Как вести управленческий учет в строительстве
Каждая отрасль имеет свою специфику, которую обязательно нужно учитывать при организации учета. Строительная деятельность отличается от большинства других составом бюджетных статей и их сметным характером. Есть и другие важные нюансы планирования. Рассмотрим, какие особенности финансового управления оказывают влияние на ведение и организацию управленческого учета в строительных компаниях.
Что собой представляет управленческий учет
Управленческий учет – это системная деятельность по всестороннему анализу (измерению, обобщению, истолкованию и т.п.) различных производственных показателей, оказывающих влияние на принятие решений по управлению.
Управленческий учет существует наряду с бухгалтерским, напрямую связан с ним. Бухучет является фундаментом и информационной платформой для показателей управленческого учета.
В зависимости от того, какие именно показатели изучаются, управленческий учет можно подразделить на:
На что направлен управленческий учет
Цель управленческого учета – обеспечить руководство информацией, на основе которой будут приниматься решения. В рамках поставленной цели эта деятельность призвана выполнять следующие задачи:
Специфика строительной отрасли с точки зрения управленческого учета
Для строительства как деятельности характерен ряд специфических нюансов, которые обуславливают повышенный финансовый риск при реализации проектов в этой сфере. Управленческий учет позволяет значительно уменьшать степень риска, если он организован и ведется на основе принятых во внимание отраслевых факторов.
НАПРИМЕР. Строительная фирма возводит многоквартирный дом, жилье в котором планируется реализовать. Чем ближе завершение стройки, тем выше цена квартир. В готовом и принятом доме они будут стоить значительно дороже, чем на начальном этапе строительства. Поэтому трудно соотнести план строительства с планом реализации квартир. Нужно вести учет таким образом, чтобы на каждом этапе продавать столько квартир, учитывая меняющуюся цену, чтобы иметь возможность как минимум финансирования данного этапа строительных работ.
Методики управленческого учета
В настоящее время разработано несколько информационных систем управленческого учета, которые по-разному подходят к бюджетированию:
Данные методики применяются в строительстве в интеграции. Особенно важно использование «Стандарт-кост», поскольку проектно-этапный характер данного производства предусматривает достижение конкретных нормированных показателей – строительных стандартов.
К СВЕДЕНИЮ! Знаменитое «правило Гантта» гласит, что расходы, превышающие нормы, не должны включаться в затратные счета, а относиться на тех лиц, кто за них ответственен.
Отечественные сложности внедрения управленческого учета
Главная причина, по которой более 2/3 руководителей компаний принимает управленческие решения большей частью интуитивно, – отсутствие понимания необходимости такого учета. Кроме этого, можно выделить еще ряд препон, стоящих на пути эффективного бюджетирования в строительной отрасли:
Основные принципы организации управленческого учета в строительстве
Принимая во внимание специфику строительной отрасли и объективные трудности внедрения управленческого учета, особенно автоматизированного, можно обобщить рекомендации для строительных компаний, которые стремятся ввести у себя эффективный управленческий учет:
Данные управленческого учета имеют значение не только для бухгалтерии, но и для всей политики менеджмента строительной организации. На их основе могут быть сформированы общепонятные формы финансовой отчетности, такие как баланс, отчет о прибылях и убытках и др. Результативность данного вида учета позволит вывести управление компанией на качественно новый уровень – интегрированный, который увязывает учет с каждым этапом строительной деятельности и помогает достигать запланированного результата, в первую очередь, финансового.
Наши решения
Наши сервисы
Для отдельных бизнесов
Наши услуги
Настройка стройки. Управленческий учет. Часть 1
Строительство ‒ понятие многогранное, объединяющее в себе разнообразные работы, труд множества людей и большие объемы различных материалов. В одиночку построить что-то серьезное и большое практически невозможно, разве что крошечный домик или песочный замок. Так как объемы ресурсов строительного процесса довольно значительные, ошибки в таком бизнесе стоят очень дорого.
Есть много материала про управленческий учет, но не всегда понятно как применять управленческий учет для конкретного бизнеса. Мы решили объяснить применимость управленческого учета для разных типов бизнеса. Этой статьей мы открываем серию статей в которых опишем специфику ведения управленческого учета для строительных компаний.
На конкретном примере мы разберем:
в чем основные отличия управленческого учета для строительных компаний от проектного учета;
в чем специфика сметы и отличия от бюджета проекта;
как определить требования к учету на начальном этапе, чтобы в результате получить необходимую информацию для принятия управленческих решений
Деятельность строительных компаний является проектно-ориентированной. В управленческом учете таких компаний отражают особенности проектной деятельности и добавляют строительную специфику:
Формула управленческого учета для строительного бизнеса:
Управленческий учет (основа) + проектная специфика + строительная специфика
Разберем специфику строительного, точнее строительно-проектного учета, который является продолжением управленческого и проектного учета, о которых я детально рассказывала в предыдущих статьях и здесь буду делать к ним отсылки.
Строительный учет необходим компаниям, которые ведут строительный бизнес и работают с такими видами реализации как:
услуги (генподряд, консультационные).
Вторая специфика заключается в том, что компания может оказаться в разных ролях по видам оказываемых услуг: подрядчик, генподрядчик, заказчик, поставщик материальных ресурсов.
Общая структура деятельности строительных компаний
Чтобы свести потери к минимуму, необходимо выполнять детализацию, контроль и анализ финансовых результатов на всех этапах строительства объекта. Для этих целей компании используют управленческую отчетность, как результат управленческого учета.
Итак, с чего начинается любой проект? С бюджета.
Бюджет
Смета формируется за рамками управленческого учета, и является ориентиром для руководителя при проведении анализа строительной отчетности.
Виды смет:
Рассмотрим весь процесс формирования управленческого учета для строительных компаний на примере компании «Строим все», которая строит один объект, состоящий из нескольких сооружений и выполняет СМР.
Структура деятельности «Строим все»
Как и при анализе любого проекта, начнем с Бюджета. В случае строительного учета ‒ сметы.
Рассмотрим смету, сформированную соответствующим подразделением для Сооружения 1.
Сооружение 1. Смета
Если провести сравнение Сметы и Бюджета проекта, то есть явные отличия:
В смете, кроме работ и услуг (собственных и привлеченных), в структуре затрат значительную часть составляют материалы.
Смета имеет гораздо большую детализацию статей.
Если в бюджете проекта мы все собственные затраты закладывали в ставку (себестоимость штатных сотрудников) и выделяли отдельно лишь несколько статей, то в смете, расходы формируются по каждому виду ресурсов, так как в ставку сотрудника нельзя уложить такие расходы как: стоимость материалов, оборудования техники. Необходима большая детализация.
Как я уже говорила, смета является внешним источником данных для проведения анализа на основе фактических и плановых данных, для формирования качественной и количественной оценки выполнения проекта. Используя данные анализа, вы сможете разработать различные варианты управленческих решений, направленных на устранение причин отклонений показателей выручки от ожидаемых.
Структура расчета фактических показателей
С чего нужно начать?
Построение строительного учета, как и проектного учета, осуществляется в три этапа.
Этап1. Определение требований к учету
На этом этапе уточняется состав и глубина детализации отчетов. Так как отчет представляет собой таблицу, столбцы такой таблицы ‒ это статьи аналитики, а строки ‒ деление по статьям доходов и расходов
Напомню, для строительного бизнеса, как проектно-ориентированного, управленческий учет строится на основе проектного учета с добавлением специфики.
Управленческий учет = Проектный учет + Специфика строительного бизнеса.
О требованиях в проектом учете:
Специфические отличия строительно-проектного учета:
По аналитике, то есть столбцам таблиц отчетов, требуется анализ по
отдельным сооружениям и конструкциям;
объектам разного назначения внутри одного объекта.
Столбцы аналитики, сформированные для компании «Строим все»
По строкам, то есть группировке статей расходов, структура, как минимум, трехъярусная:
прямые производственные (сырье, работа техники, трудовые ресурсы),
косвенные производственные (подготовка, проектные работы, благоустройство, временные сооружения и т.п), которые относятся целиком на объект договора. Соответственно, их необходимо распределять на этапы или отдельные объекты строительства, сооружения;
косвенные административные (офис).
Напомню, что в проектном учете до этого мы рассматривали двухъярусную структуру:
1. Прямые расходы на сотрудника ‒ например, заработная плата, командировочные расходы.
2. Косвенные административные расходы ‒ например, аренда офиса..
Результатом этих требований будет являться разработанная структура отчета
Отчет для компании «Строим все»
Выводы:
Подытожу, о чем я рассказала в этой статье:
о специфических особенностях строительного учета;
о видах смет и роли сметы в строительном учете;
о требованиях к построению строительного учета на примере строительной компании.
В следующих статьях рассмотрим как создать правила реализации поставленных требований (Этап 2) и какой подход применять для автоматизации созданных правил (Этап 3)
Обо всем этом детально в мастер классе
Управленческий учет в строительстве
Как известно, деятельность руководителей в сфере принятия управленческих решений во многом базируется на знании теории управления и ее методологических основ. Из этого следует, что качественное управление маловероятно или даже невозможно без знания науки управления.
Законодательные и нормативные акты, регламентирующие бухгалтерский учет, к сожалению, не содержат раскрытия понятия «управленческий учет». Можно констатировать факт отсутствия официального признания управленческого учета в законодательных и нормативных актах, входящих в систему нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации.
На наш взгляд, в частности, с этим связано не совпадение взглядов многих экономистов нашей страны в понимании смысла данного понятия. В настоящее время полноценный управленческий учет во многих хозяйствующих субъектах РФ отсутствует. Несмотря на это, как показало изучение отечественной управленческой практики, под управленческим учетом принято подразумевать вид учета, который представляет собой систему учетных процедур и показателей, используемых для целей экономического анализа, бюджетирования, калькулирования, нормирования, ценообразования и др., т. е. для принятия обоснованных решений на разных управленческих уровнях хозяйствующего субъекта.
Другими словами, управленческий учет формирует информацию, необходимую для решения как внутренних, так и внешних задач, возникающих в ходе управления организацией. Одни специалисты управленческий учет рассматривают как подсистему бухгалтерского учета, а другие как систему управления организацией. Но при этом многие сходятся во мнении, что основной целью управленческого учета является формирование информации, необходимой для принятия решений на разных уровнях управления организацией. Анализ ситуации, связанной с созданием методологических основ управленческого учета, дает основание утверждать, что к данной проблеме необходимо подходить концептуально. Это связано с тем, что управленческий учет субъективен по своей сути, конфиденциален; кроме того, именно он несет основную нагрузку обеспечения менеджмента информацией для принятия обоснованных и своевременных управленческих решений. Из изложенного можно сделать вывод о том, что подавляющая часть информации, формируемой в управленческом учете, ориентирована на решение задач конкретной организации.
Для того, чтобы иметь возможность оперативно реагировать на возникающие изменения, любой хозяйствующий субъект должен обладать оперативной и качественной (достоверной, полной) информацией. Опыт деятельности организаций экономически развитых стран является убедительным аргументом в пользу того, что показатели управленческого учета являются тем стержнем информационной системы, который служит для разработки и обоснования управленческих решений, как на краткосрочную, так и на долгосрочную перспективу.
В настоящее время, в условиях формирования рыночных отношений, уже нет сомнения, что эффективное применение системы управленческого учета в значительной степени способствуют повышению эффективности принимаемых управленческих решений. Известно, что в соответствии с нормами Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ в настоящее время в Российской Федерации все хозяйствующие субъекты обязаны вести финансовый учет в строго регламентированной форме. Ранее, в условиях централизованной экономики, вся система бухгалтерского учета в нашей стране также жестко регулировалась. Однако речь тогда шла не только о финансовом учете, но и о системе исчисления себестоимости, включая калькулирование отдельных видов продукции.
При этом основными потребителями информации являлись государственные органы, в частности, профильные министерства и ведомства, местные органы Госкомстата, Госплан и т. д. В связи с этим не было достаточных предпосылок для создания в бухгалтерском учете различных учетных подсистем: финансовой, управленческой, налоговой. Как показывает мировой опыт, уже в первой половине 20-го века во многих промышленно развитых странах произошло разветвление бухгалтерского учета на финансовый и управленческий. В результате образовались две достаточно независимые друг от друга подсистемы бухгалтерского учета, которые имеют различное назначение. При этом к наиболее существенным факторам, оказавшим влияние на развитие управленческого учета, можно отнести:
— расширение рынка сбыта выпускаемой продукции;
— усилившуюся конкурентную борьбу между производителями;
— стремительный технологический прорыв;
— необходимость внедрения прогрессивных методов в систему управления.
Стремительное развитие управленческого учета было следствием усложнения технологии производства, а также появления акционерных обществ, в связи с чем заметно повысилась существующие в настоящее время формы, примерно, к концу первой половины двадцатого века. При этом следует отмстить, что наибольший вклад в развитие управленческого учета как самостоятельной дисциплины внесла Американская бухгалтерская школа.
В Советском Союзе в свое время имели место определенные успехи, связанные с совершенствованием производственного учета. Но они носили, как правило, бессистемный характер, в основном были связаны с планированием затрат, научным изучением взаимосвязи затрат и их динамики, обоснованным распределением косвенных затрат и т. д. Таким образом, информационная система учета, существовавшая до распада СССР, была ориентирована в основном на государственные потребности.
С этим связано существование многообразия мнений в подходах к созданию подсистемы управленческого учета в организациях различных отраслей. В настоящее время не существует научно обоснованного концептуального подхода к созданию хозяйствующим субъектом подсистемы управленческого учета, и, как следствие этого, многие организации не в состоянии применять целостную форму управленческого учета, а используют в лучшем случае лишь его разрозненные элементы. В наибольшей мере это относится к организациям, которые имеют свои ярко выраженные отраслевые особенности, такие как: строительство, нефтепереработка и др. Например, в настоящее время не существуют какие-либо специальные отраслевые методические рекомендации по управленческому учету в организациях строительной отрасли и вряд ли можно ожидать их выпуска в обозримом будущем.
Такая ситуация значительно осложняет создание подсистемы управленческого учета в конкретной строительной организации. Кроме того, это приводит к значительному увеличению затрат на автоматизацию системы управления. Существующая ситуация показывает, что отсутствие эффективной подсистемы управленческого учета делает многие крупные и средние строительные организации более уязвимыми в жесткой конкурентной среде, где уже не первый год проявляют особую активность зарубежные строительные компании.
Проведенные исследования подтвердили, что многие крупные и средние строительные организации в настоящее время остро нуждаются в разработке методических рекомендаций по организации управленческого учета, охватывающих всю совокупность финансово-производственных процессов. Еще одним барьером на пути дальнейшего развития методологических основ управленческого учета является не достаточно четкая определенность в вопросе курирования данной проблемы на государственном уровне: Министерством финансов или же Министерством экономического развития и торговли. Как известно, вопросы совершенствования корпоративного управления курирует Минэкономразвития России.
С другой стороны, вопросы методологии учета, пусть даже управленческого, логично было бы отнести к компетенции Минфина России. Тем не менее, данный вопрос является открытым.
Публикуемые в печатных изданиях, отдельные статьи вряд ли могут служить методологической основой управленческого учета конкретной организации, тем более, дать возможность учесть при этом особенности различных отраслей хозяйства страны, а также индивидуальные требования отдельных хозяйствующих субъектов.
В то же время, в новом Плане счетов сделаны некоторые, на наш взгляд, слишком осторожные шаги к дальнейшему развитию методологических основ управленческого учета. Можно сказать, что он, в принципе, допускает два направления ведения управленческого учета: в рамках единой с финансовым учетом системы счетов, в самостоятельной системе счетов.
Важным фактором, способствующим развитию строительного производства, является научно-технический прогресс. Очевидны быстрые темпы развития технических средств управления, особенно информационно-вычислительной техники. Однако не менее важную роль в управлении производством строительной продукции играет необходимая информация по различным сегментам, формируемая в области управленческого учета. Без качественной учетной информации даже самое совершенное оборудование не может обеспечить желаемую эффективность строительного производства.
Значительные изменения условий хозяйствования, которые произошли за последние десятилетия в экономике России, в том числе и в строительстве, настоятельно требуют повышения качества содержания информационных потоков, используемых для принятия обоснованных решений.
В ходе исследования установлено, что для повышения эффективности аналитической работы и повышения качества принимаемых финансово-экономических решений в крупных и средних организациях строительной отрасли необходимо создать обособленную (основанную на самостоятельной системе счетов) подсистему управленческого учета. При этом целью создания подсистемы управленческого учета в конкретной строительной организации является обеспечение ее успешного функционирования в условиях рыночной степень потребности в информации менеджмента хозяйствующего субъекта. Таким образом, управленческий учет принял экономики. Таким образом, сущность управленческого учета заключается в том, что он служит для управления конкретной организацией и поэтому не может регулироваться обязательными для всех нормами и стандартами.
При этом научно-методологической базой изучения и применения управленческого учета должны стать опыт и традиции отечественной бухгалтерской науки, а также положительный опыт представителей бухгалтерских школ экономически развитых стран.
Создание эффективной подсистемы управленческого учета связано с осуществлением комплекса мероприятий по приведению условий функционирования строительной организации в соответствие с выработанной стратегией ее развития. Такая подсистема, в частности, предполагает:
— улучшение системы управления;
— повышение эффективности производства;
— повышение конкурентоспособности выпускаемой продукции;
— рост производительности труда;
— снижение издержек производства;
— улучшение финансово-экономических показателей организации.
При этом общими задачами такой подсистемы должны явиться:
1) создание эффективного механизма управления организацией;
2) обеспечение инвестиционной привлекательности организации;
3) использование организацией рыночных механизмов привлечения финансовых средств отечественных и иностранных инвесторов;
4) повышение личной заинтересованности и ответственности работников организации как одного из факторов повышения устойчивости ее развития.
Решение о создании подсистемы управленческого учета и утверждении конкретной программы мероприятий по ее созданию должен утвердить руководитель строительной организации. При принятии решения по вопросу: создавать подсистему управленческого учета или нет, следует руководствоваться ценностью управленческой информации, которую планируется формировать в ее недрах, и затратами на создание и функционирование такой подсистемы. Другими словами, степень эффективности управленческого учета в конкретной строительной организации измеряется полезностью информации, получаемой с ее помощью.
Особая сложность создания эффективной подсистемы управленческого учета в строительных организациях во многом вызвана следующими факторами:
— сложностью научного изучения различных аспектов капитального строительства;
— многообразием организационных и хозяйственных форм процесса изготовления строительной продукции;
— большим количеством участников, имеющих разные функциональные задачи и цели;
— существенной зависимостью процесса строительства от естественных природных условий.
В связи с тем, что строительство проходит под непосредственным влиянием большого количества организационных, научно-технических, экономических, производственных, природно-климатических и других факторов, по своей природе имеющих вероятностный характер, он представляет собой сложнейшую систему с динамичным характером развития. С этим связана необходимость более широкого использования методов информационного обеспечения, экономического моделирования, системного анализа, экономической экспертизы, основанных на научно-обоснованных принципах.
Для разработки программы создания подсистемы управленческого учета целесообразно создать специальную рабочую группу с предоставлением ей необходимых полномочий. На основе анализа финансово-хозяйственной деятельности организации и задач по совершенствованию информационной системы управления участниками специальной рабочей группы принимается решение о возможности реализации поставленных задач силами работников существующего учетного аппарата строительной организации, либо о полной или частичной замене ее кадрового состава или найма других квалифицированных учетных работников.
Создание подсистемы управленческого учета в конкретной строительной организации предполагает проведение комплекса мероприятий, причем условия и порядок выполнения некоторых из них (использование соответствующих синтетических и аналитических счетов, применение специальных регистров, утверждение различных форм внутренней отчетности), в соответствии с п. 5 ПБУ 1/98 «учетная политика организации», необходимо предусмотреть в учетной политике организации.
Остальные мероприятия носят рекомендательный характер, и необходимость их реализации определяется лицами, принимающими решение о создании подсистемы управленческого учета, с учетом особенностей ее функционирования, уровня организационного развития и соответствия современным требованиям тех или иных компонентов менеджмента. При этом в приказе руководителя организации о создании подсистемы управленческого учета целесообразно определить ответственность за:
а) реализацию плана создания подсистемы управленческого учета;
б) достоверность и целевое использование носителей данных управленческого учета;
в) финансово-хозяйственные результаты руководителей «центров ответственности»;
г) задержку передачи данных для формирования показателей управленческого учета;
д) разглашение коммерческой тайны.
Необходимо также включать в контракты положения, предусматривающие зависимость вознаграждения руководителя «центра ответственности» от достигнутого им результата.
Лицо, отвечающее за функционирование подсистемы управленческого учета, обязано:
— осуществлять координацию целей и планов строительной организации;
— способствовать руководству строительной организации в достижении намеченных целей;
— руководить ведением управленческого учета.
Для повышения инвестиционной привлекательности строительной организации в рамках управленческого учета необходимо реализовывать долгосрочные (стратегические) программы расширения рынка ее присутствия. Чтобы обеспечить улучшение финансово-экономического положения организации, пополнение ее оборотных средств и создание условий для устойчивого развития организации, необходимо в рамках подсистемы управленческого учета проводить многоступенчатую ценовую политику. Практика показывает, что только достоверная и качественная учетная информация о вложениях, имеющих инвестиционный характер, и затратах строительной организации на производство продукции позволяет реально оценить обоснованность величины и эффективность использования собственного и заемного капитала.
Для осуществления указанных мероприятий необходимо использовать научно обоснованные подходы, основанные на разработках отечественных экономистов, а также на положительном опыте экономически развитых стран.
Широкому применению управленческого учета в организациях строительной отрасли в значительной степени препятствует отсутствие уточненного с учетом особенностей отрасли понятийного аппарата; основополагающее значение также имеют разработка соответствующих счетов управленческого учета, а также рекомендаций по их ведению. Данная проблема связана, в частности, с тем, что методы учета затрат, используемые в подсистеме управленческого учета, требуют однозначной трактовки таких понятий, как: «себестоимость», «расходы», «затраты оплаченные», «издержки оплаченные», «затраты не оплаченные», «издержки не оплаченные», «затраты», «издержки» и т. д. При этом важнейшее место занимает разработка необходимой системы показателей для управленческого учета и форм для внутренних отчетов.
Необходимо также отметить, что записи на счетах управленческого учета, а также принципы формирования информации по ним существенно отличаются от финансового учета. Это в первую очередь связано с тем, что управленческий учет имеет четко сформулированные, относительно автономные, но при этом тесно связанные с финансовым учетом цели и задачи, такие, как классификация затрат по экономическим элементам, которая не только регламентирована ПБУ 10/99 «Расходы организации», но и регулируется Планом счетов бухгалтерского учета, а классификация затрат по калькуляционным статьям носит рекомендательный характер. В связи с этим в системе бухгалтерского учета строительной организации используемые на производство продукции ресурсы необходимо не только учитывать на определенном бухгалтерском счете, но и в обязательном порядке кодировать, что даст возможность автоматизированного использования этих данных для целей управленческого учета.
На наш взгляд, наличие эффективной подсистемы управленческого учета является необходимым условием и в значительной степени способствует принятию обоснованных управленческих решений на разных уровнях управления строительной организации.
Таким образом, создание обособленной подсистемы управленческого учета в средних и крупных строительных организациях в настоящее время представляет собой объективную необходимость, которую нельзя игнорировать.
И. А. Адамов, аттестованный аудитор, канд. экон. наук, доц. кафедры бухгалтерского учета и аудита Государственного университета управления,
В.Е. Чернышев, начальник финансового управления ОАО корпорации «Трансстрой