Как построить диаграмму Ганта в MS Project
При планировании проектов, состоящих из большого числа разнообразных задач, можно использовать разные инструменты, которые помогут все держать под контролем и не нарушать сроки исполнения. Одним из таких является MS Project. В этой программе есть возможность создавать диаграммы Ганта. Они в простой и доступной форме предоставят всю информацию о ходе реализации важного проекта.
Что такое диаграмма Ганта
Изобретение этого инструмента относится к началу XX века. Американский инженер внедрил линейчатую гистограмму, которая позволяет увидеть полный список задач и их последовательность. По вертикальной оси указывается перечень необходимых этапов, а по горизонтальной — даты начала и окончания.
В итоге можно на одном листе отобразить не только сам список задач, но и последовательность их выполнения. Сразу видно, какие из этапов должны осуществляться параллельно. Это поможет своевременно делегировать некоторые из рабочих дел, а также эффективно контролировать ход реализации всего проекта.
Используются такие диаграммы практически повсеместно: в организации мероприятий, торжеств, в структурировании рабочих задач и даже в подготовке отпуска.
Как построить диаграмму Ганта в MS Project
В программе по управлению проектами есть специальный мастер, который поможет сформировать нужную гистограмму. Работа с ним займет не более нескольких минут.
Перед тем как построить диаграмму Ганта в MS Project, добавьте мастера в ленту программы. Откройте меню «Файл», а затем раздел «Параметры». В нем выберите пункт «Настроить ленту». В правой части перед вами откроется список вкладок MS Project, на которые можно добавлять мастера диаграмм. Выберите подходящую и нажмите кнопку «Создать группу».
В левом столбце откройте раздел «Команды не на ленте» и найдите команду «Мастер диаграмм Ганта», она расположена внизу списка. Выделите созданную уже группу и нажмите кнопку «Добавить».
Перейдите ко вкладке, где вы создали мастер диаграмм и приступайте к формированию ленточного графика Ганта. Перед вами откроется в левой части экрана таблица со списком сводок задач, датами их выполнения. Чтобы изменить параметр каждой, дважды щелкните по ней мышкой, чтобы открыть окно деталей, в котором можно изменить описание и продолжительность.
По итогу у вас получится полноценный график, который в дальнейшем можно будет редактировать и изменять. Однако, чтобы сэкономить время и получить более качественный результат можно сделать диаграммы Ганта онлайн в специальной программе GanttPRO. Здесь указание параметров задач осуществляется непосредственно в таблице, без дополнительных окон, редактировать последовательность можно простым перетаскиванием, а на самом графике отображаются не просто длительности, но и наименования этапов. Вы с легкостью сможете импортировать свой проект из MS Project в GanttPRO.
Строим диаграмму Ганта в Excel
Существует два способа построения:
1) Модификация ленточной диаграммы с накоплением;
2) Использование Условного форматирования (тогда визуализация будет построена прямо в ячейках).
Разберем пошагово первый способ.
Способ 1. График Ганта через модификацию Ленточной диаграммы с накоплением
1. Организация данных для построения
Соответственно, для построения нам нужен будет список этапов, для каждого из которых будет указана дата начала и продолжительность этапа. Пример правильной организации данных смотрите на рисунке ниже.
2. Создание диаграммы
Далее выделите весь диапазон данных (вместе с шапкой и всеми столбцами) и создайте Линейчатую диаграмму с накоплением.
На выходе должна получиться вот такая диаграмма:
После создания переходим к этапу настройки диаграммы.
3. Настройка диаграммы
Для начала стоит убрать с диаграммы легенду (в диаграмме Ганта ее наличие необязательно в большинстве случаев). Для этого выделите ее кликом мыши и нажмите Delete.
Далее можно настроить другие элементы в соответствии со своими представлениями об эстетике диаграмм (название, линии сетки, шрифты и т.д.). В итоге Вы должны получить вот такую проектную диаграмму Ганта.
Теперь рассмотрим второй способ.
Способ 2. График Ганта через Условное форматирование
1. Организация данных для построения
Изначальные данные об этапах можно организовать так же, как в предыдущем способе (при этом, столбцу этапов можно дать заголовок), но потребуется дополнительно создать шапку с датами с первого дня проекта до последнего (под шапкой будет расположена наша диаграмма). Чтобы уменьшить ширину ячеек можете разместить подписи дат с разворотом на 90 градусов против часовой стрелки, то есть вертикально.
2. Создание правила условного форматирования
В приведенном примере формула для ввода будет иметь следующий вид:
Разберем ее подробнее. Формулу начинается с функции ИЛИ. Она нужна тогда, когда Вы будете использовать повторяющиеся этапы в Вашем проекте. Для каждого такого этапа внутри функции ИЛИ есть отдельная конструкция с функцией И (в нашем случае один из этапов повторяется 2 раза, а значит и конструкций внутри «ИЛИ» будет 2).
Вторая конструкция И(G$1>=$C2+$D2+$E2;G$1
После ввода формулы нужно нажать кнопку «Формат» и задать способ выделения ячеек (в нашем примере мы применили заливку и штриховку ячейки). Нажимаете ОК и получаете результат.
Выбирайте подходящий Вам способ и пользуйтесь. Удачи в Ваших проектах!
Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @ExEvFeedbackBot
Все о Диаграмме Ганта: Как Успешно и Вовремя Завершать Проекты
Продуктивность — показатель, который руководители и успешные менеджеры проектов постоянно стремятся повышать. На то есть веская причина: сегодня сложно вести успешный бизнес из-за высокой конкуренции.
Однако, количество отработанных часов не всегда пропорционально хорошим результатам. Стрессы и переработки, наоборот, часто ведут к выгоранию сотрудников и, как результат, понижению эффективности. Во избежание таких последствий очень важно максимально грамотно выстроить рабочие процессы с момента их планирования.
Существует множество базовых инструментов для улучшения работы команды и достижения целей организации. Один из них — диаграмма Ганта.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это инструмент, позволяющий визуализировать и управлять проектами, структурировать их выполнение и видеть общую картину задач, как личных, так и организации.
Диаграмма Ганта представляет собой горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями:
Каждая полоса обозначает проект, задачу или подзадачу, которые нужно выполнить в определенный срок. График построен в хронологическом порядке, что помогает отслеживать дедлайны и последовательность выполнения задач.
Диаграмма Ганта получила известность благодаря американскому инженеру Генри Ганту в 1910 году. Но первым, кто изобрел этот способ планирования в 1896 году, был Кароль Адамецки, который назвал график гармонограммой. Тем не менее, информация об этом способе планирования появилась на польском языке только в 1931 году.
Пример диаграммы Ганта
Перед вами пример классической диаграммы Ганта.
По вертикали отображены запланированные задачи, а с помощью горизонтальной временной оси можно узнать длительность каждой из них.
Время от начала первой задачи до завершения последней — продолжительность всего проекта. Каждая из задач назначается одному или нескольким исполнителям. Также работники и все, у кого есть доступ к документу, в любой момент могут посмотреть, кто и над какой задачей работает, на какой стадии находится проект.
Диаграмма Ганта: как построить
Для того чтобы вручную построить диаграмму Ганта, понадобятся ручка, блокнот и четкое видение проекта. После того как составите вертикальную ось задач в хронологическом порядке, переходите к расстановке дат по горизонтали.
Итак, что нужно для того, чтобы построить диаграмму Ганта вручную :
При построении диаграммы Ганта для команды важно следить, чтобы задачи одного исполнителя не попадали на одинаковые даты. Это позволит избежать переработки некоторых членов команды и поможет равномерно распределить нагрузку среди работников.
Однако такой способ иллюстрации и планирования подойдет для простых проектов, которые не подвергаются изменениям в процессе реализации, либо личного использования.
Если же проект будет видоизменяться, ручной способ планирования при помощи диаграмм Ганта станет не таким уж удобным и оптимальным. При корректировке дат или добавлении/удалении задач вам придется постоянно переделывать график, что украдет много времени и сил.
Диаграмма Ганта онлайн
Выбор специализированного инструмента для ведения проектов зависит от сложности и стоимости проекта. Для небольших проектов подойдут бесплатные решения или пробные версии программного обеспечения.
Однако при работе в крупной организации, где одновременно ведется большое количество дорогостоящих проектов, вам больше подойдут профессиональные инструменты, созданные специально для различных видов бизнеса.
К счастью, существует достаточно много удобных и простых программ для управления проектами, с которыми вы сможете создавать проекты и портфели проектов в виде диаграммы Ганта онлайн за считанные минуты.
GanttPRO — онлайн диаграмма Ганта с интуитивным интерфейсом для успешного планирования и управления проектами. С помощью инструмента вы сможете вовремя завершать проекты, грамотно распределять ресурсы и работать с их загрузкой, а также своевременно взаимодействовать с командой. Попробуйте бесплатно!
Возможности диаграммы Ганта онлайн
Программы для управления проектами, в которых можно строить диаграммы Ганта, предлагают множество возможностей, которые максимально упрощают работу с большим количеством информации.
Основные возможности сервисов для построения диаграммы Ганта:
Каждый из участников проекта может в любое время проверить статус и приоритет задачи, а также увидеть ее исполнителей.
Отслеживая загрузку команды, можно избежать переработок и оптимально распределить задачи среди коллег.
С ее помощью заинтересованные стороны всегда будут в курсе обновлений, актуальных сроков и смогут следить за ходом выполнения проекта и конкретных задач.
С помощью диаграммы Ганта можно создавать зависимости между задачами на стадии планирования и в ходе реализации проекта. Это поможет помнить, что начало или окончание конкретной задачи зависит от ее связей с другими задачами.
Критический путь — группа самых важных задач, которые позволяют выполнить проект без задержки его сроков. Задержка в работе над любой из задач в критическом пути влияет на продолжительность проекта.
Все это упрощает коммуникацию в команде и помогает экономить время.
С помощью этой возможности менеджеры анализируют работу команды, оптимизируют процессы и регулируют бюджеты.
Где используются диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта поможет структурировать проект, разбив его на этапы для более плавного и четкого ведения дел. Инструмент широко используются в разных сферах, таких как:
Чаще диаграммы Ганта для планирования и ведения проектов используют:
Также диаграммы Ганта уместны и в повседневной жизни. Например, вы планируете крупное торжество или ремонт. Подготовку можно разбить на этапы: это облегчит ход выполнения процесса и сделает его более простым и подробным. Таким образом, фрилансер сможет оценить, реально ли начать еще один проект, а невеста будет уверена, что все идет по плану и никто ничего не забудет.
Преимущества и недостатки диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта — один из самых популярных методов планирования и управления проектами со своими преимуществами и недостатками.
Давайте рассмотрим некоторые плюсы и минусы диаграммы Ганта.
Преимущества диаграммы Ганта:
Облегчает и ускоряет достижение целей компании. Не так страшно выполнять список задач постепенно. Гораздо сложнее думать, с какой стороны подступиться к выполнению крупного и дорогостоящего проекта.
Помогает избежать частых переносов и срывов дедлайнов.
Помогает командам эффективно взаимодействовать на проекте.
Используя онлайн диаграмму Ганта, можно избежать долгих переписок и частых совещаний. Вся нужная информация по проекту хранится в одном месте.
Диаграмма дает менеджерам и членам команды наглядное представление о ходе проекта, его статусе, исполнителях и сроках. Визуально такой объем информации воспринимается значительно легче.
Позволяет членам команды, инвесторам, клиентам и другим заинтересованным сторонам быть в курсе всех изменений.
Недостатки диаграммы Ганта:
Всегда есть риск упустить важную деталь, которая спровоцирует ошибки в работе команды. Однако диаграммы Ганта онлайн помогают предотвратить такое развитие событий.
В этом случае очень важны хорошие навыки менеджмента, импровизации и внимание к деталям.
Даже при использовании шаблона наверняка понадобятся коррективы. Но временные затраты в начале планирования позволяют создать проект с высокими шансами на успешное завершение. Чем более детальную и продуманную диаграмму вы составите в начале, тем меньше будет рисков в ходе реализации вашего проекта.
Нужна визуализация проекта? Попробуйте диаграмму Ганта
Несмотря на наличие разнообразных инструментов планирования, диаграмма Ганта остается одним из самых популярных способов для работы над проектами в команде.
Независимо от того, используете ли вы диаграмму Ганта или аналогичную альтернативу, визуализация плана проекта является ключевым шагом для каждой команды. Это позволяет видеть общую картину, адаптировать план по мере выполнения проекта и коммуницировать с командой.