Как вести управленческий учет в строительстве
Каждая отрасль имеет свою специфику, которую обязательно нужно учитывать при организации учета. Строительная деятельность отличается от большинства других составом бюджетных статей и их сметным характером. Есть и другие важные нюансы планирования. Рассмотрим, какие особенности финансового управления оказывают влияние на ведение и организацию управленческого учета в строительных компаниях.
Что собой представляет управленческий учет
Управленческий учет – это системная деятельность по всестороннему анализу (измерению, обобщению, истолкованию и т.п.) различных производственных показателей, оказывающих влияние на принятие решений по управлению.
Управленческий учет существует наряду с бухгалтерским, напрямую связан с ним. Бухучет является фундаментом и информационной платформой для показателей управленческого учета.
В зависимости от того, какие именно показатели изучаются, управленческий учет можно подразделить на:
На что направлен управленческий учет
Цель управленческого учета – обеспечить руководство информацией, на основе которой будут приниматься решения. В рамках поставленной цели эта деятельность призвана выполнять следующие задачи:
Специфика строительной отрасли с точки зрения управленческого учета
Для строительства как деятельности характерен ряд специфических нюансов, которые обуславливают повышенный финансовый риск при реализации проектов в этой сфере. Управленческий учет позволяет значительно уменьшать степень риска, если он организован и ведется на основе принятых во внимание отраслевых факторов.
НАПРИМЕР. Строительная фирма возводит многоквартирный дом, жилье в котором планируется реализовать. Чем ближе завершение стройки, тем выше цена квартир. В готовом и принятом доме они будут стоить значительно дороже, чем на начальном этапе строительства. Поэтому трудно соотнести план строительства с планом реализации квартир. Нужно вести учет таким образом, чтобы на каждом этапе продавать столько квартир, учитывая меняющуюся цену, чтобы иметь возможность как минимум финансирования данного этапа строительных работ.
Методики управленческого учета
В настоящее время разработано несколько информационных систем управленческого учета, которые по-разному подходят к бюджетированию:
Данные методики применяются в строительстве в интеграции. Особенно важно использование «Стандарт-кост», поскольку проектно-этапный характер данного производства предусматривает достижение конкретных нормированных показателей – строительных стандартов.
К СВЕДЕНИЮ! Знаменитое «правило Гантта» гласит, что расходы, превышающие нормы, не должны включаться в затратные счета, а относиться на тех лиц, кто за них ответственен.
Отечественные сложности внедрения управленческого учета
Главная причина, по которой более 2/3 руководителей компаний принимает управленческие решения большей частью интуитивно, – отсутствие понимания необходимости такого учета. Кроме этого, можно выделить еще ряд препон, стоящих на пути эффективного бюджетирования в строительной отрасли:
Основные принципы организации управленческого учета в строительстве
Принимая во внимание специфику строительной отрасли и объективные трудности внедрения управленческого учета, особенно автоматизированного, можно обобщить рекомендации для строительных компаний, которые стремятся ввести у себя эффективный управленческий учет:
Данные управленческого учета имеют значение не только для бухгалтерии, но и для всей политики менеджмента строительной организации. На их основе могут быть сформированы общепонятные формы финансовой отчетности, такие как баланс, отчет о прибылях и убытках и др. Результативность данного вида учета позволит вывести управление компанией на качественно новый уровень – интегрированный, который увязывает учет с каждым этапом строительной деятельности и помогает достигать запланированного результата, в первую очередь, финансового.
Управленческий учет в строительстве
Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice
Рынок строительных услуг — один из самых крупных, с высокой конкуренцией, и на нем представлены компании различных масштабов от частных мастеров до строительных холдингов. Собственникам и руководителям компаний для принятия решений по управлению бизнесом необходим огромный объем информации.
В качестве базы для формулирования управленческих решений может использоваться бухгалтерский учет, однако, часто необходимо анализировать данные с бо́льшим количеством сопутствующих аналитик, чем это возможно в «1С:Бухгалтерии». Например, если возникла необходимость проанализировать эффект от реализации различных проектов.
Чтобы повысить эффективность управления текущей деятельностью, строительные фирмы используют управленческий учет и бюджетирование. Использование программ для управленческого учета и бюджетирования в строительной организации обеспечивают руководителей и менеджеров компании необходимой информацией. Строительные организации являются наиболее специфическими, в которых классические принципы бюджетирования не всегда применимы, поэтому для получения качественных результатов при внедрении необходимо учитывать особенности строительной отрасли.
Особенности управленческого учета в строительной отрасли
Основной особенностью строительной деятельности является то, что подрядные фирмы реализуют несколько проектов одновременно. В такой ситуации необходимо собирать и сортировать большой объём финансовой информации по каждому проекту. Каждый строящийся объект является уникальным, необходимо рассчитывать маржинальную стоимость каждого объекта. На рынке есть ряд программ, предназначенных для ведения управленческого учета в строительстве.
В строительной организации бюджетирование по объекту определяется договором с Заказчиком, при этом затраты по проекту часто появляются еще до подписания договора. Дополнительной спецификой строительства как вида деятельности является:
Эти особенности обусловлены техническими особенностями строительного производства и организацией строительства, территориальной разрозненностью объектов строительства. Данные пункты характерны как для крупных строительных холдингов, так и для небольших подрядных организаций.
Автоматизация управленческого учета в строительной организации
Программа управленческого учёта в строительстве позволяет получать оперативную информацию в режиме реального времени по любому этапу работ. Многие небольшие компании для планирования своей деятельности используют Excel. Программа имеет весь необходимый функционал для формирования основных управленческих отчетов по анализу строительного бизнеса:
Использование Excel для автоматизации оперативного учета в строительстве может быть оправдано для небольших компаний, где объем финансовых данных небольшой. Однако, по мере развития бизнеса, таблицы Excel увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета. Чем крупнее бизнес, тем сложнее поддерживать актуальность учета в огромных связанных таблицах.
Не обладая специальным образованием и навыками программирования, вполне вероятно сделать ошибку при составлении отчетов, что может повлечь за собой реализацию неверных управленческих решений. Данная ситуация абсолютно недопустима для бизнеса. Именно по этой причине наиболее оптимальным решением будет выбор специализированных программных продуктов для автоматизации управленческого учета и бюджетирования в строительной организации.
Альтернативой Excel для автоматизации управленческого учета строительных компаний малого бизнеса являются готовые онлайн-сервисы, поддерживающие разделение учета по проектам.
Одним из таких решений является «Управленка» – уникальный сервис, который учитывает специфику строительной отрасли.
Данный сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию как по финансам компании в целом, так и по каждому проекту в отдельности, рассчитать прибыль и рентабельность проектов кассовым способом.
Рис. 1 Сервис «Управленка»
Сервис предлагает массу возможностей для автоматизации финансового учета в строительстве:
В распоряжении клиента, который пользуется «Управленкой», будут:
С помощью сервиса можно точно определить, сколько денег приносит тот или иной проект, а, может быть, он вообще тянет компанию на дно. Также он помогает планировать платежи и избегать кассовых разрывов, и вам не нужно беспокоиться о том, хватит ли денег на выплату зарплаты или оплату подрядчикам.
Результативность управленческого учета позволит вывести управление компанией на качественно новый уровень, который увязывает учет с каждым этапом строительной деятельности и помогает достигать запланированного результата, в первую очередь, финансового.
Учёт и контроль материалов в строительстве
Учёт и контроль материалов в строительстве – область проблемная. Связано это с рядом аспектов: низким уровнем дисциплины, отсутствием чёткого планирования в проведении работ, а, соответственно, и отсутствием чёткой поставки ресурсов, постоянными авралами, которыми сопровождается закупка ресурсов. Проблемной областью выступают и складские, и бухгалтерские программы, которые нередко пытаются использовать для учёта материалов в строительстве. Между тем, функционал данных программ рассчитан не на строительные компании, а на торговые предприятия. В этих программах есть масса плюсов, но, всё-таки, они не позволяют полностью свести на «нет» ряд негативных моментов. Проблем немало. Это и нецелевые затраты, и закупки по неадекватным ценам, и приобретение ненужных материалов, и авральные ситуации. Отсюда вытекает и затоваривание складов, и «замораживание» денежных средств и, наоборот, простои в работе из-за срыва сроков поставки. Для строительных предприятий отсутствие упорядоченного учёта материалов особенно опасно, т.к. доля затрат на материалы велика, и ошибки, в итоге, обходятся дорого.
Интернет-семинар: ««Автоматизация планирования и контроля снабжения объектов в строительстве».
Во вторник, 7 июня 2016 года в 11.00 по московскому времени компания «АЛТИУС СОФТ» проведёт очередной бесплатный интернет-семинар для специалистов ОМТС.
В чём проблема?
Если внести немного конкретики и рассмотреть пример, когда смета каким-то образом попадает в складскую службу, то в ней всё равно не учитываются данные ПТО о сроках выполнения работ, об оперативных датах, о стадиях выполнения работ. Соответственно, если какая-то дата изменилась, возможно перенести закупку на более поздний срок (чтобы оптимизировать использование оборотных средств) или, наоборот, нужно срочно закупить необходимые материалы. Если эти данные всё-таки есть у складских служб, то связь материалов и работ, как правило, потеряна. У снабженца нет информации о том, для чего нужен тот или иной материал, для каких работ он будет использован. А прорабу, в свою очередь, материалы в полном объёме на определённом этапе выполнения строительных работ могут и не понадобиться. К примеру, одна часть кирпича нужна для выполнения работ «сегодня», а другая часть кирпича «завтра». Соответственно, «завтрашний» кирпич будет бесхозно находиться на строительной площадке, на складе, да где угодно, но по прямому назначению использоваться не будет.
Опыт японских коллег
С чего начать?
Реальный пример
Программа контролирует и поставщиков, и прорабов: даже 1 кг гвоздей, проводку которого прораб мог осуществить по двум разным авансовым отчётам, в программе отобразится, как перерасход. Когда материалы отпускаются на объекты (для выполнения работ собственными силами или подрядчикам как давальческие), программа контролирует, требуются ли они для этого этапа договора. При этом материалы могут поставляться по заявкам прорабов, в том числе, и сверх лимита, т.е. если они отсутствуют в смете. Позже, когда в модулях «Прораб» и «СтройЗаказчик» будут введены данные о фактическом выполнении работ, программа покажет отклонения фактического расхода материалов от нормативного. Оперативный контроль затрат на материалы можно вести в любой момент времени по конкретным объектам или работам, группам материалов.
Переходя к обсуждению учёта материалов силами бухгалтерских служб, стоит сказать, что в бухгалтерии он осуществляется по наименованиям (кодам) поставщика. В результате, в бухгалтерской программе может оказаться несколько разных товаров с названием «гвозди», которые имеют разные номенклатурные номера, т.к. приходили от разных поставщиков, но, по сути, являются одними и теми же «гвоздями». В связи с этим, бухгалтерия имеет нечёткие представления о том, какой код соответствует тому или иному материалу из сметы. Собственно, бухгалтерия и не обязана этого знать. У неё совсем другие цели и задачи. Бухгалтерские службы списывают материалы, а вот дать сводные данные о том, сколько «гвоздей» купили, сколько на них потратили, и вообще, нужно ли это было, не могут. Особенно, если учесть то, что «гвозди» могут покупаться у разных поставщиков. Иными словами, бухгалтерия не может отличить, где, какие «гвозди» имели место быть и «гвозди» ли это вообще. В итоге, такая «мелочёвка» учитывается неточно. Естественно, это провоцирует нецелевые затраты, которые, из, казалось бы, копеечных значений вырастают в довольно внушительные цифры. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» можно сгруппировать «гвозди» одной марки разных поставщиков под одной номенклатурной записью и иметь чёткое представление о том, какие материалы и в каком количестве израсходованы. Бухгалтерия имеет сведения о списании материалов в конце месяца по актам выполненных работ и обычно списывает материалы формально, опираясь на ведомость, составленную по сметным нормативам. Фактический расход и остаток материалов становится известен только по окончании выполнения работ. В программе «АЛТИУС — Управление строительством» все затраты, в том числе и на материалы, можно отследить в любой момент времени, что позволяет вести оперативный контроль затрат по конкретным объектам или работам.
Кроме того, в модуле «СтройАналитик» можно заблаговременно контролировать превышение фактической стоимости поставки над плановой. Пользователь может автоматически анализировать важные именно для него показатели. Он задаёт критерии оценки, и программа сообщает ему, в каком случае наблюдается отклонение от них. Например, программа сообщает о превышении лимитов по ресурсам. В случае превышения заданных значений, программа автоматически укажет на это, выделив тот или иной договор, этап договора, работу красным цветом. Важно то, что пользователь не будет поставлен перед фактом, а сможет заблаговременно узнать о том, что наблюдается какое-то отклонение. Для этого нужно задать некоторое критическое значение, при приближении к которому программа сообщит о том, что пришло время решать проблему (например, выделить дополнительное финансирование на закупку материалов в случае изменения рыночных условий). Модуль «СтройАналитик» может работать с любым модулем ПК «АЛТИУС — Управление строительством». Например, при работе с модулем «СтройЛогистик», можно увидеть перерасход материалов и ресурсов (в процентном или денежном выражении).
Даже в рамках одного модуля для пользователя задаются индивидуальные критерии оценки. Руководитель же сможет оценить работу всех отделов компании. В программе будет показано, когда сотрудник был уведомлён о проблеме (скрыть это ему не удастся). Т.е., руководитель получает важные рычаги и для управления компанией, и для контроля подчинённых.
Совет
Интернет-семинар: ««Автоматизация планирования и контроля снабжения объектов в строительстве».
Во вторник, 7 июня 2016 года в 11.00 по московскому времени компания «АЛТИУС СОФТ» проведёт очередной бесплатный интернет-семинар для специалистов ОМТС.