«1С:ПРЕДПРИЯТИЕ 8»: УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ СТРОИТЕЛЬНОГО ХОЛДИНГА
Источник: «Финансовая газета» № 35, август, 2011 г.
Статья о продукте: 1С:Управление строительной организацией
Южно-Африканская компания «Shaft Sinkers Pty» является одной из ведущих среди строительных компаний мира, которые специализируются на строительстве и обустройстве шахт – проходке шахтных стволов, подготовке подземных горизонтов, проходке рудоспусков и сооружении рудных бункеров.
Для проведения работ по строительству ствола шахты Гремячинского месторождения калийных солей «Shaft Sinkers Pty» открыла два предприятия в г. Котельниково Волгоградской области – филиал и дочернюю компанию.
Новым предприятиям потребовалась эффективная автоматизированная система для оперативного учета, управления бизнесом, ведения бухгалтерского и налогового учета в соответствии с российским законодательством, а также для формирования отчетности по МСФО.
После изучения предложений на рынке программного обеспечения было принято решение о внедрении автоматизированной системы на основе отраслевого прикладного решения «1С:Управление строительной организацией 8» на платформе «1С:Предприятие 8». Для реализации проекта автоматизации в качестве исполнителя была выбрана компания «АВК-система» (1С:Франчайзи, Центр компетенции по строительству, г. Волгоград), имеющая большой опыт автоматизации предприятий строительной отрасли.
«1С:Управление строительной организацией 8»
Программный продукт «1С:Управление строительной организацией 8» является комплексным универсальным решением для автоматизации различных участников строительного процесса. Универсальный характер данного программного продукта обусловлен тем, что он обеспечивает полноценную автоматизацию всех необходимых на текущий момент участков строительной деятельности, начиная от управления проектами, бюджетирования, бухгалтерского и налогового учета, управления строительной техникой, сметного ценообразования и заканчивая управлением персоналом и формированием регламентированной отчетности.
Решение позволяет контролировать весь цикл строительства, от составления конкурсной документации для участия в тендерах и до сопоставления целевых и фактических показателей. Программный продукт может использоваться строительными организациями всех уровней и инвестиционно-строительными компаниями.
Работы по проекту автоматизации
В состав ключевых целей проекта автоматизации входило в том числе формирование отчетности в соответствии со стандартами МСФО, ведение взаиморасчетов в валюте, формирование форм основных документов на двух языках, на русском и английском, а также отражение в учете строительной специфики в соответствии с ПБУ 2/2008 «Учет договоров строительного подряда».
Созданная информационная система позволила повысить эффективность взаимодействия всех подразделений – бухгалтерии, отдела кадров и расчета заработной платы, отдела механизации, отдела материально-технического снабжения, управления и планирования работ, а также производственно-строительного подразделения. Все пользователи системы работают в единой информационной базе.
Комплексная автоматизация подразделений строительной компании
Работникам отдела материально-технического снабжения, который находится непосредственно на строительной площадке, сейчас не требуется обращаться в бухгалтерию с просьбами сделать заказ материалов или проконтролировать оплату заказа. Всю необходимую информацию сотрудники отдела теперь вводят и отслеживают на рабочих местах. На основании фактически выполненных работ и календарных планов они могут автоматически формировать потребности в материально-технических ресурсах, планировать закупки, что существенно упростило их работу.
Работники отдела управления и планирования строительных работ могут формировать календарные планы строительства, создавать нескольких сценариев выполнения этапов проекта и выбирать наиболее оптимальный. Использование шаблонов и групп работ позволило упростить ввод данных в систему. Предусмотрено ведение учета фактического выполнения работ календарного плана, учета фактически израсходованных материалов в разрезе работ и всего объекта строительства. Выполнение указанных задач в автоматизированной системе дало возможность в несколько раз сократить затраты времени на подготовку планов работ, а также наиболее оптимально использовать материальные и трудовые ресурсы.
Для сотрудников кадровой службы в системе реализованы шаблоны договоров с работниками, а также других документов. Автоматическое заполнение документов данными позволило значительно сократить время, необходимое для их формирования. Для отражения заработной платы и налогов с ФОТ иностранных работников теперь не требуется длительное время на расчет и формирование операций.
Диспетчеры получили возможность формировать путевые листы, рапорты о работе, а также ремонтные листы машин и механизмов. Расчет списания ГСМ по норме в зависимости от вида техники и условий работы делает процесс контроля за расходом топлива максимально прозрачным.
Подготовка регламентированной отчетности по МСФО
Как подотчетная структура Котельниковское субподрядное подразделение «Shaft Sinkers» обязано представлять отчетность в головную компанию в ЮАР. С этой целью в системе реализован специальный «Отчет по затратам на подпись заказчику».
Кроме того, для оптимизации оперативных и управленческих бизнес-процессов в системе реализованы двуязычные печатные формы ряда документов по учету заработной платы и по затратам МПЗ. Двуязычными в системе также являются отчет и справочник по основным средствам, отчет по амортизации, справочник номенклатуры, справочник сотрудников, статьи затрат, накладные на перемещение, ведомости по затратам и по сотрудникам.
Автоматизация налогового учета
В части налогового учета в системе реализовано ведение учета непредъявленной выручки (отложенных налоговых активов и обязательств) в соответствии с ПБУ 2/2008. Учет отложенных налоговых обязательств позволяет избежать несовпадения в правилах признания в отчетных периодах сумм доходов, расходов и прибыли в бухгалтерском и налоговом учете.
В результате внедрения системы работники бухгалтерии получили инструмент для формирования необходимой регламентированной отчетности по РСБУ и МСФО, удобные механизмы расчета фактической себестоимости выполненных работ и переоценки по ПБУ 2/2008 с учетом взаиморасчетов в валюте, а также возможность учета давальческого сырья при производстве субподрядных работ. Это позволяет гарантировать исполнение бюджета проекта, выполнять внутренний контроль цен, минимизировать риски и обоснованно формировать цены на виды работ. За счет использования нескольких сценариев выполнения работ фактическая себестоимость снижена в среднем на 5-10%.
Итоги проекта автоматизации учета и управления
Внедрение информационной системы способствовало снижению в несколько раз трудозатрат персонала по формированию отчетности руководству головной компании в ЮАР. В разработанной системе предусмотрено автоматическое формирование финансовой отчетности, отчетности по МПЗ, отчетов по заработной плате на нескольких языках в установленной форме.
Точность и актуальность получаемой информации позволяет руководству в ЮАР контролировать и анализировать работу подразделений компании в России, принимать стратегические управленческие решения. Руководству предприятия в г. Котельниково, отвечающему за развитие бизнеса в России, система предоставляет широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании с целью повышения ее конкурентоспособности.
Процессно-организационная бизнес-модель строительной компании, занимающейся Строительством и отделкой объектов недвижимости, установкой окон и монтажом инженерных систем, поставкой стройматериалов и сервисным обслуживанием (методология и программный продукт «Бизнес-инженер»)
строительной компании, занимающейся Строительством и отделкой объектов недвижимости, установкой окон и монтажом инженерных систем, поставкой стройматериалов и сервисным обслуживанием.
Модель разработана с использованием методологии и программного продукта «Бизнес-инженер» в ходе выполнения практических работ на открытом семинаре-практикуме «Совершенствование системы управления предприятием на основе описания и оптимизации бизнес-процессов», проведенном компанией
«БИТЕК» 25-26 февраля 2006 г. в г. Пермь.
1. Бизнес-направления деятельности строительной компании. 2
2. Бизнес-процессы строительной компании первого уровня. 3
3. Организационная структура строительной компании верхнего уровня. 4
4. Распределение ответственности за бизнес-процессы строительной компании первого уровня 5
5. Описание бизнес-процессов строительной компании. 7
— Описание бизнес-процесса «Строительство объектов недвижимости». 7
6. Ключевые показатели бизнес-процессов – KPI(bp) строительной компании. 9
— Ключевые показатели бизнес-процесса «Строительство объектов недвижимости». 9
1. Бизнес-направления деятельности строительной компании
2. Бизнес-процессы строительной компании первого уровня
3. Организационная структура строительной компании верхнего уровня
4. Распределение ответственности за бизнес-процессы строительной компании первого уровня
Оргструктура первого уровня
Бизнес-процессы первого уровня
1. Президент компании
1.1. Директор по строительству
1.2. Коммерческий директор
1.3. Финансовый директор
1.4. Административный директор
1.5. Директор по персоналу
1. Основные бизнес-процессы
1.1. Выполнение функций заказчика
1.2. Управление проектом
1.3. Проведение преддоговорной работы с заказчиком
1.5. Строительство объектов недвижимости
1.6. Отделка объектов недвижимости
1.8. Монтаж инженерных систем
1.9. Сервисное обслуживание
2. Обеспечивающие бизнес-процессы
2.1. Административно-хозяйственное обеспечение
2.2. ИТ-обеспечение и связь
2.3. Обеспечение безопасности
2.4. Юридическое обеспечение
2.5. Ремонт строительной техники и оборудования
3.1. Стратегическое управление
3.2. Управление финансами
3.3. Управление маркетингом
3.4. Управление качеством
3.5. Управление персоналом
3.6. Управление портфелем проектов
5. Описание бизнес-процессов строительной компании
— Описание бизнес-процесса «Строительство объектов недвижимости»
Структура бизнес-процесса «Строительство объектов недвижимости»
Распределение ответственности в бизнес-процессе
«Строительство объектов недвижимости» в виде матрицы
1.1. Директор по строительству
1.5.1. Подготовка строительной площадки
1.5.1.1. Очистка строительной площадки
1.5.1.2. Установка оградительного забора
1.5.1.3. Подготовка пункта очистки автотранспорта
1.5.1.4. Установка пожарного щита
1.5.1.5. Подготовка акта о подготовке строительной площадки
1.5.2. Установка строительного оборудования
1.5.3. Выполнение земельных работ
1.5.4. Выполнение работ нулевого цикла
1.5.6. Прокладка сети
1.5.7. Сдача объекта недвижимости заказчику
6. Ключевые показатели бизнес-процессов – KPI(bp) строительной компании
Обзор ИТ решений для строительной отрасли
Часто приходится слышать, что главная причина этого кроется в высокой рентабельности в среднем по отрасли: ведь там, где денег пока хватает, не может быть серьёзного интереса к комплексной автоматизации – и что, мол, интерес появится со временем, когда в силу естественных рыночных процессов начнётся неизбежное снижение цен и, следовательно, доходности строительного рынка, когда наступит ситуация, в которой выживет только тот, кто лучше всех считает.
Этому взгляду обычно противопоставляют другой: там, где денег хватает, тем более нужен строгий учёт, позволяющий избежать коррупции и предотвратить воровство. И всё же главной причиной столь низкого уровня автоматизации строительных компаний является специфичность отрасли: любая строительная компания нуждается в автоматизации слишком большого количества участков деятельности, при этом непременно необходима их тесная интеграция между собой.
Итак, какие же процессы необходимо автоматизировать в строительной компании прежде всего?
Контроль расходов и доходов
В первую очередь автоматизации подлежит контроль расходов и доходов. Строительным компаниям требуется нечто, что позволит иметь под рукой информацию, сколько денег есть и сколько ожидается, какие были затраты и на что, кто их совершал, какие затраты планируются, хватит ли денег и какой ожидается финансовый результат. В подавляющем большинстве строительных компаний логика именно такая: в первую очередь учёту подлежит чистый денежный поток, вне товарного потока, учёта себестоимости или, тем более, прибыльности. Под себестоимостью строители зачастую понимают просто фактическую сумму совершённых затрат на тот или иной строительный объект, а под прибыльностью – разницу между приходом и расходом денежных средств. Таким образом, главное в автоматизации строительных компаний – оперативное бюджетирование (вперёд на месяц или два) и контроль над расходами по заявкам.
Управление договорами
Второй по степени важности участок строительного бизнеса, требующий автоматизации, – контроль расходов, работ и задолженностей по договорам подряда и планирование поступлений по договорам купли-продажи, аренды, долевого участия и проч. Здесь ключевой задачей является возможность планирования выполнения работ по каждому договору подряда и график оплат как по расходным контрактам, так и по договорам реализации. Учёт взаимоотношений с заказчиками и подрядчиками интересен, прежде всего, с точки зрения задолженностей и исполнения планов, а по договорам реализации – с точки зрения плана поступления средств и, опять же, возникающих задолженностей клиентов.
Управление проектами
Управление проектами – тема, неизменно интересующая всех строителей. Ведь это очень красиво – календарный график строительства на стене, на котором всё наглядно и понятно. Практически любая строительная компания прошла этот путь: принятие решения о тотальном планировании и управлении проектами; осознание того, что главное – не запланировать, а отследить выполнение; затем понимание того, что собрать «сводки с полей» – задача, требующая такого количества ресурсов, что легче просто от этого отказаться. Так и получилось, что в большинстве строительных компаний управление проектами – это всего лишь красивая диаграмма на стене, подписанная ответственными за проект лицами. Действительно, отслеживать исполнение задач в строительном проекте – чрезвычайно трудоёмкое дело, ведь конкретные исполнители в этой отрасли – люди, далёкие от компьютера, так что в каждом случае требуется дублирование функций, что всегда очень дорого. Не помогают и придуманные бумажные формы отчётности: с бумагой прораб тоже работает крайне неохотно. Поэтому лучшим решением для управления строительными проектами является контроль исполнения проекта по реперным точкам. «Реперными точками» называют важнейшие точки проекта. Поскольку их не очень много, собрать по ним фактические данные об исполнении задач вполне реально. Таким образом, в прикладном смысле единственно возможное управление проектами в строительстве – это календарное планирование, расчёт необходимых ресурсов для определения расходной части бюджета и отслеживание исполнения проекта по реперным точкам.
Составление строительных смет
Прежде чем что-либо построить, необходимо знать, как это будет происходить, какие нужны материалы и во сколько обойдётся весь проект: так появляется необходимость в смете строительного объекта. Сметная деятельность строго регламентирована на государственном уровне, и существует достаточное количество программ для подготовки сметной документации – этот участок в строительных компаниях наиболее благополучен с точки зрения автоматизации.
Прочая автоматизация
Кроме главных бизнес-процессов, описанных выше, в строительной компании, в зависимости от её размера и специализации, может существовать потребность в автоматизации управления снабжением строительных объектов, программах для бизнес-планирования (при расчёте эффективности вложений), программах для управления кредитами при достаточном объёме заёмных средств. Ну и, наконец, строительная компания, как и любое другое предприятие, автоматизирует кадровый учёт и бухгалтерию.
Именно обилием разнообразных бизнес-процессов, требующих автоматизации, и обусловлено отсутствие на рынке ERP-систем приемлемого программного продукта для строительной отрасли и, соответственно, в целом низкий уровень комплексной автоматизации среди строительных компаний. Надо отметить, что для каждой отдельной бизнес-задачи существуют различные варианты решения и автоматизации. Любая строительная компания постепенно обрастает компьютерными программами, автоматизирующими работу различных подразделений. Известная в других отраслях «проблема двойного ввода» здесь превращается в проблему ввода десятикратного – одни и те же данные вносятся в совершенно разные программы, никак не связанные друг с другом. Даже трудно оценить трудозатраты и финансовые потери отрасли в результате такого положения дел. Конечно, в качестве выхода из ситуации можно было бы предложить интеграцию разнородных приложений между собой.
Но здесь есть два «но». Во-первых, в силу большого количества конкретных задач и, соответственно, возможных программ для их автоматизации, появление готового интеграционного решения маловероятно (невозможно предусмотреть интеграцию чего угодно с чем угодно). Во-вторых, стоимость настройки интеграции такого количества продуктов друг с другом может быть очень и очень высока. Это тем более знаменательно, что «ноги» большинства проектов по интеграции «растут» из желания сэкономить. На самом же деле экономия получается весьма сомнительная – интеграционные проекты часто выливаются в суммы даже бульшие, чем замена разрозненных программ на одну, но покрывающую все необходимые задачи. Поэтому большинство поставщиков систем управления предприятиями озабочены созданием готового комплексного решения по автоматизации строительных компаний.
Хотя потребность в комплексной автоматизации строительных компаний осознана разработчиками ERP-систем сравнительно недавно, уже сейчас на рынке представлены интегрированные решения от нескольких производителей. Рассмотрим эти решения подробнее.