Положение о тендерном отделе в строительстве

Как создать тендерный отдел: пошаговый алгоритм

Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.

Принимаем решение

На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. В сфере тендерных продаж используют несколько способов воплощения приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.

Отложить создание отдела

Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать. Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление. С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. После поверхностной аналитики руководитель вправе принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.

Возложить дополнительные обязанности

Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок. Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Н а практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава. У местна поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Создать полноценный отдел

Альтернативным решением является создание солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок. После этого набирается целый штат тендерных специалистов. Содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.

Для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.

Строим отдел

Тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:

• планирование;
• организация;
• координация;
• мотивация;
• контроль.

Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть показатели и измеримые результаты. Т о, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела меняются.

В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.

Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом приходится решать совместные задачи, и с другими

Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она исходит как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые записывают в портфолио.

Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим (по факту закрытия контракта), так и периодическим (месячный, квартальный, годовой).

Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:

1. Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела и контроль и составление отчетности.
2. Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
3. Юрист по торгам. Главный исполнитель, который отвечает за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
4. Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
5. Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.

Распределяем обязанности

После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.

1. Составление комплекта документов и получение ЭП.
2. Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
3. Настройка рабочего места для участия в торгах.
4. Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
5. Изучение и анализ документации, технического задания.
6. Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
7. Подготовка и подача заявок.
8. Получение необходимых справок и выписок и их нотариальное заверение.
9. Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
10. Получение займов и банковских гарантий.
11. Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
12. Участие в закупках (личное или дистанционное).
13. Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
14. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках и результатов таких закупок.
15. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
16. Подписание контрактов.

Источник

Инструкция по созданию тендерного отдела поставщика

Тендерный отдел — это cпецподразделение в структуре организации, которое занимается участием в госзакупках и заключением госконтрактов.

Скачать образец регламента тендерного отдела поставщика (компании по перевозке грузов)

Принятие решения

На первый взгляд, принять решение о создании тендерного подразделения достаточно просто, так как один из наиболее эффективных приемов управления в компании — это делегирование. В сфере госзакупок по 44-ФЗ есть несколько вариантов, как воплотить этот прием на практике: от крайне неэффективных до самых неожиданных. Основные этапы создания тендерного отдела такие :

• подготовка положения о госзакупочном отделе;
• разработка регламента работы;
• набор необходимых специалистов;
• определение ежедневных задач;
• разработка должностных инструкций.

Создание отдела откладывают

Создание тендерного отдела с нуля на постоянной основе не всегда целесообразно. Это зависит от количества закупок, в которых организация собирается участвовать. Если планируется сделать госконтракты одним из регулярных источников дохода, то создавать новое структурное подразделение вполне оправдано. А если рассчитываете участвовать в тендерах 1 — 2 раза в месяц, то в открытии нового направления большого смысла нет. С таким объемом работы вполне справится организация, предлагающая услуги тендерного консалтинга. После проведения небольшого аналитического анализа, руководитель вправе решить, что создание госзакупочного подразделения приостанавливается.

Возложение дополнительных обязанностей

Это одна из первых идей, приходящих в голову руководителям, после того, как они решили участвовать в госзакупках. Такой сценарий избавляет от необходимости искать тендерных специалистов, проводить собеседования и производить отбор. Проще за дополнительное вознаграждение возложить на уже работающего в компании сотрудника дополнительные обязанности в сфере госзакупок. Но, как правило, такой вариант развития событий обречен. Причин несколько: во-первых, этот сотрудник уже имеет непосредственные обязанности по работе, во-вторых, у него отсутствуют компетенции и опыт в тендерном направлении, в-третьих, у человека нет мотивации. В реальной жизни исполнение такого плана приводит к тому, что организация тендеров выполняется кое-как, и вполне уместна поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Создание полноценного отдела

В качестве альтернативного решения выступает создание в компании подразделения по тендерам. Подобный сценарий одобряют после анализа объемов государственных закупок.

Затем составляют Положение о тендерном отделе в коммерческой организации, и происходит набор целого штата закупочных специалистов. Но часто расходы на содержание нового подразделения: заработную плата, налоги, взносы, закупка мебели и прочие издержки — приводят к кому, что в закупках компанию обходят организации, имеющие меньшие издержки.

Для принятия объективного решения оценивают, насколько ваша продукция востребована у заказчиков, в каком количестве заказов вы потенциально готовы принимать участие. И только после этого окончательно решают, создавать отдельное тендерное подразделение или нет. Причем не всегда штат госзакупочного отдела большой, в первое время с объемом задач справятся один или несколько специалистов.

«Постройка» отдела

Составляют регламент работы тендерного отдела. При организации деятельности хорошо принимать за основу функции управления по А. Файолю:

• планирование;
• организацию;
• координацию;
• мотивацию;
• контроль.

Функция планирования тесно связана с целями и аналитикой. Каждое подразделение в организации должно иметь показатели работы и измеримые результаты. Потому что то, что мы не можем измерить, не поддается и контролю. Сезонность, расширение производства, социальные и экономические изменения в стране оказывают влияние на планы госзакупочного отдела.

Организация работы включает в себя:

• режим рабочего времени;
• распределение собственных задач;
• распределение задач подчиненных.

Координационная функция — это то, как госзакупочное подразделение станет взаимодействовать с другими отделами в процессе своей деятельности. К примеру, тендерный специалист взаимодействует с отделом снабжения при расчете цены контракта, решает совместные задачи с юридической службой и т. п.

Мотивация представляет собой внутреннее стремление реализовать поставленные планы. Первый вариант — мотивация тендерного отдела исходит извне, к примеру, сотрудники получают премию по итогам работы. Второй вариант — внутренние мотивы: например, получение опыта работы в престижной компании, показ результатов деятельности в портфолио.

В качестве финальной функции выступает контроль — составляются отчеты, выстраиваются воронки продаж, подсчитываются циклы сделок, определяются финальные результаты. Причем контроль может быть как текущим, например, по итогам завершения контракта, так и периодическим:

Обычно эти функции осуществляет руководитель отдела. Но когда происходит развитие, одному человеку становится сложно справляться с выполнением всех этих действий. Для эффективной работы задействуются такие ключевые специалисты тендерной службы поставщика :

1. Руководитель госзакупочного подразделения. Он станет координировать и организовывать работу всего отдела, контролировать и составлять отчетность.
2. Специалист по аналитике. Он занимается планированием.
3. Юрист по торгам. Это главный исполнитель, отвечающий за составление документации, следящий за изменениями в процедуре торгов, занимающийся написанием запросов на получение разъяснений и обращений в суд и ФАС.
4. Специалист по тендерам. Он станет заниматься организацией всего процесса участия в госзакупках. Тендерный специалист получает подписи, настраивает рабочее место, занимается аккредитацией, направлением документов и подписанием контрактов.
5. Курьер. Этот сотрудник занимается доставкой заявок в живых процедурах, к примеру, в запросах котировок и конкурсах. Эта штатная единица позволяет одновременно участвовать и в аукционных процедурах, и в запросе котировок.

Если обороты подразделения пока небольшие, то функции юриста и тендерного специалиста удобно совмещать одному человеку, отвечающему за весь документооборот в тендерных продажах организации.

Распределение обязанностей в отделе

После того как стали понятны функции, продумана и определена структура тендерного отдела, надо определить, какие существуют ежедневные задачи. Примерный перечень самых основных обязанностей, которые прописывают в должностных инструкциях сотрудникам:

1. Составлять комплекты документов, получать ЭП.
2. Получать доступы к торгам (выполнять аккредитацию и переаккредитацию) на федеральных и (или) коммерческих электронных площадках.
3. Настраивать рабочие места для участия в госзакупках.
4. Искать и проводить мониторинг госзаказов в ЕИС, согласно специфике работы компании.
5. Изучать и анализировать документацию, технические задания.
6. Анализировать конкурентов и выполнять мониторинг результатов завершенных закупок.
7. Подготавливать и подавать заявки.
8. Получать необходимые справки и выписки, выполнять их нотариальное заверение.
9. Отслеживать изменения в законодательстве, регламентирующем проведение госзакупок.
10. Получать займы и банковские гарантии.
11. Взаимодействовать с субподрядчиками (если компания является посредником).
12. Участвовать в закупках (лично или дистанционно).
13. Писать запросы на разъяснение документации и условий организации закупок.
14. Отслеживать изменения в извещениях о проводимых тендерах и результаты таких госзакупок.
15. Подготавливать необходимые жалобы и иски в целях защиты интересов организации.
16. Подписывать контракты.

Источник