Рабочая документация в строительстве. Определение, содержание, оформление
Виды документации
В соответствии c Градостроительным Кодексом РФ строительство или реконструкция практически любого здания, сооружения или линейного объекта должно осуществляться по документации, разработанной и согласованной в установленном порядке. На текущий момент, в рамках архитектурно-строительного проектирования, такая документация выполняется в две стадии: П и Р.
Стадия П (проектная документация) проходит экспертизу, на её основе выдаётся разрешение на строительство, она же подаётся в прочие ведомства для других необходимых согласований. Подробнее о стадии П читайте в статье «проектная документация».
Что такое рабочая документация в строительстве?
Определение «рабочая документация» дано в ГОСТ 21.001-2013 «Система проектной документации для строительства. Общие положения».
Также рабочая документация необходима для:
Как в определении, так и в п.4 Постановления Правительства №87 указано, что рабочая документация не должна нарушать решения проектной документации, определяющие параметры объекта капитального строительства. Другими словами, она должна соответствовать проекту.
Ответ прост – в процессе детализации решений стадии П при разработке РД всегда обнаруживаются ошибки, вносятся изменения в связи с какими-либо неучтенными факторами или возникшими пожеланиями Заказчика. Если при этом изменения существенные и затрагивают основные характеристики объекта, а стадия П уже прошла экспертизу – Вам придётся вносить в неё изменения и проходить процедуру согласования заново. Зачастую, чтобы этого избежать, сначала выполняется документация для производства строительных работ, на её основе подготавливается проект, предъявляемый к утверждению. Уточним, что начинать работы без разрешения на строительство запрещено, и наличие РД никак не влияет на этот факт, ведь оно выдается на основании проекта.
Состав, содержание и оформление рабочей документации
Если договор на разработку рабочей документации заключен не с первоначальным проектировщиком, то он может пойти в суд с иском о приведении объекта в соответствие с требованиями проектной документации, которую он разрабатывал. Иными словами, первоначальный проектировщик может решить, что от его первоначального замысла ничего не осталось. Поэтому, в целях минимизации таких рисков, состав и содержании рабочей документации лучше указывать в составе стадии П.
Основные (общие для всех разделов) требования к рабочей документации для строительства объектов различного назначения устанавливает ГОСТ Р 21.1101-2013. Также указанный ГОСТ определяет правила внесения изменений в рабочую документацию, а также правила оформления сброшюрованной документации.
В состав рабочей документации включают рабочие чертежи, объединенные в основные комплекты по маркам (OB, BK, ЭМ и прочие, см. далее), а также прилагаемые документы, разработанные в дополнение к рабочим чертежам основного комплекта (спецификации, расчеты и т.д.).
Основной комплект рабочих чертежей любой марки может быть разделен на несколько основных комплектов той же марки (с добавлением к ней порядкового номера) в соответствии с процессом организации строительных и монтажных работ, например, АР1, АР2, АРЗ.
Приведем марки основных комплектов рабочих чертежей при классическом разделении проектной организации на отделы, а также укажем некоторые ГОСТы, по которым эта документация оформляется. Отметим, что, в случае необходимости, можно вводить собственные марки основных комплектов РД, в дополнение к указанным ниже. При этом желательно, чтобы они состояли не более, чем из трех букв русского алфавита и соответствовали начальным буквам наименования комплекта.
ОТДЕЛ ГЕНЕРАЛЬНЫХ ПЛАНОВ
1 Область применения
Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.
Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 21.1101-2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации
ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения
ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
3 Термины и определения
электронный документ : Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством.
проектный документ : Составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение.
3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов, имеющих разные обозначения.
единица учета архивных документов: Единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе.
инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения.
4 Общие положения
4.1 В соответствии с Федеральным законом [ 1 ] организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.
Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание архивов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется в соответствии с Федеральным законом [ 1 ].
4.2 Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подлинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организаций, а также их отбор на постоянное хранение осуществляется в соответствии с [ 1 ].
4.3 Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной влас ти в перечне [2].
4.5 В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:
— подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;
— копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;
— копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями ;
— разрешения на внесение изменений;
— документацию повторного применения (типовую).
4.6 В соответствии с ГОСТ 2.102 бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.
Учет и хранение документов в бумажной и/или электронной форме является частью процесса управления документацией организации. Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация.
Учет и хранение подлинников документов, выполненных в бумажной и/или электронной формах, ведется в соответствии с требованиями раздела 5.
4.7 В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:
— проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
— документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;
— снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
— документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;
— преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);
— документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
— документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;
— взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.
4.8 При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации следует учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).
5 Учет и хранение подлинников
5.1 Прием подлинников
5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.
Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.
5.1.2 При приемке подлинников для учета и хранения, проверяют:
— комплектность документации в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), с ведомостью рабочих чертежей основного комплекта, ведомостью ссылочных и прилагаемых документов, спецификацией изделий, ведомостью электронных документов или другим документом, в котором перечислены сдаваемые на хранение подлинники;
— наличие установленных подписей и дат, в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации;
— правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТ Р 21.1101;
— правильность заполнения информационно- удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов, наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей.
5.2 Регистрация и учет подлинников
5.2.1 Все подлинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную).
5.2.2 При регистрации заполняют следующие реквизиты:
— инвентарный номер документа;
— число листов в документе;
— формат документа по ГОСТ 2.301, приведенный к формату А1;
— кем выпущен документ;
— подпись о приемке документа на хранение;
— примечание (при необходимости).
5.2.3 Для регистрации подлинников проектной, рабочей и иной технической документации ведут, как правило, отдельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.
5.2.4 Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося единицей учета документации независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.
1 За единицу учета документации, как правило, принимают:
2 При регистрации документов в электронной форме, в графе «Примечание» инвентарной книги указывают формат файла.
3 При регистрации документов в бумажной форме в графе «Примечание» указывают сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника.
4 Подпись о приемке на хранение текстового документа, содержащего, в основном, сплошной текст, приводится только на следующем после титульного листе, в соответствующей графе на поле для подшивки (для документов с основными надписями) или в другом установленном организацией месте (для документов, выполненных без основных надписей ).
5.2.5 Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит. В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист. Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.
5.2.6 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том (альбом) или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу, имеющему самостоятельное обозначение.
5.2.7 Допускается в качестве единицы хранения документации учитывать сброшюрованный том (альбом, папку), который содержит несколько подлинников проектных документов, имеющих разные обозначения. В этом случае тому, альбому или папке присваивают один инвентарный (архивный) номер, который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.
5.2.8 Если заменяют или добавляют один или несколько листов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер, присвоенный подлиннику.
При замене всех листов подлиннику документа присваивают новый инвентарный номер.
5.2.9 Для текстовых частей разделов проектной документации, а также отчетной технической документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа.
5.2.10 Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме, или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.
5.2.11 По каждому подлиннику, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменений).
Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 1, 1а, 2 приложения А. Карточки учета, как правило, имеют лицевую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке, приведенном в приложении А.
5.2.12 На карточках учета документации по формам 1, 1а регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений.
5.2.13 На карточках учета по форме 2 регистрируют подлинники типовой проектной (повторно применяемой рабочей) документации на изготовление строительных конструкций, изделий и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей.
5.2.14 Пример заполнения граф карточки учета по форме 1 приведен в приложении Б.
5.3 Хранение подлинников
5.3.1 Подлинники проектной, рабочей и иной технической документации могут храниться в бумажной и электронной форме.
Комплектование и брошюровку документации, сдаваемой и принимаемой на хранение, осуществляют согласно требованиям ГОСТ Р 21.1101.
Подлинники графических документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде. Подлинники формата более А1 рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.
5.3.2 Допускается хранить подлинники документов в сложенном на формат А4 или А3 виде (в жестких папках) в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501. На папке указывают инвентарные номера содержащихся в ней документов.
5.3.3 Подлинники документов в бумажной форме допускается хранить:
— в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов, без учета форматов;
— в другом установленном организацией порядке.
5.3.5 Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно от действующих документов сложенными на формат А4 или A3 в специально отведенных папках. Подлинники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых подлинников.
5.4 Порядок выдачи подлинников
5.4.1 Подлинники документов выдают для внесения изменений или восстановления подлинников, пришедших в негодность.
Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений, под расписку и/или по абонентской карточке (применительно к формам 3 и 3а приложения 3 ГОСТ 2.501).
Журнал регистрации разрешений на внесение изменений выполняют по форме 3 приложения В.
В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе (жестком диске).
В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях, архивную копию не выполняют.
Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву «К», цифру или др.)
5.4.6 Подлинники аннулированных и замененных документов хранят отдельно от действующих документов, уложенными по возрастанию обозначений.
6 Восстановление подлинников
6.1 Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.
6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.
6.3 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:
— размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;
— порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.
6.5 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».
6.6 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.
Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:
« Восстановлен с подлинника.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
« Восстановлен с копии.
Верно : (подпись, фамилия и дата)».
6.7 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.
6.8 Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.
В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник № …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.
7 Учет и хранение копий документов
7.1 В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.
7.3 Архивные копии отражают содержание документации на момент подписания (утверждения), передачи для строительства, сдачи объекта в эксплуатацию, восстановления. Наличие архивных копий отражают в карточках учета по форме 1 приложения А. Учет и хранение архивных копий выполняют в соответствии с 5.4.3.
7.5 Копии документов в бумажной форме, сдаваемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон, не затрудняющий чтение документа. На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате и оригинале линии, буквы, цифры и т.п.
7.6 При приемке копий документов в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.
При приемке копий документов в электронной форме проверяют соответствие объема копии документа заявленному объему этой копии в байтах/килобайтах и наличие в реквизитной части соответствующего признака (буква, цифра и др.).
7.7 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 5.2.
На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.
7.9 Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, составляемых по форме 2 приложения А.
Приложение А
(рекомендуемое)
Карточки учета документации
На карточках учета документации указывают: