Учёт и контроль материалов в строительстве
Учёт и контроль материалов в строительстве – область проблемная. Связано это с рядом аспектов: низким уровнем дисциплины, отсутствием чёткого планирования в проведении работ, а, соответственно, и отсутствием чёткой поставки ресурсов, постоянными авралами, которыми сопровождается закупка ресурсов. Проблемной областью выступают и складские, и бухгалтерские программы, которые нередко пытаются использовать для учёта материалов в строительстве. Между тем, функционал данных программ рассчитан не на строительные компании, а на торговые предприятия. В этих программах есть масса плюсов, но, всё-таки, они не позволяют полностью свести на «нет» ряд негативных моментов. Проблем немало. Это и нецелевые затраты, и закупки по неадекватным ценам, и приобретение ненужных материалов, и авральные ситуации. Отсюда вытекает и затоваривание складов, и «замораживание» денежных средств и, наоборот, простои в работе из-за срыва сроков поставки. Для строительных предприятий отсутствие упорядоченного учёта материалов особенно опасно, т.к. доля затрат на материалы велика, и ошибки, в итоге, обходятся дорого.
Интернет-семинар: ««Автоматизация планирования и контроля снабжения объектов в строительстве».
Во вторник, 7 июня 2016 года в 11.00 по московскому времени компания «АЛТИУС СОФТ» проведёт очередной бесплатный интернет-семинар для специалистов ОМТС.
В чём проблема?
Если внести немного конкретики и рассмотреть пример, когда смета каким-то образом попадает в складскую службу, то в ней всё равно не учитываются данные ПТО о сроках выполнения работ, об оперативных датах, о стадиях выполнения работ. Соответственно, если какая-то дата изменилась, возможно перенести закупку на более поздний срок (чтобы оптимизировать использование оборотных средств) или, наоборот, нужно срочно закупить необходимые материалы. Если эти данные всё-таки есть у складских служб, то связь материалов и работ, как правило, потеряна. У снабженца нет информации о том, для чего нужен тот или иной материал, для каких работ он будет использован. А прорабу, в свою очередь, материалы в полном объёме на определённом этапе выполнения строительных работ могут и не понадобиться. К примеру, одна часть кирпича нужна для выполнения работ «сегодня», а другая часть кирпича «завтра». Соответственно, «завтрашний» кирпич будет бесхозно находиться на строительной площадке, на складе, да где угодно, но по прямому назначению использоваться не будет.
Опыт японских коллег
С чего начать?
Реальный пример
Программа контролирует и поставщиков, и прорабов: даже 1 кг гвоздей, проводку которого прораб мог осуществить по двум разным авансовым отчётам, в программе отобразится, как перерасход. Когда материалы отпускаются на объекты (для выполнения работ собственными силами или подрядчикам как давальческие), программа контролирует, требуются ли они для этого этапа договора. При этом материалы могут поставляться по заявкам прорабов, в том числе, и сверх лимита, т.е. если они отсутствуют в смете. Позже, когда в модулях «Прораб» и «СтройЗаказчик» будут введены данные о фактическом выполнении работ, программа покажет отклонения фактического расхода материалов от нормативного. Оперативный контроль затрат на материалы можно вести в любой момент времени по конкретным объектам или работам, группам материалов.
Переходя к обсуждению учёта материалов силами бухгалтерских служб, стоит сказать, что в бухгалтерии он осуществляется по наименованиям (кодам) поставщика. В результате, в бухгалтерской программе может оказаться несколько разных товаров с названием «гвозди», которые имеют разные номенклатурные номера, т.к. приходили от разных поставщиков, но, по сути, являются одними и теми же «гвоздями». В связи с этим, бухгалтерия имеет нечёткие представления о том, какой код соответствует тому или иному материалу из сметы. Собственно, бухгалтерия и не обязана этого знать. У неё совсем другие цели и задачи. Бухгалтерские службы списывают материалы, а вот дать сводные данные о том, сколько «гвоздей» купили, сколько на них потратили, и вообще, нужно ли это было, не могут. Особенно, если учесть то, что «гвозди» могут покупаться у разных поставщиков. Иными словами, бухгалтерия не может отличить, где, какие «гвозди» имели место быть и «гвозди» ли это вообще. В итоге, такая «мелочёвка» учитывается неточно. Естественно, это провоцирует нецелевые затраты, которые, из, казалось бы, копеечных значений вырастают в довольно внушительные цифры. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» можно сгруппировать «гвозди» одной марки разных поставщиков под одной номенклатурной записью и иметь чёткое представление о том, какие материалы и в каком количестве израсходованы. Бухгалтерия имеет сведения о списании материалов в конце месяца по актам выполненных работ и обычно списывает материалы формально, опираясь на ведомость, составленную по сметным нормативам. Фактический расход и остаток материалов становится известен только по окончании выполнения работ. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» все затраты, в том числе и на материалы, можно отследить в любой момент времени, что позволяет вести оперативный контроль затрат по конкретным объектам или работам.
Кроме того, в модуле «СтройАналитик» можно заблаговременно контролировать превышение фактической стоимости поставки над плановой. Пользователь может автоматически анализировать важные именно для него показатели. Он задаёт критерии оценки, и программа сообщает ему, в каком случае наблюдается отклонение от них. Например, программа сообщает о превышении лимитов по ресурсам. В случае превышения заданных значений, программа автоматически укажет на это, выделив тот или иной договор, этап договора, работу красным цветом. Важно то, что пользователь не будет поставлен перед фактом, а сможет заблаговременно узнать о том, что наблюдается какое-то отклонение. Для этого нужно задать некоторое критическое значение, при приближении к которому программа сообщит о том, что пришло время решать проблему (например, выделить дополнительное финансирование на закупку материалов в случае изменения рыночных условий). Модуль «СтройАналитик» может работать с любым модулем ПК «АЛТИУС — Управление строительством». Например, при работе с модулем «СтройЛогистик», можно увидеть перерасход материалов и ресурсов (в процентном или денежном выражении).
Даже в рамках одного модуля для пользователя задаются индивидуальные критерии оценки. Руководитель же сможет оценить работу всех отделов компании. В программе будет показано, когда сотрудник был уведомлён о проблеме (скрыть это ему не удастся). Т.е., руководитель получает важные рычаги и для управления компанией, и для контроля подчинённых.
Совет
Интернет-семинар: ««Автоматизация планирования и контроля снабжения объектов в строительстве».
Во вторник, 7 июня 2016 года в 11.00 по московскому времени компания «АЛТИУС СОФТ» проведёт очередной бесплатный интернет-семинар для специалистов ОМТС.
Учет инструментов и оборудования
Строительная организация приобрела сварочные аппараты и перфораторы. Как их оприходовать: в качестве основных средств или инструмента? Расскажем о различных вариантах с учетом изменений, происшедших в 2008 году.
Основные средства или материальные запасы?
В данном случае возможны оба варианта. В бухгалтерском и налоговом учете приобретенное оборудование может учитываться и как основные средства, и как инструменты. Рассмотрим подробнее.
Учет оборудования в качестве основных средств
Напомним, что основным отличием основных средств от материально-производственных запасов является то, что затраты на их приобретение нельзя учесть сразу при вводе объекта в эксплуатацию.
Их стоимость погашается постепенно путем начисления амортизации.
Бухгалтерский учет. Для того чтобы указанное оборудование, инструмент и т. д. учесть в бухгалтерском учете как объекты основных средств, необходимо, чтобы единовременно выполнялись условия пункта 4 ПБУ 6/01:
— объект должен использоваться в производственных целях в течение срока свыше 12 месяцев;
— не предназначаться для последующей перепродажи;
— приносить экономическую выгоду в будущем.
Если приобретенное оборудование отвечает этим условиям и его стоимость выше предела, установленного в учетной политике организации для учета активов в составе материально-производственных запасов (либо свыше 20 000 руб.), то его следует учитывать на счете 01 «Основные средства».
Амортизация начисляется одним из следующих способов: линейным способом; способом уменьшаемого остатка; способом списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования; способом списания стоимости пропорционально объему продукции (работ).
При решении вопроса об отнесении тех или иных объектов к основным средствам и выборе способа начисления амортизации необходимо учитывать, что со стоимости основных средств придется платить налог на имущество.
Налоговой базой для расчета данного налога служит остаточная стоимость основных средств, исчисляемая по правилам бухгалтерского учета.
Налоговый учет. В налоговом учете для отнесения активов к амортизируемому имуществу установлены следующие критерии:
— они должны находиться в собственности организации;
— использоваться для извлечения дохода;
— срок полезного использования должен составлять более 12 месяцев;
— стоимость должна превышать 20 000 руб.
Стоимость амортизируемого имущества погашается путем начисления амортизации.
Обращаем внимание на то, что ранее к амортизируемому имуществу в налоговом учете относились объекты стоимостью свыше 10 000 руб. Изменения по стоимости, внесенные Федеральным законом от 24 июля 2007 г. № 216-ФЗ, вступили в действие с 1 января 2008 года. Так что теперь организация может установить единый предел стоимости для бухгалтерского и налогового учета. Это позволит избежать возникновения налоговых разниц.
Срок полезного использования приобретенных объектов для целей налогового учета определяется организацией в соответствии с Классификацией основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1.
Амортизация начисляется линейным или нелинейным методом (п. 1 ст. 259 Налогового кодекса РФ).
Учет оборудования в качестве материальных запасов
Если приобретенное оборудование не соответствует критериям отнесения к основным средствам, оно учитывается в составе материально-производственных запасов.
В целях обеспечения сохранности этих объектов при эксплуатации в строительной организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением (п. 5 ПБУ 6/01).
Бухгалтерский учет. Необходимо отметить, что учет специальных инструментов и специального оборудования имеет свои особенности.
Руководствоваться при этом следует Методическими указаниями (приказ Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.).
Под специальным оборудованием понимаются многократно используемые в производстве средства труда, которые обеспечивают условия для выполнения специфических (нестандартных) технологических операций. В пункте 5 Методических указаний приведен примерный перечень: это специальное технологическое оборудование, в том числе сварочное, применяемое для выполнения нестандартных операций.
При этом следует отметить, что технические средства и технологическое оборудование, предназначенные для типовых видов работ и типовых операций, а также иное оборудование общего применения как специальное оборудование учитываться не могут.
Конкретный перечень средств труда, учитываемых в составе специальных инструментов, и специального оборудования организация определяет самостоятельно исходя из особенности технологического процесса в строительной отрасли (п. 8 Методических указаний). Такой перечень необходимо утвердить в учетной политике.
Специальные инструменты и специальное оборудование учитываются до передачи в производство в составе оборотных активов по счету «Материалы» на отдельном субсчете:
Дебет 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» Кредит 60
— приобретены специальные инструменты.
Передача их в эксплуатацию отражается записью:
Дебет 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» Кредит 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
— передан в эксплуатацию специальный инструмент.
Стоимость специальных инструментов и оборудования погашается в бухгалтерском учете либо пропорционально объему продукции, либо линейным способом (п. 24 Методических указаний). Однако при выполнении индивидуальных заказов и при использовании в массовом производстве их стоимость может быть погашена полностью в момент передачи в производство с отнесением на соответствующие счета учета затрат:
Дебет 20 Кредит 10 субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
— списана стоимость специального инструмента.
Выбор варианта: плюсы и минусы
Если же организация будет учитывать инструменты в составе основных средств в бухгалтерском учете (такая возможность в приведенных Методических указаниях предусмотрена и для учета специальных инструментов и оборудования), то, как уже было сказано, ей придется «переплачивать» налог на имущество. Поэтому решать, какой выбрать способ учета, организации предстоит самостоятельно.
Учитываем спецоборудование
*Методические указания утверждены приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.Руководствуясь пунктом 8 Методических указаний, организация самостоятельно определяет конкретный перечень средств труда, учитываемых в составе специальных приспособлений, оборудования, инструментов, а также специальной одежды исходя из особенности технологического процесса ведения строительно-монтажных работ.
В частности, к таким активам можно отнести следующие специальные вспомогательные сооружения, приспособления, устройства и установки, используемые при строительстве уникальных сооружений:
— оснастка и приспособления для транспортирования и монтажа (подъема, надвижки, сборки) уникального оборудования, негабаритных и тяжеловесных технологических, строительных и строительно-технологических блоков;
— специальная опалубка сводов-оболочек, несъемная и скользящая опалубка;
— устройства для крупноблочного монтажа оборудования и сборки конструкций;
— защитно-предохранительные устройства при выполнении буровзрывных работ вблизи существующих зданий и сооружений;
— вспомогательные устройства, необходимые при передвижке и надстройке зданий, строительстве их в особо стесненных условиях, а также в случае реконструкции действующих предприятий, зданий, сооружений.
Как правило, для разработки документации на изготовление перечисленных активов привлекаются специализированные проектные организации.
Как учитывать активы?Следует отметить, что строительная организация может выбрать один из двух методов учета специальных активов, предлагаемых Методическими указаниями.
Так, учет специальных приспособлений, оборудования и инструментов может быть организован в порядке, предусмотренном для учета основных средств, в соответствии с ПБУ 6/01*.
* Положение утверждено приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н.Применение данного метода должно быть закреплено в учетной политике. Однако в этом случае организации придется уплачивать налог на имущество со стоимости спецактивов.
По мнению автора, учитывать спецактивы в составе основных средств могут лишь те строительные компании, которые имеют небольшую номенклатуру специального имущества. Если же организация специализируется на строительстве уникальных, сложных объектов, где используется значительное количество спецактивов, она столкнется не только с увеличением трудоемкости учета, но и с такой проблемой, как определение срока полезного использования. Ведь постановление Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1
«О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы», которым следует руководствоваться при определении срока полезного использования объектов основных средств, не содержит информации по большинству видов спецактивов.
Учет спецактивов может вестись в порядке, предусмотренном Методическими указаниями, согласно которым указанные объекты независимо от стоимости и срока полезного использования включаются в состав оборотных активов.
Приобретение активовСпецактивы, согласно пункту 10 Методических указаний*, могут быть приобретены за плату, получены от других лиц безвозмездно либо в качестве вклада в уставный капитал организации, получены по товарообменным операциям, а также изготовлены силами самой строительной организации.
Независимо от того, каким способом спецактивы поступили в организацию, их поступление должно быть оформлено документально и отражено в бухгалтерском учете.
Во всех перечисленных случаях спецактивы принимаются к учету по фактической себестоимости. Она определяется как сумма фактических затрат на приобретение или изготовление спецактивов в порядке, предусмотренном Методическими указаниями* по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.
* Методические указания утверждены приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119 н.
УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯСпецактивы, не принадлежащие организации на праве собственности, должны учитываться на забалансовом счете, например 012 «Спецоснастка по стоимости, предусмотренной договором».
Спецактивы до передачи в производство или эксплуатацию в соответствии с пунктом 13 Методических указаний учитываются в составе оборотных активов организации на счете 10 «Материалы». К нему могут быть открыты субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». На этих субсчетах, соответственно, учитывается поступление, наличие и движение спецактивов при нахождении на складах организации или в иных местах хранения и при передаче в эксплуатацию. При этом аналитический учет следует вести по местам хранения и отдельным наименованиям спецактивов.
Операции по поступлению объектов спецактивов в случае их приобретения за плату отражаются по дебету счета 10 на соответствующих субсчетах и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕПри поступлении на склад и передаче специальной оснастки и спецодежды в производство оформляются соответствующие первичные документы (типовые межотраслевые формы).
Так, в день поступления спецактивов на склад составляется приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре.
Отпуск спецактивов на строительные объекты оформляется требованием-накладной (форма № М-11), накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) или лимитно-заборной картой (форма № М-8).
В строительных организациях приобретенные или изготовленные спецактивы, как правило, передаются непосредственно на строительные объекты без их фактического завоза на склад. Такой порядок допускается пунктом 17 Методических указаний. Тем не менее указанная оснастка отражается и в складском, и в бухгалтерском учете как поступившая на склад организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах производственного (эксплуатирующего) подразделения организации одновременно делаются отметки о том, что спецоснастка получена и выдана со склада.
Учет выбывающих объектовВ соответствии с пунктом 30 Методических указаний стоимость объекта спецоснастки, который выбывает или не используется для выполнения работ, подлежит списанию с бухгалтерского учета. Обратите внимание: окончательное снятие объектов спецактивов с учета организации производится только при их физическом выбытии. Это должно быть зафиксировано в соответствующих документах, которыми являются акты о выбытии, документы о продаже и др. До этого момента спецактивы, даже если их стоимость полностью списана, следует учитывать на забалансовом счете.
Выбытие спецоснастки имеет место в случаях продажи, безвозмездной передачи (за исключением договора безвозмездного пользования), передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций. Кроме того, спецактивы могут быть списаны по причине морального и физического износа, ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях.
ЕСЛИ АКТИВЫ ОТНОСЯТСЯ К МАЛОЦЕННЫМ.
Объекты спецоснастки, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные пунктом 4 ПБУ 6/01, и стоимость которых не превышает лимита, установленного учетной политикой организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и отчетности в составе материально-производственных запасов. Соответственно, их можно списывать на затраты на производство по мере отпуска в производство или эксплуатацию. Спецоснастка со сроком полезного использования не более 12 месяцев учитывается в составе материально-производственных запасов организации.
ОПРЕДЕЛЯЕМ ДОХОДЫ И РАСХОДЫСогласно пункту 33 Методических указаний, доходы и расходы от списания объектов спецактивов относятся на финансовый результат в качестве прочих доходов и расходов.
В состав расходов при продаже спецактива включается его остаточная стоимость (при условии, что она не была списана единовременно при передаче спецактива в производство), затраты на его демонтаж, транспортировку и иные расходы.
Операция по продаже спецактива, согласно пункту 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ, признается объектом обложения налогом на добавленную стоимость.
Выручка от реализации имущества признается доходом от реализации в целях налогообложения прибыли (п. 1 ст. 249 Налогового кодекса РФ).
Технологическими службами организации определено, что приобретенный спецактив будет использоваться в течение четырех месяцев. Однако поскольку он предназначен для выполнения индивидуального заказа, его стоимость списана единовременно в момент передачи для выполнения строительных работ.
В целях налогообложения прибыли стоимость спецоснастки включена в состав материальных расходов в момент передачи в эксплуатацию.
Рабочим планом счетов строительной организации для учета
спецоснастки предусмотрены субсчета к счету 10: «Спецоснастка на складе», «Спецоснастка в эксплуатации», а также забалансовый счет 012 «Спецоснастка».
КАК УЧИТЫВАТЬ СПЕЦАКТИВЫ В ЦЕЛЯХ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ?
Налоговое законодательство, в частности глава 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ, не расшифровывает понятий специальные приспособления, инструмент, оборудование, а также специальная одежда. Таким образом, специальные активы следует учитывать в целях налогообложения прибыли в общем порядке. В частности, они могут быть учтены в составе материальных расходов на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ, либо в составе основных средств, если выполняются условия пункта 1 статьи 257 главного налогового документа.
ОФОРМЛЕНИЕ ВЫБЫТИЯПри продаже спецактивов строительная организация, помимо договора купли-продажи, должна оформить накладную на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Однако покупатели нередко требуют от продавца составления товарной накладной (форма № ТОРГ-12). Данное требование мотивируется тем, что налоговые органы при проверках отказывают в вычете по НДС, если поступление материальных ценностей подтверждено не товарной накладной, а иным документом.
По мнению автора, такое требование неправомерно. Ведь указанная форма предназначена для оформления продажи товаров и готовой продукции, а спецактивы, продаваемые строительной организацией, товаром не являются и учитываются совершенно на другом счете бухгалтерского учета.
Подтверждает такой вывод и постановление ФАС Московского округа от 25 марта 2008 г. № КА-А40/2034-08. В нем указано, что накладные на отпуск материалов на сторону (форма № М-15), представленные для налоговой проверки, подтверждают факт передачи организации материальных ресурсов и их дальнейшее принятие к учету. Данные накладные позволяют достоверно установить факт поставки материалов, их цену и количество, размер налога на добавленную стоимость.
При безвозмездной передаче спецактивов также необходимо составить договор. В дополнение к нему следует оформить акт приема-передачи имущества. Его форма не утверждена, и строительная организация может разработать ее самостоятельно.
Списанию спецактивов по причине морального или физического износа, а также ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях должно предшествовать определение непригодности и решение вопроса о списании спецактивов, осуществляемое инвентаризационной комиссией.
Комиссия производит непосредственный осмотр объектов, предъявленных к списанию, и устанавливает их непригодность к дальнейшему использованию или возможность и целесообразность восстановления. Определяются причины выхода из строя спецактивов. Выявляются лица, по вине которых объект спецактивов преждевременно вышел из строя, и выносятся предложения о привлечении этих лиц к ответственности, установленной законодательством. Также комиссия определяет возможность использования отдельных деталей, материалов, других частей списываемого имущества и составляет акт на списание объектов специальных активов.
Пункт 36 Методических указаний рекомендует использовать для этих целей акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-4), акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-8), а также формы документов, разработанные организацией самостоятельно.
При внесении объекта спецактивов в уставный капитал организации следует составить передаточный акт. Унифицированной формы такого акта нет, и организация должна разработать его самостоятельно. В нем следует указать реквизиты передающей и принимающей стороны, а также наименование передаваемого имущества и его стоимость, согласованную сторонами. Акт должен быть подписан принимающей имущество организацией и учредителем, передающим актив.
КАК УЧИТЫВАТЬ ВЫБЫТИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ?
Выбытие специальных активов, учтенных как объекты основных средств, в случае продажи, безвозмездной передачи, внесения вклада в уставный капитал другой организации следует оформлять, в частности, актом о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-1), актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма
№ ОС-1б). Если специальные активы списываются по причине морального или физического износа, а также в результате аварии, стихийного бедствия и иных чрезвычайных ситуаций, то применяются акт о списании объекта основных средств (форма № ОС-4) и акт о списании групп объектов основных средств (форма № ОС-4б).Статья напечатана в журнале «Учет в строительстве» №12, декабрь 2009 г.