Учет отчетность и контроль качества в строительстве

Учёт и контроль материалов в строительстве

Учёт и контроль материалов в строительстве – область проблемная. Связано это с рядом аспектов: низким уровнем дисциплины, отсутствием чёткого планирования в проведении работ, а, соответственно, и отсутствием чёткой поставки ресурсов, постоянными авралами, которыми сопровождается закупка ресурсов. Проблемной областью выступают и складские, и бухгалтерские программы, которые нередко пытаются использовать для учёта материалов в строительстве. Между тем, функционал данных программ рассчитан не на строительные компании, а на торговые предприятия. В этих программах есть масса плюсов, но, всё-таки, они не позволяют полностью свести на «нет» ряд негативных моментов. Проблем немало. Это и нецелевые затраты, и закупки по неадекватным ценам, и приобретение ненужных материалов, и авральные ситуации. Отсюда вытекает и затоваривание складов, и «замораживание» денежных средств и, наоборот, простои в работе из-за срыва сроков поставки. Для строительных предприятий отсутствие упорядоченного учёта материалов особенно опасно, т.к. доля затрат на материалы велика, и ошибки, в итоге, обходятся дорого.

Интернет-семинар: ««Автоматизация планирования и контроля снабжения объектов в строительстве».

Во вторник, 7 июня 2016 года в 11.00 по московскому времени компания «АЛТИУС СОФТ» проведёт очередной бесплатный интернет-семинар для специалистов ОМТС.

В чём проблема?

Если внести немного конкретики и рассмотреть пример, когда смета каким-то образом попадает в складскую службу, то в ней всё равно не учитываются данные ПТО о сроках выполнения работ, об оперативных датах, о стадиях выполнения работ. Соответственно, если какая-то дата изменилась, возможно перенести закупку на более поздний срок (чтобы оптимизировать использование оборотных средств) или, наоборот, нужно срочно закупить необходимые материалы. Если эти данные всё-таки есть у складских служб, то связь материалов и работ, как правило, потеряна. У снабженца нет информации о том, для чего нужен тот или иной материал, для каких работ он будет использован. А прорабу, в свою очередь, материалы в полном объёме на определённом этапе выполнения строительных работ могут и не понадобиться. К примеру, одна часть кирпича нужна для выполнения работ «сегодня», а другая часть кирпича «завтра». Соответственно, «завтрашний» кирпич будет бесхозно находиться на строительной площадке, на складе, да где угодно, но по прямому назначению использоваться не будет.

Опыт японских коллег

С чего начать?

Реальный пример

Программа контролирует и поставщиков, и прорабов: даже 1 кг гвоздей, проводку которого прораб мог осуществить по двум разным авансовым отчётам, в программе отобразится, как перерасход. Когда материалы отпускаются на объекты (для выполнения работ собственными силами или подрядчикам как давальческие), программа контролирует, требуются ли они для этого этапа договора. При этом материалы могут поставляться по заявкам прорабов, в том числе, и сверх лимита, т.е. если они отсутствуют в смете. Позже, когда в модулях «Прораб» и «СтройЗаказчик» будут введены данные о фактическом выполнении работ, программа покажет отклонения фактического расхода материалов от нормативного. Оперативный контроль затрат на материалы можно вести в любой момент времени по конкретным объектам или работам, группам материалов.

Переходя к обсуждению учёта материалов силами бухгалтерских служб, стоит сказать, что в бухгалтерии он осуществляется по наименованиям (кодам) поставщика. В результате, в бухгалтерской программе может оказаться несколько разных товаров с названием «гвозди», которые имеют разные номенклатурные номера, т.к. приходили от разных поставщиков, но, по сути, являются одними и теми же «гвоздями». В связи с этим, бухгалтерия имеет нечёткие представления о том, какой код соответствует тому или иному материалу из сметы. Собственно, бухгалтерия и не обязана этого знать. У неё совсем другие цели и задачи. Бухгалтерские службы списывают материалы, а вот дать сводные данные о том, сколько «гвоздей» купили, сколько на них потратили, и вообще, нужно ли это было, не могут. Особенно, если учесть то, что «гвозди» могут покупаться у разных поставщиков. Иными словами, бухгалтерия не может отличить, где, какие «гвозди» имели место быть и «гвозди» ли это вообще. В итоге, такая «мелочёвка» учитывается неточно. Естественно, это провоцирует нецелевые затраты, которые, из, казалось бы, копеечных значений вырастают в довольно внушительные цифры. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» можно сгруппировать «гвозди» одной марки разных поставщиков под одной номенклатурной записью и иметь чёткое представление о том, какие материалы и в каком количестве израсходованы. Бухгалтерия имеет сведения о списании материалов в конце месяца по актам выполненных работ и обычно списывает материалы формально, опираясь на ведомость, составленную по сметным нормативам. Фактический расход и остаток материалов становится известен только по окончании выполнения работ. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» все затраты, в том числе и на материалы, можно отследить в любой момент времени, что позволяет вести оперативный контроль затрат по конкретным объектам или работам.

Кроме того, в модуле «СтройАналитик» можно заблаговременно контролировать превышение фактической стоимости поставки над плановой. Пользователь может автоматически анализировать важные именно для него показатели. Он задаёт критерии оценки, и программа сообщает ему, в каком случае наблюдается отклонение от них. Например, программа сообщает о превышении лимитов по ресурсам. В случае превышения заданных значений, программа автоматически укажет на это, выделив тот или иной договор, этап договора, работу красным цветом. Важно то, что пользователь не будет поставлен перед фактом, а сможет заблаговременно узнать о том, что наблюдается какое-то отклонение. Для этого нужно задать некоторое критическое значение, при приближении к которому программа сообщит о том, что пришло время решать проблему (например, выделить дополнительное финансирование на закупку материалов в случае изменения рыночных условий). Модуль «СтройАналитик» может работать с любым модулем ПК «АЛТИУС — Управление строительством». Например, при работе с модулем «СтройЛогистик», можно увидеть перерасход материалов и ресурсов (в процентном или денежном выражении).

Даже в рамках одного модуля для пользователя задаются индивидуальные критерии оценки. Руководитель же сможет оценить работу всех отделов компании. В программе будет показано, когда сотрудник был уведомлён о проблеме (скрыть это ему не удастся). Т.е., руководитель получает важные рычаги и для управления компанией, и для контроля подчинённых.

Совет

Интернет-семинар: ««Автоматизация планирования и контроля снабжения объектов в строительстве».

Во вторник, 7 июня 2016 года в 11.00 по московскому времени компания «АЛТИУС СОФТ» проведёт очередной бесплатный интернет-семинар для специалистов ОМТС.

Источник

Учет и контроль качества

Учет и контроль необходимы для оценки качества строительной продукции и работы участвующих в ее произ­водстве подразделений, решения вопросов материального стимулирования, планирования мероприятий по поддержанию стабильности качества и повышению его уровня.

На стадии разработки нормативно-технической документаций контролируется правильность ее разработки и последующего применения. Контроль качества проектирования»осуществляется проектными организациями, ор­ганами экспертизы проектов, заказчиком в процессе ут­верждения проектов и строительными организациями в ходе приемки проектно-сметной документации к исполне­нию.

Контроль качества в процессе производства осуществ­ляется: на стадии производства материалов, изделий, конструкций, оборудования; в процессе их транспорти­ровки и хранения; на стадии строительно-монтажных ра­бот.

Контроль качества осуществляется и на стадии под­держания достигнутого уровня качества, т. е. контролируется качество технической эксплуатации и ремонта пос­троенных объектов.

На каждой стадии контроль делят на выходной, предназначенный для проверки всех исходных материалов и документов, необходимых для выполнения работ на данном этапе, промежуточный (или операционный). т. е. по отдельным операциям, и выходной т. е. итоговый контроль по данной стадии.

Для строительно-монтажных работ входной контроль состоит в проверке правильности проекта, качества выпускаемых на стройку материалов, изделий, конструкций, оборудования; промежуточный – в проверке качества отдельных процессов операции строительно-монтажных работ; выходной – в контроле качества отдельных этапов строительства и построенного объекта в целом.

Приёмочным называют контроль с целью проме­жуточной приемки выполненной части работ к оплате, приемки так называемых скрытых работ, приемки пост­роенных объектов в эксплуатацию. Инспекционный контроль проводится с целью оценки уровня работы на объекте, в строительной организации по обеспечению надлежащего качества строительной продукции.

В зависимости от характера проведения контроль делят на визуальный, геометрический, лабораторный. Визу­альный контроль предусматривает установление качест­ва на основе внешнего осмотра и выявления дефектов в виде трещин, искривлений, вмятин, выступов, а также дефектов цвета, внешнего вида, грубых отклонений по вертикали и горизонтали. Геометрический контроль используется для установления степени соответствия про­екту формы и размеров конструкций и их положе­ния в пространстве. К геометрическому виду контроля относят так называемый геодезический контроль, осущест­вляемый геодезической службой строительно-монтажной организации. Лабораторный контроль применяет­ся для выявления физических и механических свойств ма­териалов, изделий и конструкций с помощью стацио­нарного и передвижного лабораторного оборудова­ния.

В зависимости от степени охвата объектов контроль может быть сплошным (проверке подвергаются все изделия, операции и т. п.) и выборочным (проверке подвергается часть объектов контроля), а в зависимости от сроков проведения, систематическим (сроки и порядок его проведения установлены заранее) и лету­чим (срок проведения его заранее не устанавливается для обеспечения эффекта внезапности).

Помимо качества продукции контролируется: квалифи­кация отдельных исполнителей и подразделений (бригад) с целью определения возможности допуска их к работам; качество инструмента и оборудования, используемого в производстве; условия труда и факторы внешней среды, оказывающие влияние на качество (например, некоторые виды работ запрещается выполнять в сырую погоду, при отрицательных температурах), и т. п.

Контроль может быть одноступенчатым, когда объект контроля проверяется один раз, и многоступенчатым, когда проверка осуществляется многократно и при каж­дой следующей проверке устанавливается правильность предыдущего контроля.

Отдельные нарушения нормативного требования назы­вают дефектами. Дефекты могут быть трех видов: критические, значительные и малозначительные. Критичес­ким называют дефект, который делает невозможным ис­пользование строительной конструкции по назначению. Значительный дефект существенно влияет на использо­вание конечной строительной продукции по назначению и на ее долговечность. Малозначительный дефект не оказывает существенного влияния на эксплуатацию строи­тельной продукции. Работы, выполненные с малозначи­тельными дефектами, могут приниматься и оцениваться. Работы (материалы, конструкции), выполненные с критическими и значительными дефектами, считаются браком. Дефекты (брак) делятся на исправимые и неисправимые. Исправимыми считаются дефекты (брак), устранение которых технически возможно и экономически целесообразно. Работы, выполненные с критическими и значительными дефектами, могут быть приняты и оценены только после исправления дефектов. Обнаружение брака фиксируется актами.

По видам контролирующих организаций контроль де­лится на государственный, ведомственный и производ­ственный. Производственный контроль проводят заказчик (технический надзор), проектные организации (авторский надзор),служба управления качеством строительных организаций, строительная лаборатория, линейный инженерно-техни­ческий персонал, бригадиры и рабочие (самоконтроль).Основным звеном в системе контроля качества явля­ется промежуточный (операционный) и приемочный кон­троль. Результаты контроля фиксируются в маршрутных журналах операционного контроля и журналах проме­жуточной приемки отдельных видов работ и конструк­тивных элементов здания. Журналы ведут на каждое зда­ние, отдельные этапы и виды работ. Журналы хранятся на объекте у производителя работ. Маршрутный журнал операционного контроля включает указания по его веде­нию, списки лиц, которым предоставлено право контроля, схемы и карты операционного контроля. В картах указы­ваются контролируемые показатели, допуски, операции, подлежащие контролю, что проверяется, метод контроля, кто контролирует, привлекаемые для контроля подразде­ления, порядок регистрации результатов контроля.

Выходной контроль построенных объектов проводит­ся в процессе приемки их в эксплуатацию, которая осу­ществляется в две стадии: предварительная (техническая) приемка производится рабочей комиссией, окончатель­ная — государственной приемочной комиссией.

Рабочие комиссии создаются заказчиком под предсе­дательством его представителя в составе представителей генподрядчика, субподрядчиков, проектировщика, органов государственного санитарного и пожарного надзора и других заинтересованных организаций. Рабочая комиссия проверяет готовность построенных объектов к приемке в эксплуатацию и составляет соответствующий акт.

Государственная приемочная комиссия создается в том же составе, что и рабочая, за исключением предсе­дателя, который, как правило, является представителем Госархстройконтроля. Комиссия может приглашать также специалистов в качестве экспертов по отдельным воп­росам. Комиссия приступает к работе после положитель­ного заключения рабочей комиссии и получения пись­менного сообщения заказчика и генподрядчика о готов­ности объекта к сдаче в эксплуатацию. Комиссия про­веряет представленные ей заказчиком и генподрядчиком документы, осматривает объект и в случае положительного вывода составляет акт о приемке объекта в эксплуа­тацию, в котором дается оценка качеству строительства объекта.

В строительной организации ведется оперативный учет качества и бухгалтерский учет потерь от низкого качества. Оперативный учет возлагается на службу управления качеством и ведется на основе данных входного опера­ционного, приемочного и инспекционного контроля. Осу­ществляя входной контроль проектной документации тех­нический и сметно-договорной отделы ежемесячно сос­тавляют ведомость ошибок проекта. В ней указывается наименование объекта, номера чертежей и смет, в которых допущена ошибка, описание обнаруженных де­фектов и их предполагаемых неблагоприятных последст­вий. Ведомость дефектов и брака поступающих материа­лов, изделий, а также дополнительных затрат на их довод­ку на стройплощадках составляет УПТК. Оно же предъяв­ляет претензии, добивается получения материалов уста­новленного качества.

По объектная ведомость учета дефектов, допущенных на строительно-монтажных работах, составляется в строи­тельных управлениях на основе данных строительных участков. В ведомости указываются объект, конструкция, вид работ, выполненный с дефектами, дополнительные работы по их исправлению, использованные дополнитель­ные материалы, причины, вызвавшие дефекты. Отдельно в бухгалтерию представляется ведомость затрат на исправ­ление дефектов и брака строительно-монтажных работ.

Бухгалтерия ведет учет затрат на исправление де­фектов и переделки бракованной работы, а также штра­фов, пени и неустоек, как выплаченных за недоброка­чественную работу, так и полученных в качестве ком­пенсации за дополнительные затраты, вызванные исполь­зованием дефектных материалов, низким качеством работ, выполненных субподрядчиками и другими организациями.

Вся учетная информация по качеству должна поз­волять оценивать уровень качества продукции (работ) строительной организации и подчиненных подразделений, выявлять дефекты, анализировать обусловившие их при­чины, конкретных виновников допущенных дефектов, намечать мероприятия по их устранению и повышению уровня качества.

Источник