Проектное управление — это что такое? Плюсы и минусы

Проектное управление – это неотъемлемый элемент современной системы менеджмента в России. Множество отечественных и зарубежных компаний пользуется проектным менеджментом для повышения качества производимой продукции и услуг, снижения расходов, увеличения прибыли. Что же такое проектное управление и каковы его основные преимущества?

Что такое проект?

Понятие «проект» может трактоваться абсолютно по-разному. Первый вариант предполагает определение проекта как комплекта документации, по которой возможно возведение здания или сооружения. В данной статье пойдет речь о втором значении слова «проект».

Определений проекта очень много, правда все они сходятся в одном: проект — это идея, предполагающая выполнение конкретной материальной задачи в ограниченный период времени. При этом называют основные признаки проекта:

• Уникальность (проект — это то, что создается впервые).
• Ограниченность по времени (у проекта всегда указаны сроки его реализации).
• Целенаправленность (проект всегда выполняется для решения конкретных задач, выраженных, как правило, в количественных единицах измерения).

Если выполняются все три условия, то комплекс действий может называться проектом.

Программы и портфели проектов

Проекты часто объединяются в программы и портфели. При этом программами называют комплекс проектов, которые объединены общей целью. Например, программа по улучшению качества образования населения может включать проекты по повышению зарплаты учителям на 20%, строительство 15 новых школ, выпуск 26 новых учебников по основным предметам.

Портфель проектов объединяет проекты, финансируемые из одного источника вне зависимости от их задач. Так, портфель проектов компании N может включать проекты по благотворительности, по возведению нового корпоративного офиса, по празднованию юбилея директора и увеличению годового оборота на 10%.

Проекты в портфелях и программах также должны обладать описанными выше тремя основными признаками.

Основные принципы проектного управления

Ввиду динамично развивающегося рынка технологий, призванных облегчить процесс управления, сложно назвать конкретные методы, полностью описывающие проектное управление.

Управление проектами включает в себя множество подходов и инструментов и базируется на следующих основных принципах:

• Ориентированность на результат. Этот принцип определяется значением термина «проект». Проектное управление – это не просто качественный менеджмент, это целенаправленный комплекс взаимосвязанных действий.
• Принцип «проектного треугольника». При управлении проектом следует руководствоваться взаимозависимостями между: сроками, бюджетом, качеством проекта. Изменение одного из факторов ведет к изменению других, что делает их как бы сторонами одного треугольника.

Методы стимулирования участников проекта

Стимулированию участников проекта обычно уделяется особе внимание, когда для выполнения конкретных задач выбирается проектное управление. Управление проектами обычно включает материальные и нематериальные мотивационные механизмы.

К материальному стимулированию относят премии, штрафы, доплаты за досрочное выполнение промежуточных задач.

Нематериальные методы мотивации включают грамоты и дисциплинарные подарки в виде отгулов, а также развертывание конкуренции среди участников проекта в рамках конкурсного соревнования.

Основные этапы управления проектами

Управление проектами происходит по этапам жизненного цикла проекта и фазам комплексности менеджмента. Взаимосвязь этапов и фаз приводится в таблице ниже.

Предварительная оценка объема финансирования

Предварительная оценка сроков проекта

Определение основных задач

Предварительный анализ возможных негативных факторов

Расчет бюджета и поиск источников финансирования

Расчет расписания проекта

Расчет целевых показателей проекта

Расчет поправки на риск

Поэтапное финансирование проекта

Контроль выполнения календарного плана

Контроль достижения промежуточных показателей

Мониторинг изменения ключевых факторов

Оценка прибылей/ убытков

Оценка выполнения/невыполнения задач проекта

Анализ допущенных ошибок

Таким образом, области проектного управления включают финансовые, кадровые, структурные сферы деятельности организации.

Области применения проектного менеджмента

Проектная структура управления включает разбиение всех работ организации на проекты, ограниченные по срокам и целевым показателям. При этом формируется команда каждого проекта и коллектив проектных менеджеров, которые отчитываются руководителю о ходе выполнения своего проекта.

В связи с этим проектное управление применяется, как правило, в организациях различных отраслей и размеров, с широким спектром одновременно выполняемых заказов. Однако и в малом бизнесе применяет проектный менеджмент для решения конкретных задач по модернизации производства или, например, внедрению нового продукта.

Проектное управление в строительной отрасли

В строительной отрасли особенно актуально применение методологии проектного управления. В компаниях, осуществляющих функции заказчика или подрядчика, проектный менеджмент использует естественное деление работ на проекты (по продуктовому принципу, то есть возведение каждого здания — отдельный проект), а структура топ-менеджмента практически не требует серьезного переустройства.

Управление проектной организацией также часто ведется по проектному принципу, успешно используя уже сформировавшиеся коллективы проектировщиков в качестве команды проекта.

Проектное управление в государственных структурах

Проектное управление в органах власти – достаточно новое веяние современности. Программно-целевой метод управления, развивающийся с советского периода, теперь приобрел форму проектного менеджмента в масштабах всей страны. Сейчас для решения стратегически важных для государства задач используются программы, включающие отдельные проекты с целевыми показателями и сроками реализации. Однако, сама методология управления такими программа еще далека от идеала и требует модернизации и обновления.

Опыт внедрения проектного управления в Белгородской области

Проектное государственное управление хорошо зарекомендовало себя во всем мире. В России же имеется опыт применения этой технологии в Белгородской области.

Этот масштабный эксперимент затронул практически все стороны госслужбы в Белгородской области. Среди основных элементов – Обучение проектному управлению, организационно-методологическое сопровождение, Выездные проверки, мотивация, оценка компетенций служащих, экспертные комиссии по рассмотрению проектов.

Проектное управление Белгородской области теперь включает коллегиальные органы проектного управления:

• Межведомственная комиссия, осуществляющая управление проектной деятельностью.
• Отраслевые экспертные комиссии, принимающие решение об открытии/закрытии проектов.
• Областной проектный офис, контролирующий соблюдение методологии проектного менеджмента.

Принцип «одного окна»

Именно в рамках перехода на проектное управление Белгородская область еще в 2010 году перешла на согласование инвестиционных проектов через систему «одно окно», хорошо известную теперь и в Москве. Роль этого окна как раз выполняет одна из вновь введенных служб – областной проектный офис. Теперь ровно через месяц с момента обращения в проектный офис хозяйствующий субъект получает документ о согласовании.

Автоматизированная информационная система «Проектное управление»

Информационная и техническая поддержка проектного управления в Белгородской области осуществляется через автоматизированную информационную систему (АИС) «Проектное управление». Это web-приложение, не требующее установки дополнительного ПО и выполняющее следующие функции для проектов, портфелей и программ:

• Ведение реестра (базы).
• Календарное планирование.
• Бюджетирование.
• Мониторинг реализации на региональном и муниципальном уровнях.
• Распределение полномочий и ответственности команды.
• Внесение изменений в содержание.
• Система оповещений о наступающих и наступивших событиях по проектам.
• Документооборот.
• Автоматизированная аналитическая отчётность.
• Интеграция с электронным Правительством Белгородской области.

Достоинства и недостатки проектного менеджмента

Описанный опыт внедрения проектного менеджмента в Белгородской области оказался удачным. Эффект от этих изменений выразился прежде всего в увеличении темпов прироста валового регионального продукта на 0,1% (более 3 млрд. рублей), снижении затраченного времени на согласование проектов (на 2 месяца на каждый проект) и увеличении скорости освоения инвестиций в регионе на 23%. Однако самый главный результат — это формирование проектного мышления у служащих, которые активно анализируют и пытаются решить проблему, иногда даже нестандартными, инновационными методами.

Мотивация и перестройка управленческой структуры позволили получить положительный эффект не только для госслужбы, но и для бизнеса, формируя благоприятный инвестиционный климат и устраняя барьеры для предпринимательства.

Население региона теперь принимает активное участие в отборе и контроле реализации важных стратегических проектов. Для людей проектное управление – это возможность пользуется услугами повышенного качества и высокой мобильности.

Однако, несмотря на все достоинства проектной структуры управления, существуют и недостатки такого подхода.

В первую очередь, переходный период. Требуется определенное время для того, чтобы команда проекта сработалась и выполняла свои функции, как слаженный механизм.

Во-вторых, при внедрении проектного управления на предприятии, поиск хорошего проектного менеджера может затянуться. К личным и профессиональным качествам руководителя проекта предъявляются очень высокие требования: всесторонняя квалификация, полное погружение в проект, опыт управления проектами требуемой специфики.

Третьим недостатком проектного менеджмента можно считать необходимость дробления ресурсов компании между проектами. В «небогатых» фирмах это вообще может быть нереализуемо. Руководителям проектов придется «драться» за финансирование и кадры, что недопустимо в условиях тотального контроля всех стадий жизненного цикла проекта.

Одним из самых важных недостатков проектного пути управления в организации является трудоустройство членов команды проекта и руководителя проекта после его завершения. Загрузка коллектива, как известно, важнейшее правило успешного бизнеса, а в случае проектной работы регулярно возникают «повисшие в воздухе» группы специалистов, которые одномоментно лишаются постоянной загрузки.

Резюмируя сказанное, можно сделать вывод о том, что проектное управление – это неотъемлемая часть современного бизнес-пространства, и изучение его основ просто необходимо для грамотного принятия управленческих решений как на уровне государства, так и в рамках отдельно взятого бизнеса.

Источник

Управление строительными проектами. Тенденции и нюансы современности

Минимизировать риски проекта, подстраховаться от срывов сроков сдачи объекта, исключить опасность превышения запланированных затрат, скоординировать действия всех подразделений, ответственных за реализацию проекта, — таков спектр задач по организации и управлению в строительстве, требующих профессионального подхода и значительного багажа знаний.

Управление строительными проектами (управление проектом строительства) — это целый комплекс меропри-ятий, направленных на оптимизацию расходуемого времени при заданных материальных и денежных ресурсах на всех этапах ведения строительства какого-либо объекта, включая и собственно проектирование.

Для успешной реализации проекта необходим комплекс знаний из различных управленческих сфер: общего менеджмента, финансового менеджмента, управления персоналом и мн. др. При этом важно наличие навыков работы в условиях ограниченности ресурсов и информационной неопределенности. Таким образом, управление строительными проектами должно осуществляться специально подготовленными профессионалами, имеющими необходимый объем знаний и обладающими достаточным практическим опытом.
Управление проектом строительства включает в себя 5 групп процессов управления:
— группы инициации и планирования проекта, в которых происходит постановка целей и задач, выяснение внешнего окружения и заинтересованных лиц проекта, составление планов управления;
— группу реализации (исполнения) проекта — требует координации занятых в проекте специалистов, ресурсов, материалов (на данном этапе происходит воплощение планов в жизнь);
— группу управления и мониторинга проекта — обеспечивает постоянный контроль исполнения проекта и в случае необходимости позволяет оперативно выполнить корректирующие действия, направленные на снижение влияния негативных отклонений;
— финальную стадию реализации проекта — регламентирует процесс передачи результата заказчику и оформления всех необходимых документов.

Существуют разные варианты подхода к организации процесса управления строительными проектами. Приведем наиболее типичный.

Итак, сразу после подписания контракта менеджеры компании совместно с представителями заказчика проводят анализ рисков на каждом этапе строительства, а также производят расчет затрат заказчика, совместно определяя возможности для экономии денежных средств. Далее собственный проектный отдел компании занимается разработкой проектной документации, что существенным образом экономит временные затраты заказчика на поиск команды проектировщиков, а также позволяет приступить к работе над проектом без каких-либо задержек. Параллельно осуществляется подбор подрядных организаций в регионе строительства на основании установленных заказчиком критериев.

Следующим этапом работы над проектом является формирование дирекций заказчика и генподрядчика на месте строительства, которые осуществляют технический надзор за ходом строительства и координируют деятельность всех участников проекта. При этом обеспечением строительного объекта материалами и оборудованием на всех этапах работ опять же занимается собственная служба материально-технического обеспечения.

Регулярная отчетность о ходе строительства осуществляется посредством доступа представителей заказчика к единой информационной системе компании, которая позволяет отслеживать степень реализации проекта при помощи инструментария проектного менеджмента. Возможен и вариант доступа в режиме on-line благодаря подключению к системе видеонаблюдения. Наконец, в соответствии с заключенным договором в установленный срок производится сдача объекта, а также передача заказчику исполнительной и проектной документации.

Project management — современный подход к управлению проектами

В настоящее время повышение инвестиционной привлекательности строительства посредством сокращения сроков является одной из важнейших задач управления строительными проектами.
Одним из путей повышения эффективности управления сроками и стоимостью строительства в мировой практике является внедрение современного подхода к управлению строительными проектами — так называемого project management. Его отличительными чертами являются: концентрация ответственности за выполнение проекта в одной инстанции, параллельное выполнение работ по проектированию и собственно строительство, а также использование математических методов и информационных технологий для анализа вариантов реализации и оптимизации сроков и стоимости проектов.

В России сегодня можно констатировать слабую развитость project management как услуги. Тем не менее, в последние годы на отечественном строительном рынке появилось немалое количество инжиниринговых компаний, также всё заметнее и специализация генподрядчиков для более эффективного управления строительными проектами. В этих условиях актуальной является разработка инструментария для анализа и оценки результатов различных вариантов реализации строительных проектов с использованием разнообразных подходов к управлению строительством.

Мировая строительная практика уже выработала эффективный механизм — создание института профессионального управления проектом, в рамках которого осуществляется руководство всем инвестиционным циклом. Профессиональное управление проектом (в лице отдельного менеджера или проектно-строительной фирмы) имеет целью обеспечить гарантию экономических интересов заказчика через оптимальное соотношение между качеством, стоимостью и временем строительства и ориентировано на достижение конкретного результата — введение объекта в эксплуатацию и получение строительной компанией доходов. Все это обусловли-вает необходимость регулярного мониторинга рынка своей продукции, изучения конкурентов, поиска потенциальных заказчиков и инвесторов. Подразумевается и постоянное совершенствование технологии и организации собственной деятельности на базе научно-технических достижений, а также рост квалификации управленческого персонала.

Управление проектом на основе контрактов

В странах с развитой экономикой уже не первый год действует гибкая и детализированная система контрактов, регламентирующих взаимоотношения строительной фирмы с заказчиками. При этом выбор формы контракта принадлежит собственнику инвестиционных ресурсов, то есть заказчику, который определяется рядом внутренних и внешних факторов. Наиболее существенные внутренние факторы: наличие достаточных инвестиционных ресурсов, опыт заказчика в сооружении объектов строительства определенного назначения и наличие проекта. Внешним фактором, как правило, является общая конъюнктура строительного рынка в отдельно взятом регионе. Отличием контрактов на строительство в развитых странах (по сравнению с «российской действительностью») является обязательность выполнения всех пунктов. При этом к выполнению строительных работ подрядчик приступает не раньше и не позже предусмотренных графиком сроков, и объект заказчику сдают так же в обозначенный срок и в соответствии с определенными заранее параметрами качества. Большое значение имеют и вопросы размещения инвестиционных заказов и предложений на конкурсной основе (через систему торгов).

Процедура заключения контракта также реализуется проведением торгов (тендера) или переговоров. Посредством торгов определяются и подрядные организации для строительства объектов, которые возводятся по государственным заказам. Торги, имеющие честный и конкурентный характер, как правило, дают возможность заказчику оптимизировать выбор по трем критериям: стоимость, время, качество.

Современная концепция управления проектом в принципе направлена на сокращение всех стадий инвестиционно-строительного цикла и оптимизацию конечных результатов. В отличие от «управления строительством», система «управления проектом» охватывает весь инвестиционный цикл и позволяет обес-печить его непрерывность. Главная фигура данной концепции — управляющий проектом. Как правило, он является представителем проектной или строительной фирмы, руководит специально сформированной группой специалистов и чаще всего в полной мере представляет интересы заказчика-инвестора, который наделяет его соответствующими полномочиями и ресурсами. Управляющий несет материальную ответственность за конечные результаты и, как правило, координирует все стадии проекта. Таким образом, уровень квалификации управленческого звена имеет решающее значение в создании всесторонне обоснованного проекта и успеха его реализации. По оценкам специалистов, принцип «управления проектом» особенно эффективен для крупных и сложных объектов промышленного назначения. Тем не менее, в каждом конкретном случае сфера деятельности управляющего, его права и обязанности определяются отдельным контрактом на «управление проектом», в котором приводится перечень оказываемых услуг и условий их оплаты.

В целом для системы «управления проектом» на контрактной основе наиболее типичны четыре группы услуг:
— общее управление инвестици-онным проектом (организация предпроектных исследований и обоснований, проектирование, координация работ на начальной стадии реализации проекта);
— финансовое управление (финансовый анализ, кредиты, контроль над ликвидными средствами и др.);
— управление строительством (координация деятельности всех участников, принятие оперативных решений, контроль сроков и качества работ);
— управление персоналом (взаимодействие с подрядчиком в вопросах подбора рабочей силы, графика строительных работ и др.).

По мнению зарубежных специалистов, уже проверенный рынком способ эффективной и успешной реализации проекта — уделять должное внимание двум факторам: срокам и деньгам. Лучше всего это достигается путем привлечения независимых консультантов, профессиональных управляющих проектами, а также подрядчиков, пользующихся высокой репутацией. Такой подход весьма недешев, однако сверхстоимость услуг специалистов с высокой квалификацией далека от тех сверхзатрат, к которым может привести недостаточная обоснованность строительного проекта и замедление сроков его реализации.

Повышение инвестиционной привлекательности строительства посредством сокращения сроков является одной из важнейших задач управления строительными проектами.

Полная или частичная перепечатка материалов — только с письменного разрешения редакции!

Источник