения. Также фирмы в соответствии с подпунктом 3 пункта 2 статьи 23 Налогового кодекса обязаны сообщать в инспекцию о создании или закрытии обособленного подразделения в течение одного месяца. Указанное сообщение представляется в налоговую службу по месту нахождения организации.
Если в структуре организации есть обособленные подразделения, то приходится решать следующие организационные вопросы:
Особенность № 2: оформление «первички»
Особенность № 3: инвентаризация
Показательным здесь является эпизод, имевший место в одной строительной организации, когда акт инвентаризации материалов был подписан 1 января одним лицом, при этом имущество, перечисленное в документе, находилось в обособленных подразделениях, которые находись в разных городах, находящихся на большом расстоянии друг от друга. Это явная оплошность. Во-первых, в соответствии с Трудовым кодексом 1 января является нерабочим днем, и проведение инвентаризации в этот день должно было быть оформлено приказом о привлечении работников к работе в выходной день с соответствующей оплатой или предоставлением иного дня отдыха. Все это необходимо оформить набором приказов.
Во-вторых, согласно такому документу выходит, что сотрудник, подписавший акт, в один и тот же день провел опись имущества в разных городах. Проделать такое явно затруднительно, а подобная неточность грозит тем, что акт может быть признан недействительным, потому что в соответствии с методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49, наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера.
Особенность № 4: учет основных средств
В соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств» фирмы вправе установить для принятия к учету основных средств лимит стоимости в пределах не более 20 000 руб. Объекты стоимостью менее установленного лимита будут учитываться в составе материально-производственных запасов.
Поступление от поставщика объекта стоимостью более 20 000 руб. (или иного установленного организацией лимита) должно быть отражено следующей проводкой:
Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
При вводе объекта в эксплуатацию и составлении «Акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений)» по унифицированной форме № ОС-1:
Дебет 01 «Основные средства» Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы».
Если лимит в учетной политике не будет установлен, то все объекты, отвечающие условиям, предусмотренным пунктом 4 ПБУ 6/01, в том числе и объекты стоимостью до 10 000 руб., должны в бухгалтерском учете отражаться в составе основных средств и списываться на затраты не в момент ввода в эксплуатацию, а в течение срока полезного использования.
Объект стоимостью менее установленного лимита принимается к учету бухгалтерской проводкой:
Дебет 10 «Материал» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
При передаче в эксплуатацию и оформлении «Требования-накладной» типовая форма № М-11, накладной (форма № М-15) или иного документа, самостоятельно разработанного организацией:
Дебет 20Кредит 10 — списанные материалы, отпущенные в производство.
В результате организация имеет возможность уменьшить налоговую базу по налогу на имущество. Так, например, по объекту стоимостью 20 000 руб. и сроком его полезного использования 4 года сумма экономии по налогу на имущество в результате учета его в составе МПЗ составит 880 руб., или 4,4 процента от стоимости основного средства.
Особенность № 5: расходы на НИР и ОКР
Если конструкторская документация носит индивидуальный характер, то ее стоимость включается в инвентарную цену объекта строительства. Но если она носит типовой характер и может быть использована позже при строительстве других объектов, то учет затрат на ее создание или приобретение необходимо вести в соответствии с ПБУ 17/02 «Учет расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы». Расходы на осуществление таких работ собственными силами или на основе договора с исполнителем отражаются в учете проводкой
Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Кт 10, 70, 69 и т.д.).
По завершении работ их стоимость подлежит учету на счете 04 «Нематериальные активы» обособленно.
Дебет 04 Кредит 08 — принят к учету НМА.
При этом организация обязана определить срок полезного использования данного актива, в течение которого организация может получать экономические выгоды (доход), и этот срок не должен превышать пяти лет. При этом списание расходов в бухгалтерском учете может осуществляться или равномерно — линейным способом — или пропорционально объему продукции, работ или услуг. Выбор варианта должен быть закреплен в учетной политике.
В учете списание НИР и ОКР будет отражено проводкой:
Дебет 20 Кредит 04 — начислена амортизация по объекту нематериальных активов.
Счет 05 «Амортизация нематериальных активов» при этом не используется.
В налоговом учете расходы на научные исследования и опытно-конструкторские разработки включаются равномерно в состав прочих расходов в течение одного года. Это можно сделать при условии использования указанных исследований и разработок в производстве и при реализации товаров, а также выполнении работ и оказании услуг с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором такие исследования завершены (ст. 262 НК).
При заключении договора с исполнителем на выполнение проектных работ следует обратить внимание на оформление документа, подтверждающего факт сдачи результата работ заказчику. Многие фирмы допускают ошибку, оформляя в этом случае «Акт о выполнении услуг». В действительности здесь результатом НИР и ОКР является работа, продукты которой имеют материальное выражение. Факт передачи исполнителем заказчику результатов работ должен быть оформлен «Актом приемки-сдачи выполненных работ» с указанием характеристики отчета или документации, содержащей материалы исследований и т.п.
Особенность № 6: учет расходов
Строительные фирмы, выполняющие работы по договору подряда, при организации бухгалтерского учета должны руководствоваться требованиями, установленными Положением по бухгалтерскому учету «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство» (ПБУ 2/94). В соответствии с данным документом подрядчик осуществляет учет затрат по каждому объекту с начала выполнения договора на строительство до времени его завершения и передачи застройщику. До момента сдачи заказчику всего построенного объекта указанные затраты отражаются в составе незавершенного производства.
Если строительная организация выступает в качестве застройщика, то учет затрат, связанных со строительством, ведется на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». По окончании строительства и оформления прав на объект недвижимости стоимость объекта списывается проводкой
Дебет 01 «Основные средства» Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы».
Когда организация является инвестором и планирует в дальнейшем реализовать построенный объект, то учет расходов по его возведению ведется на счете 20 «Основное производство». По окончании строительства стоимость объекта списывается на счет 43 «Готовая продукция», а его реализация отражается в общеустановленном порядке.
У подрядчиков или субподрядчиков учет таких расходов должен быть организован на счете 20 «Основное производство» в разрезе каждого заказчика и возводимого объекта. На данных аналитических счетах, открытых к счету 20 «Основное производство», будут отражаться прямые затраты, непосредственно связанные с выполнением договора. В соответствии с пунктом 11 ПБУ 2/94 данные затраты могут быть связаны с использованием в процессе строительства материальных и трудовых ресурсов, основных средств и нематериальных активов, а также других видов ресурсов.
У подрядчика до момента заключения договора на строительство с заказчиком могут возникать расходы, связанные с его заключением. Например, подрядчик мог принимать участие в тендере и т.п. В случае, если эти расходы могут быть выделены, и существует уверенность, что договор будет заключен, их можно до заключения договора учитывать в составе расходов будущих периодов — на счете 97. После заключения договора указанные расходы могут быть списаны по графе.
Дебет 20 Кредит 97 — списаны расходы будущих периодов.
В то же время пункт 12 ПБУ 2/94 допускает, что данные расходы могут учитываться как текущие в том отчетном периоде, в котором они были произведены. В этом случае их следует отразить по счету 26 «Общехозяйственные расходы».
Выбор одного из возможных вариантов должен быть закреплен в учетной политике. Там же следует определить и порядок формирования и распределения прямых расходов на остаток незавершенного производства. Указанный порядок организация вправе установить самостоятельно (ст. 318 НК).
С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.