Учет материалов для строительства
С переходом на рыночные отношения обеспечение строек материалами существенно упростилось. Тем не менее, в ряде случаев по договору строительного подряда предусматривается поставка заказчиком определенной номенклатуры материалов. Это обусловлено тем, что специализированные заказчики, давно работающие в этой сфере, располагают собственными складскими помещениями, транспортом, а также квалифицированными работниками для приобретения, хранения и передачи в производство материально-производственных запасов. В этих условиях обеспечение строительства материалами поставки заказчика может существенно снизить затраты на производство строительной продукции, позволит оптимизировать размер оборотных средств, а также осуществить действенный контроль за эффективностью использования материалов.
Организации-заказчики учитывают материалы, предназначенные для использования при производстве строительно-монтажных работ, на субсчете «Строительные материалы», открываемом к счету 10, независимо от вида материалов.
Если организация-застройщик приобретает материалы, используемые в деятельности, не связанной с производством строительных работ или содержанием дирекции заказчика-застройщика, то они учитываются на других субсчетах счета 10.
Кроме того, по операциям, связанным с движением материалов, возникает необходимость учета так называемых «возвратных сумм». В общем случае (при учете расходования материалов на промышленных организациях заказчика) возвратные материалы уменьшают себестоимость продукции, работ или услуг. Однако в строительном производстве возвратные материалы появляются и по причинам, не обусловленным технологией процесса.
Если в соответствии с проектными решениями осуществляются разборка конструкций или снос зданий и сооружений, то по конструкциям, материалам и изделиям, пригодным для повторного применения, за итогом локальных сметных расчетов (смет) на разборку, снос (перенос) зданий и сооружений справочно приводятся возвратные суммы, то есть суммы, уменьшающие размеры выделяемых заказчиком капитальных вложений. Эти суммы не исключаются из итога локального сметного расчета (сметы) и из объема выполненных работ. Они показываются отдельной строкой под названием «В том числе возвратные суммы» и определяются на основе приводимых также за итогом расчета (сметы) номенклатуры и количества, получаемых для последующего использования конструкций, материалов и изделий. Стоимость таких конструкций, материалов и изделий в составе возвратных сумм определяется по цене возможной реализации за вычетом из этих сумм расходов по приведению их в пригодное для использования состояние и доставке в места складирования.
Так как по своему экономическому содержанию суммы стоимости таких материалов принадлежат стороне, финансирующей строительство, а использоваться подобные материалы могут, как правило, только подрядными организациями, то возникает необходимость применения особой схемы бухгалтерского учета возвратных сумм.
На практике такие суммы чаще всего учитываются в составе прочих источников финансирования. Для этих целей открывается отдельный субсчет к счету 86 «Целевое финансирование». При отражении этих сумм в расчетных документах делаются бухгалтерские проводки.
Конструкции, материалы и изделия, учитываемые в возвратных суммах, следует отличать от так называемых оборачиваемых материалов (опалубка, крепление и тому подобных), применяемых в соответствии с технологией строительного производства по несколько раз при выполнении отдельных видов работ. Неоднократная их оборачиваемость учтена в сметных нормах и составляемых на их основе расценках на соответствующие конструкции и виды работ.
Как отмечалось выше, строительство, как правило, осуществляется как из материалов подрядчика так и из материалов заказчика. В случае, если подрядчик осуществляет строительство из своих материалов, то заказчик при расчете за выполненные работы оплачивает ему стоимость израсходованных материалов.
В случае если материалы поставляет заказчик, то в договоре строительного подряда следует оговорить подрядчик покупает у заказчика строительные материалы или заказчик передает их ему на давальческой основе.
Заказчик отражает передачу материалов подрядчику следующей проводкой Дебет 10-7 Кредит 10-8. Стоимость израсходованных материалов подрядчик справочно указывает в Справке о стоимости выполненных работ. Заказчик, получив от подрядчика справку о стоимости выполненных работ, включает стоимость израсходованных строительных материалов в затраты незавершенного производства. Заказчик отражает данную операцию следующей проводкой Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 10-7.
В случае если по окончания строительства у подрядчика остались строительные материалы, он обязан сделать возврат их или, оплатив за них оставить у себя.
Учёт и контроль материалов в строительстве
Учёт и контроль материалов в строительстве – область проблемная. Связано это с рядом аспектов: низким уровнем дисциплины, отсутствием чёткого планирования в проведении работ, а, соответственно, и отсутствием чёткой поставки ресурсов, постоянными авралами, которыми сопровождается закупка ресурсов. Проблемной областью выступают и складские, и бухгалтерские программы, которые нередко пытаются использовать для учёта материалов в строительстве. Между тем, функционал данных программ рассчитан не на строительные компании, а на торговые предприятия. В этих программах есть масса плюсов, но, всё-таки, они не позволяют полностью свести на «нет» ряд негативных моментов. Проблем немало. Это и нецелевые затраты, и закупки по неадекватным ценам, и приобретение ненужных материалов, и авральные ситуации. Отсюда вытекает и затоваривание складов, и «замораживание» денежных средств и, наоборот, простои в работе из-за срыва сроков поставки. Для строительных предприятий отсутствие упорядоченного учёта материалов особенно опасно, т.к. доля затрат на материалы велика, и ошибки, в итоге, обходятся дорого.
Интернет-семинар: ««Автоматизация планирования и контроля снабжения объектов в строительстве».
Во вторник, 7 июня 2016 года в 11.00 по московскому времени компания «АЛТИУС СОФТ» проведёт очередной бесплатный интернет-семинар для специалистов ОМТС.
В чём проблема?
Если внести немного конкретики и рассмотреть пример, когда смета каким-то образом попадает в складскую службу, то в ней всё равно не учитываются данные ПТО о сроках выполнения работ, об оперативных датах, о стадиях выполнения работ. Соответственно, если какая-то дата изменилась, возможно перенести закупку на более поздний срок (чтобы оптимизировать использование оборотных средств) или, наоборот, нужно срочно закупить необходимые материалы. Если эти данные всё-таки есть у складских служб, то связь материалов и работ, как правило, потеряна. У снабженца нет информации о том, для чего нужен тот или иной материал, для каких работ он будет использован. А прорабу, в свою очередь, материалы в полном объёме на определённом этапе выполнения строительных работ могут и не понадобиться. К примеру, одна часть кирпича нужна для выполнения работ «сегодня», а другая часть кирпича «завтра». Соответственно, «завтрашний» кирпич будет бесхозно находиться на строительной площадке, на складе, да где угодно, но по прямому назначению использоваться не будет.
Опыт японских коллег
С чего начать?
Реальный пример
Программа контролирует и поставщиков, и прорабов: даже 1 кг гвоздей, проводку которого прораб мог осуществить по двум разным авансовым отчётам, в программе отобразится, как перерасход. Когда материалы отпускаются на объекты (для выполнения работ собственными силами или подрядчикам как давальческие), программа контролирует, требуются ли они для этого этапа договора. При этом материалы могут поставляться по заявкам прорабов, в том числе, и сверх лимита, т.е. если они отсутствуют в смете. Позже, когда в модулях «Прораб» и «СтройЗаказчик» будут введены данные о фактическом выполнении работ, программа покажет отклонения фактического расхода материалов от нормативного. Оперативный контроль затрат на материалы можно вести в любой момент времени по конкретным объектам или работам, группам материалов.
Переходя к обсуждению учёта материалов силами бухгалтерских служб, стоит сказать, что в бухгалтерии он осуществляется по наименованиям (кодам) поставщика. В результате, в бухгалтерской программе может оказаться несколько разных товаров с названием «гвозди», которые имеют разные номенклатурные номера, т.к. приходили от разных поставщиков, но, по сути, являются одними и теми же «гвоздями». В связи с этим, бухгалтерия имеет нечёткие представления о том, какой код соответствует тому или иному материалу из сметы. Собственно, бухгалтерия и не обязана этого знать. У неё совсем другие цели и задачи. Бухгалтерские службы списывают материалы, а вот дать сводные данные о том, сколько «гвоздей» купили, сколько на них потратили, и вообще, нужно ли это было, не могут. Особенно, если учесть то, что «гвозди» могут покупаться у разных поставщиков. Иными словами, бухгалтерия не может отличить, где, какие «гвозди» имели место быть и «гвозди» ли это вообще. В итоге, такая «мелочёвка» учитывается неточно. Естественно, это провоцирует нецелевые затраты, которые, из, казалось бы, копеечных значений вырастают в довольно внушительные цифры. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» можно сгруппировать «гвозди» одной марки разных поставщиков под одной номенклатурной записью и иметь чёткое представление о том, какие материалы и в каком количестве израсходованы. Бухгалтерия имеет сведения о списании материалов в конце месяца по актам выполненных работ и обычно списывает материалы формально, опираясь на ведомость, составленную по сметным нормативам. Фактический расход и остаток материалов становится известен только по окончании выполнения работ. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» все затраты, в том числе и на материалы, можно отследить в любой момент времени, что позволяет вести оперативный контроль затрат по конкретным объектам или работам.
Кроме того, в модуле «СтройАналитик» можно заблаговременно контролировать превышение фактической стоимости поставки над плановой. Пользователь может автоматически анализировать важные именно для него показатели. Он задаёт критерии оценки, и программа сообщает ему, в каком случае наблюдается отклонение от них. Например, программа сообщает о превышении лимитов по ресурсам. В случае превышения заданных значений, программа автоматически укажет на это, выделив тот или иной договор, этап договора, работу красным цветом. Важно то, что пользователь не будет поставлен перед фактом, а сможет заблаговременно узнать о том, что наблюдается какое-то отклонение. Для этого нужно задать некоторое критическое значение, при приближении к которому программа сообщит о том, что пришло время решать проблему (например, выделить дополнительное финансирование на закупку материалов в случае изменения рыночных условий). Модуль «СтройАналитик» может работать с любым модулем ПК «АЛТИУС — Управление строительством». Например, при работе с модулем «СтройЛогистик», можно увидеть перерасход материалов и ресурсов (в процентном или денежном выражении).
Даже в рамках одного модуля для пользователя задаются индивидуальные критерии оценки. Руководитель же сможет оценить работу всех отделов компании. В программе будет показано, когда сотрудник был уведомлён о проблеме (скрыть это ему не удастся). Т.е., руководитель получает важные рычаги и для управления компанией, и для контроля подчинённых.
Совет
Интернет-семинар: ««Автоматизация планирования и контроля снабжения объектов в строительстве».
Во вторник, 7 июня 2016 года в 11.00 по московскому времени компания «АЛТИУС СОФТ» проведёт очередной бесплатный интернет-семинар для специалистов ОМТС.
Управление материальными ресурсами в строительстве
Своевременное обеспечение строительного производства материалами, деталями, изделиями и конструкциями является одним из главных условий успешной деятельности строительных организаций.
До 1992 года система материально-технического снабжения была государственной. Система государственных органов снабжения формировалась путем сочетания территориальных и отраслевых принципов построения и включала:
Процесс организации материально-технического обеспечения строительства включал размещение заказов и прикрепление потребителей к поставщикам; централизованное распределение по лимитам на объемы строительно-монтажных работ. Коммерческие функции (определение номенклатуры продукции, выбор партнеров, формирование цены, путей и условий реализации) были отделены от предприятий. Государственный характер системы материально-технического снабжения реализовался через систему обязательств для всех предприятий и отраслей: планов распределения продукции, фондовых извещений, заказов-нарядов на поставку или планов прикрепления предприятий друг к другу.
В 1992 году, когда государственная система снабжения была ликвидирована, либерализация цен вскрыла высокую степень монополизации промышленности строительных материалов. Из 145 наименований продукции, переданной в свободную реализацию, 103 наименования изготавливали один-три производителя; 16 — четыре-пять производителей; 26 — от шести производителей и более.
Развитие малого бизнеса, диверсификация производства, появление на российском рынке в большом количестве зарубежных поставщиков, возникновение большого количества мелких посреднических структур привели к формированию конкурентной рыночной среды. Современная ситуация на товарном рынке строительных материалов характеризуется следующими чертами:
Таким образом, в настоящее время материально-техническое обеспечение (МТО) осуществляется самими строительными организациями в соответствии с выполняемыми видами работ, объемами производства и заключенными договорами подряда. МТО рассматривается специалистами в области производственного менеджмента в качестве элемента подготовки производства, который является составной частью бизнес-функции «производство». Разработчиками систем управления МТО обычно выделяется в отдельную ресурсную подсистему, цель которой может быть сформирована как обеспечение всех видов деятельности строительной организации материально-техническими ресурсами в заданных номенклатуре и объемах и в требуемые сроки [112].
Как и любая другая производственная подсистема, МТО выбирает наиболее выгодную траекторию достижения указанной цели, т.е. критерий оптимальности функционирования. Этот критерий может быть сформирован как минимум издержек на материалы, используемые в строительной организации, в том числе на их приобретение, транспортировку, погрузо-разгрузочные работы, хранение.
Общая цель подсистемы реализуется путем решения частных задач:
Большинство из перечисленных задач имеют оптимизационный характер, при их решении реализуются частные цели в соответствии с выбранными критериями оптимальности решения общей задачи. Например, в качестве целей задач подсистемы МТО могут рассматриваться: оптимальное закрепление поставщиков за исполнителями (критерий-минимум запасов материально-технических ресурсов (МТР)), гарантирующих бесперебойное поступление материалов на объект с учетом возможного срыва поставок (критерий-минимум гарантийных запасов) и т.д. [112].
Общими ограничениями, определяющими область допустимых плановых решений в подсистеме МТО, являются мощности поставщиков строительных материалов, их надежность, размещение франко-приобъектных складов, баз комплектации и центральных складов строительных организаций, наличие оборотных средств, собственного оборудования, существующая транспортная инфраструктура.
Структура целей, а также критериев и ограничений должна соответствовать функциональной структуре подсистемы МТО в части комплексов задач планирования и регулирования, т.е. задач по выбору решений. Остальные задачи, реализуемые в рамках реализации функций учета, контроля и анализа, должны обеспечивать подготовку этих решений, обеспечивать сбор исходных данных и преобразовывать их в аналитическую информацию, удобную для разработки альтернатив прогнозирования их последствий.
Задача расчета планового объема поставок и составления заявок на МТР являются одной из главных при планировании МТО. Объем поставок определяется тремя составляющими: производственной потребностью в МТР, остатками на начало планового периода и нормативными запасами на его конец. Исходными данными для разработки плана МТО выступают намеченные объемы производства строительно-монтажных работ, а также нормативная база с учетом возможного снижения норм расхода материалов.
Основными задачами, решаемые в ходе планирования МТО являются:
Источниками удовлетворения потребности строительной организации в материальных ресурсах являются:
Абсолютный размер ожидаемых остатков материальных ресурсов на начало планируемого периода определяют на основании данных о наличии фактического запаса материалов в момент разработки плана МТО, а также об ожидаемом поступлении и расходе их в текущем году за оставшийся период времени.
В ожидаемое поступление включают:
Мобилизацию внутренних ресурсов осуществляют по следующим направлениям:
План закупок материальных ресурсов определяется по номенклатурным позициям балансов МТР. При этом необходимо:
В составе строительной организации, как правило, функционирует отдельное подразделение, обеспечивающее комплектацию и поставку материалов непосредственно на строительную площадку. Управление производственно-технологической комплектации имеет в своем составе: производственную базу изготовления, переработки и доработки материалов, складские хозяйства, участки комплектации и площадки по- грузо-разгрузочных работ, диспетчерскую службу.
Вероятностный характер производства СМР не дает возможности непрерывно и равномерно потреблять материально-технические ресурсы. В связи с этим строительные организации должны располагать определенным запасом материалов, обеспечивающим поступление ресурсов на объекты строительства в нужные сроки и в необходимых размерах. Запасы не должны быть чрезмерными, так как это ведет к снижению оборачиваемости оборотных средств и повышению затрат на их хранение. Они должны быть сведены до минимума, но при этом должны обеспечивать выполнение программы СМР и своевременный ввод объектов.
На основе практики развитых стран рассмотрим основные методы управления запасами материальных ресурсов в строительстве [71].